З чого починається управління бізнес-процесами
Визначити найважливіші бізнес-процеси, які впливають задоволення потреб клієнтів, непросто. Але вирішення цього завдання обернеться неабиякою вигодою для компанії.
Мета оптимізаціїбізнес-процесів -підвищення операційної ефективності та зниження витрат. Внаслідок цієї складної роботи ситуація в бізнесі загалом покращиться. Але як прийти до цього? Нижче наведено кілька рекомендацій, дотримуючись яких ви зможете підвищити показники роботи і без зайвих витрат вирішити конкретні завдання, які стоять перед вашою компанією.
Не витрачайте сили та ресурси на уявні проблеми
У компанії виникла якась, як вам здається, суттєва проблема, яку необхідно терміново вирішувати, навіщо ви впроваджуєте спеціальне управлінське програмне забезпечення. Однак від такого підходу може бути більше шкоди, ніж користі. Реалізація будь-якого проекту, що стосується управління бізнес-процесами, повинна проводитись відповідно до об'єктивного стану справ у компанії та з урахуванням підтверджених фактів. Всі питання, що раптово виникли, необхідно розглянути і оцінити до того, як ви запустите проект. Для цього спочатку детально вивчіть суть, а вже потім приступайте до пошуку рішення. Так ви зможете відсіяти несуттєві проблеми та вирішувати справді важливі. З чим необхідно розібратися насамперед: зі скаргами покупців чи зі зростаючими витратами виробництва?
Спрямуйте енергію на якісні зміни, а не на впровадження технологій
Програмне забезпечення для управління бізнесом покликане спростити для компаній вирішення щоденних завдань. Однак не варто вибудовувати стратегію управління процесами довкола впровадження інформаційно-технологічних новинок. Головне завдання управління бізнес-процесами – удосконалення методів роботи персоналу. Виможете скільки завгодно модернізувати робоче місце співробітника, забезпечуючи його всілякими зручностями, але це панацея від усіх проблем. Автоматизація не оптимізація. Зміни матимуть успіх лише за умови формування нового світогляду в учасників проекту, а не внаслідок спрощення їх умов праці. Автоматизація погано організованого процесу ніколи не зробить його кращим.
Чи не захоплюйтеся аналізом. Дійте!
Безперервне застосування різних методів статистичного аналізу з метою оцінки ефективності управління бізнесом може призвести до того, що компанія застигне в «аналітичному паралічі». Це означає, що надмірний аналіз та обмірковування позбавляє вас можливості приймати рішення, і в кінцевому підсумку не робляться необхідні кроки, важливі завдання не виконуються, що завдає шкоди розвитку компанії. Ви прагнете усунути кожну невідповідність, залагодити кожну непередбачену обставину, але така стратегія не виправдовує себе, оскільки можна не помітити, як вас поглине процес аналізу проблем, що виникають. Набагато ефективнішими виявляться конкретні заходи з управління бізнес-процесами, спрямовані на оптимізацію робочого процесу та забезпечення безперервного розвитку компанії.
Вдосконалюйте те, що вже є, а не змінюйте на нове
Управліннябізнес-процесами передбачає комплекс заходів щодо поліпшення поточної ситуації, впровадження нових прийомів та методів роботи. Те, що й так добре працює, не потрібно вдосконалювати. "Повна перебудова" внесе сумбур у процес, і вам доведеться витратити чимало часу і докласти зусиль, щоб налагодити роботу за новою методикою. Набагато простіше та ефективніше вносити зміни до вже налагодженої системи, і далі відштовхуватися від цього етапу. Вибудовувати процесабсолютно по-новому потрібно тільки в тому випадку, якщо він повністю непридатний як плацдарм для змін, або якщо ви з нуля формуєте організаційну структуру компанії. І все-таки, якщо врегулювання потребують якісь «локальні» питання, наприклад, спрощення процесу чи усунення затримок у межах будь-якого етапу, то довгостроковій перспективі вигідніше зробити вдосконалення, а чи не заміну процесу.
Уважно вивчіть усі складові процесу
Пошук методів оптимізації процесів має ґрунтуватися на результатах їхнього пильного вивчення. Поділ процесу на етапи та картування кожного з них дозволить визначити проблемні місця та виявити ланки, що підлягають удосконаленню. Вживаючи заходів щодо оптимізації будь-якого окремого етапу, спочатку змоделюйте вплив потенційних змін на інші складові, інакше ви ризикуєте успіхом заходів з управління бізнес-процесами компанії, оскільки їх проведення в майбутньому може ускладнитися.
Відповідальне, вдумливе управліннябізнес-процесами не терпить поспіху, тому для досягнення реальних результатів наберіться терпіння. Починайте з малих кроків, це допоможе уникнути можливих проблем надалі і дозволить дійти великих досягнень.