З чого починати роботу в новій компанії, статті, журнал «Директор з персоналу»
Статті на тему
Головне Ваше завдання – перевірити, як велася робота з персоналом у компанії, та документально зафіксувати існуючий стан справ, вказавши, наприклад, які необхідні документи є, а які – відсутні. Це у ваших інтересах. Тож Ви вбережете себе від відповідальності за те, чого не робили. Подивіться документацію, поговоріть із людьми, які працюють у компанії, сформуйте своє бачення поточного стану справ та складіть план дій.
Звісно, насамперед потрібно розібратися з фінансами. Якщо в компанії існує самостійний бюджет HR-підрозділу (сума коштів, що виділяється компанією на проекти щодо підбору, розвитку та корпоративної культури), перевірте, як він витрачався, чи відповідають витрати ринковим цінам, чи є документи, що підтверджують витрати. У цьому вам допоможе головбух.
Крок 1. Поспілкуватися з головбухом, переглянути фінансові документи та скласти звіт
Насамперед з'ясуйте, за яким принципом у компанії нараховуються премії та бонуси, як витрачаються гроші на навчання та розвиток, на наймання співробітників, їх адаптацію та оцінку. Добре, якщо прийняті та дотримуються локальні положення та регламенти. Розбиратися з витратами у такому разі Вам буде простіше. Гірше, якщо премії виплачуються безсистемно і лише на розсуд керівництва. У тому, щоб усе було гаразд зі звітністю та документами, що підтверджують виплати бонусів, а також витратами HR-департаменту, зацікавлений головбух. Коли зустрінетеся з ним, поцікавтеся, яким чином будується взаємодія між бухгалтерією та HR-департаментом, чи існують у HR-служби якісь заборгованості за документами перед бухгалтерією: накази, пояснювальні записки, рахунки-фактури. Якщо виявиться, що частинадокументів відсутній, занесіть цю інформацію до таблиці, яка буде для Вас звітом про результати аудиту.
Крім того, підніміть договори, укладені зі сторонніми компаніями для потреб HR-департаменту. Зверніть увагу, на яких умовах вони укладені і чи немає завищених статей витрат, які можна буде в перспективі оптимізувати. Усі відомості занесіть до таблиці.
Крок 2. Перевірити документи кадрового обліку та локальні нормативні акти
p align="justify"> Особливу увагу, зрозуміло, слід приділити документації обов'язкового характеру, яка передбачена законодавством: правилам внутрішнього трудового розпорядку, штатному розкладу, книзі обліку руху трудових книжок, положенню про персональні дані. Переконайтеся, що всі ці документи є не тільки в наявності, але й повністю відповідають встановленій формі і не застаріли.
Що ж до локальних нормативних актів підприємства, потрібно перевірити, доведено вони до відома всіх зацікавлених осіб і чи застосовуються практично. Наприклад, якщо Ви виявите, що Положення про адаптацію розроблено та прийнято, то саме по собі це не означає, що в компанії існує система адаптації персоналу в тому вигляді, як вона описана на папері. І треба з'ясувати, як насправді відбувається та ж адаптація новачків і чи проводиться вона в принципі. Якщо її немає, то Вам доведеться вирішувати цю проблему: домогтися виконання існуючих правил, а можливо, і розробити нове Положення про адаптацію.
Занесіть результати перевірки до зведеного Аркуша перевірки документів*. Позначте в ньому, які кадрові документи та локальні нормативні акти мають бути підготовлені, а які вже є, і в них просто потрібно внести зміни. Можна також позначити собі орієнтовні терміни виконання робіт.
Крок3. Зустрітися з попереднім Директором з персоналу та домовитись про передачу справ
Намагайтеся письмово оформити передачу справ у HR-департаменті, щоб у Вас на руках було підтвердження того, які документи Ви отримали від попередника та в якому стані. Це захистить Вас від претензій, якщо пізніше з'ясується, що частину документів було втрачено чи не доопрацьовано ще до Вашого приходу до компанії. Складіть службову записку в довільній формі, в якій стоятимуть два підписи: ваш і колеги, що йде (див. зразок). До речі, цю записку зручно буде використовувати як пам'ятку: Ви завжди зможете подивитися, де лежать потрібні документи або в яких комп'ютерних папках зберігаються файли.
Обов'язково вкажіть у службовій записці три важливі моменти. Перший момент: де знаходяться оригінали різних документів: у якому кабінеті, якій полиці, у якій папці зібрані трудові договори, де лежать накази, становища та інші акти. Звичайно, перераховувати назви всіх наявних договорів та наказів не обов'язково. Але бажано вказати хоча б їхню кількість. Наприклад: "У папці № 30 знаходяться 58 трудових договорів співробітників цеху фарбування".
Другий момент: де розташовані комп'ютерні файли, які можуть знадобитися у роботі: бланки, зразки, договори, дані співробітників. До речі, попросіть попередника, щоб він не видаляв свій обліковий запис на комп'ютері, а стер лише свої особисті дані. І попросіть його розкласти файли з папок таким чином, щоб їх легко можна було знаходити. Наприклад, створити окрему папку для текстів положень, ще одну – для договорів, третю – для графіків відпусток.
Третій момент: з ким контактувати в компаніях, з якими HR-департамент співпрацює за різними проектами: підбором або оцінкою персоналу,обслуговування корпоративного порталу, проведення корпоративів. Можна додати сюди пояснення щодо незавершених робіт. Наприклад, коли було подано заявку хедхантинговому агентству з вакансії фінансового директора, де лежить файл із описом цієї вакансії, список кандидатів.
Коли службова записка буде підготовлена та підписана, домовтеся з попередником, щоб він ще раз приділив Вам трохи часу та зустрівся з Вами через два-три тижні, наприклад, за філіжанкою кави в кафе. Не виключено, що у Вас з'являться додаткові запитання до нього і потрібно буде їх обговорити.
Крок 4. Познайомитися з підлеглими та топ-менеджментом
Не варто усі перші дні після виходу на роботу закопуватись у паперах. Знайдіть час і живого спілкування. Від людей Ви дізнаєтесь більше, ніж із посадових інструкцій чи регламентів, у яких розписано обов'язки підрозділів. Адже, з одного боку, не все вдається зафіксувати на папері, а з іншого – ці документи могли просто застаріти.
Познайомившись із підлеглими, заплануйте на наступні дні індивідуальні зустрічі з ключовими топ-менеджерами. До цих зустрічей потрібно підготуватись – заздалегідь скласти список питань для обговорення. Нехай одна частина питань стосується підрозділу, яким керує топ-менеджер, інша присвячена тому, як він оцінює існуючу HR-політику та роботу департаменту з персоналу, що хотів би в ній змінити. Тоді Ви, по-перше, краще зрозумієте організаційну структуру компанії (за що відповідає той чи інший керівник, як розподілено обов'язки між відділами та службами), а по-друге, перевірте, чи правильно Ви розставили пріоритети у своєму плані дій. Швидше за підсумками бесід Ви намітите для себе якісь нові завдання на майбутнє.
На заводі,що випускає контрольно-вимірювальне обладнання, одну з перших зустрічей Директор з персоналу провів з директором з виробництва. Той поскаржився, що на завод не йдуть молоді робітники, все тримається на старих кадрах, багато з яких уже досягли пенсійного віку і будь-якої миті можуть піти. Тому треба якось залучати до підприємства молодь. Наступну зустріч Директор з персоналу проводив з головним інженером і спеціально торкнувся цієї теми. Головний інженер розповів, як було за радянських часів: підприємство шефствовало над технікумом, який готував молодих фахівців саме для його потреб (їх навчали працювати на обладнанні, аналогічному тому, що встановлено у цехах, а практику вони проходили на виробництві). І Директор з персоналу вирішив: треба опрацювати питання про те, щоби відновити співпрацю з місцевим технікумом.
Крок 5. Повідомити посібник про прийняття справ. Узгодити подальші кроки
Щоб керівник розумів логіку ваших подальших рішень та підтримував Вас, потрібно описати йому стан справ у сфері HR саме у тому стані, в якому Ви їх приймаєте. До того ж, якщо з'ясується, що Ви не вказали керівництву на проблеми, що існували, то їх можуть записати на Ваш рахунок.
Складіть для керівника зведений звіт (зразок див. нижче), в якому розпишіть по пунктах, які проблеми у сфері HR Ви виявили. Розбийте його на кілька блоків: кадрове діловодство, локальні нормативні акти, корпоративна культура, внутрішні комунікації, фінансові питання (докладніший звіт з фінансів можна навести у вигляді додатка). Цей документ допоможе Вам не тільки проінформувати керівництво, а й скласти план роботи HR-служби на найближчий час.
Тетяна ЯНІНА,керівник HR-проектів банку«Ходімо!»
Дізнайтесь, чому пішов Ваш попередник. Від цього залежить Ваша тактика
Ольга СЕЛЯНІНА,директор департаменту роботи з персоналом «Номос-банку»
Цінну інформацію Ви отримаєте від топ-менеджерів. Відразу вибудовуйте стосунки з ними
Топ-менеджери зможуть чітко та предметно сформулювати потреби своїх підрозділів. Отримана на цих зустрічах інформація допоможе Вам підібрати HR-технології, які найбільш підходять компанії. Також важливо, що Ви заручитеся підтримкою всіх керівників. Надалі рекомендую зробити подібні зустрічі постійними, наприклад влаштовувати їх раз на квартал, щоб дізнаватися про оцінку кадрової роботи, обговорювати з менеджерами майбутні заходи. Крім того, на етапі вступу на посаду важливо зрозуміти, наскільки команда HR-департаменту відповідає тим завданням, які Ви маєте намір вирішувати. Адже саме від них залежить, чи будуть реалізовані плани.
Катерина Кузьмічова,Директор з персоналу компанії «Неттрейдер»
Спробуйте зрозуміти, як позиціонує себе компанія, куди Ви влаштовуєтеся
Звичайно, успіхів у HR-роботі можна досягати у роботодавця, який прагне показувати себе порядною та сумлінною людиною, дотримуватися комфортної для колективу політики, але при цьому, зрозуміло, дотримуватись і власних інтересів. Тому наведіть довідки про компанію заздалегідь. Відгуки, знайдені в інтернеті, варто сприймати критично, але вони можуть стати приводом для додаткових питань на співбесіді, які дозволять Вам перевірити ще раз інформацію. Цілком можливо, що багато в компанії відрізнятиметься від того, до чого Ви звикли на попередньому робочому місці. Спочатку освоїться в компанії та постарайтеся відчути її культуру. Лише після того, якВи упорядкуєте поточні справи, знатимете, де лежать необхідні документи і як вирішити те чи інше питання, можна приступати до реформ.