З чого розпочинати постановку управлінського обліку – 4 правила
Далеко не у всіх білоукраїнських компаніях малого та середнього бізнесу управлінський облік поставлено належним чином. Хоча він необхідний ефективної роботи бізнесу. Наш експерт, засновник та консультант з податків бухгалтерської компанії «БізнесСтарт» Ольга Іваненко розповіла, з чого розпочинати створення системи управлінського обліку.
– Для ухвалення грамотних управлінських рішень власнику та топ-менеджеру необхідно отримувати фінансову інформацію про стан справ максимально оперативно. На мою думку, якщо всі перші особи компаній займуться постановкою управлінського обліку, кількість ліквідацій та банкрутств у нашій країні значно знизиться.
Проте сьогодні більшість керівників малого та середнього бізнесу ведуть управлінський облік на своєму підприємстві, покладаючись лише на дані бухгалтерії. Це веде до низки серйозних проблем. Адже система бухобліку створена з метою державних органів, а чи не для планування роботи організації. До того ж, вона відображає факт, що тільки відбувся, причому із запізненням. А для ухвалення важливих рішень у режимі реального часу необхідно мати інформацію, яка дозволяє прогнозувати фінансову ситуацію.
Основною причиною відмови білоукраїнських компаній від управлінського обліку є витрати на його організацію та ведення. Вони, як правило, залежать від масштабу бізнесу, і справді можуть бути досить великими. Але з іншого боку використовувати повноцінну систему такого обліку необов'язково. Досить часто достатньо створити кілька таблиць в Excel, які відповідатимуть потребам вашого бізнесу.
Що потрібне для створення системи управлінського обліку
Правило 1. Грамотно вибрати ключові показники, що впливають на діяльністькомпанії. Їх потрібно постійно моніторити.
Правило 2. Не навантажувати управлінським обліком бухгалтера. Серед власників існує думка, що достатньо купити допрацьовану версію 1С:Бухгалтерії, відображати кожен документ у її базі, і таким чином вести не лише бухгалтерський, а й управлінський облік.
Однак це велика помилка. Адже для цілей управлінського обліку документ має містити багато додаткових реквізитів.
приклад. Проектне підприємство, заробітна плата відрядна. У проекті беруть участь 25 співробітників, замовнику виставляється акт на всю суму наданих послуг. Для бухгалтерського обліку виручки цих даних буде достатньо. А для управлінського – ні, адже в акті немає відповідей на запитання:
1. Яка частина виручки посідає кожного співробітника чи відділ.
2. Який підрозділ відповідає за цей проект?
3. Чи є угода частиною іншого проекту чи має разовий характер.
Через відсутність такої інформації бухгалтер не зможе на основі документа створити аналітичну записку. Необхідні дані потрібно вимагати у менеджера, який відповідає за цей проект, або у фінансового директора, якщо він працює на підприємстві.
Правило 3. Відбивати в управлінському обліку реальні цифри. Найяскравіший приклад – дані про амортизацію. У бухгалтерському, податковому та управлінському обліку вони можуть бути різними.
приклад. Ви придбали ноутбук за $1000. За місяць бухгалтерія вираховує його вартість з урахуванням терміну служби – згідно з нормативами. За бухгалтерським звітом, ціна зменшується незначною мірою.
Однак на ринку вживаної техніки ноутбук оцінюватиметься вдвічі дешевше за новий. Тобто його реальна вартість становитиме $500.
Правило 4. Управлінський облік може «працювати» з угодами, за якими ще не здійснювалися платежі та не були складені офіційні документи. До нього також вносяться очікувані надходження коштів, заплановані угоди та заборгованості.
Основні відмінності між бухгалтерським та управлінським обліком можна подати у таблиці.
Звичайно, при постановці управлінського обліку найкраще звернутися до професіоналів. Однак навіть використовуючи наведені вище правила ви побачите, наскільки значнішим і кориснішим обсягом інформації про свій бізнес можете мати у своєму розпорядженні.
Засновник, консультант з податків бухгалтерської компанії ТОВ "БізнесСтарт", засновник ТОВ "Бінесстарт-інвест".
Стаж управління – понад 10 років.
Досвід консультування понад 7 років: податковий, бухгалтерський, управлінський консалтинг для підприємств малого та середнього бізнесу.