За пунктами правильна організація виставки - Студопедія
1. Якщо ухвалили рішення брати участь у роботі виставки, то терміново розпочніть підготовку до неї. До виставки потрібно готуватися серйозно, з відповідальністю. Успіх виставки – це не випадковий результат, а результат серйозної копіткої роботи. Це ціла система заходів, що проводяться в рамках єдиної концепції директ-маркетингу. Заздалегідь замовте необхідну виставкову площу із зазначенням її розмірів та розташування стенду у загальній експозиції. Оцініть свої фінансові можливості, а для цього складіть кошторис витрат на проведення виставки.
2. Складіть кошторис витрат на проведення виставки. Майбутні витрати згрупуйте за витратами на чотири статті: прямі витрати; витрати на виставкове обладнання; витрати на роботу із відвідувачами ваших стендів; заробітну плату персоналу виставки.
3. Підготуйте графік роботи на виставці. Поділіть його на етапи, позначте конкретні дати, тривалість виконуваних робіт та терміни реалізації. Погодьте графіки роботи персоналу стенду з графіком роботи стенду, виставки загалом та інших членів колективу.
4. Визначтеся з асортиментом продукції, яку хотіли б показати. Не забудьте включити до цього числа діюче обладнання та механізми (або діючі моделі), що особливо приваблює відвідувачів виставки.
5. Своєчасно підготуйте спеціальні експонати. Якщо ви орендуєте готовий модуль, потрібно спроектувати лише інтер'єр. Цей проект із зазначенням розмірів, ваги, окремих деталей потрібно передати дизайнеру та підряднику якомога раніше. Заздалегідь потрібно доставити на місце механізми та компоненти експозиції, виконані за спеціальним замовленням. В іншому випадку у вас може не виявитися часу, щоб перевірити і як слідвстановити експонати.
6. Організуйте транспортування експонатів. Для доставки об'ємних експонатів може знадобитися спеціальний транспорт, і ви повинні проконтролювати весь маршрут від контейнера до самого стенду. Замовте транспорт, підйомний кран або ліфт і не забудьте про зворотну доставку.
7. Взаємодіяти з дизайнером. Він повинен добре розуміти структуру та рід діяльності вашої фірми. Не допускайте, щоб робота дизайнера виходила за межі бюджету та встановлених термінів здачі. Важливо, щоб інструктаж був повним. У ньому мають бути всі дані: розмір, вага, вимоги щодо техніки безпеки та пожежної охорони. Перед ухваленням остаточного рішення обговоріть усі питання з дизайнером та організаторами. Дизайнер повинен добре знати галузь економіки, продукцію якої ви продаєте. Його композиція має виділити продукт, а чи не відволікати від нього увагу.
8. Сформуйте виставковий модуль. Це збереже ваші гроші. Не забувайте про такі традиційні засоби, як рослини, ефекти з водою, прапорці, емблеми, настінні панно. Необхідно, щоб ці деталі стали невід'ємною частиною експозиції.
9. Не забудьте організувати збирання стенду. Пил та відбитки пальців не прикрасять ваші експонати. Організатори зазвичай роблять прибирання проходів, але ви повинні подбати, щоб ваш стенд щодня забирався. Передбачте для цього відповідний інвентар.
10. Замовте спеціальне обладнання. Для демонстрації продукції, можливо, знадобиться електропостачання, вода, стиснене повітря та ін. Для подачі води потрібен водопровід, для доставки стисненого повітря – балони. Якщо потрібне підключення напруги, потрібно точно визначити, яке. Пам'ятайте, що машини в дії виглядають ефектніше, ніж стаціонарні. Але ви зобов'язанісуворо підкорятися техніці безпеки.
11. Не забудьте і про те, що воду, що використовується, потрібно буде відводити, а відпрацьовані технологічні елементи виробництва утилізувати. Якщо вам потрібно злити воду або відходи, переконайтеся, що це не викличе затоплення і що ви в разі потреби зможете відключити систему, не розбираючи стенду. Якщо ви використовуєте цистерну або резервуар, потрібно злити вміст у день закриття виставки. Визначтеся і з тим, куди і коли потрібно буде здавати на утилізацію відпрацьовані елементи, використані у виставковому виробництві.
13. Визначтеся, що страхуватимете, в якій компанії та за якою моделлю. Поряд із страхуванням цінних експонатів ви повинні передбачити страхове забезпечення на такі непередбачувані обставини, як скасування, перенесення чи скорочення термінів виставки. Додаткове страхування коштує дешевше, якщо воно додається до раніше оформленої страховки.
14. Підготуйте вивіску під назвою фірми. Потрібно вивісити на найзручніших для огляду елементах назву вашої фірми. Скорочення допустимі лише тому випадку, якщо вони добре знайомі. Торговельні назви виносити на вивіски не рекомендується. Відвідувач дізнається стенд за знайомим знаком, тому з проходів він повинен бути так само добре видно, як і на стенді.
15. Затвердіть проект оформлення стенду. Простий, але ретельно оформлений стенд, бажано з додаванням деталей, що рухаються, які привертають увагу, -найкращий варіант. Пам'ятайте, що для багатьох ваш стенд ототожнюється із вашою компанією. Це її єдина візуальна характеристика – як для старих клієнтів, так і для тих, хто бачить вас вперше.
16. Не забудьте обговорити проект стенду із організаторами. Проект стенду повинен відповідатидержавним та місцевим вимогам планування, правилам організаторів та власників виставкового залу. Організатори мають право ознайомитися з вашим проектом. Щоправда, це необов'язково, якщо ви замовляєте модуль.
17. Проведіть інструкцію з підрядником, який включено до процесу оформлення стенду. Переконайтеся, що проект повністю затверджений. Дотримуйтесь специфікацій вашого дизайнера - якісь зміни в останній момент збільшать розцінки. З отриманих цін виберіть ті, які вас найбільше влаштовують. Спільно з дизайнером та виконавчим складом визначте зони відповідальності на період складання стенду. Наприклад, хто відповідатиме за доставку експонатів, за їхню упаковку та відправлення назад?
18. Розділіть обов'язки із підрядником. Переконайтеся, що підряднику відомо, які частини стенду повинен комплектувати він, а які будуть доставлені. Вкажіть термін доставки обладнання, якщо це є частиною проекту стенду.
19. Замовте спорудження стенду, монтаж обладнання. Навіть якщо за це відповідає підрядник, ви повинні його контролювати. Спробуйте самі помітити помилки до того, як у день відкриття їх побачать усі. Перевірте роботу машин двічі: до закінчення робіт та після встановлення. Забезпечте їхню охорону.
20. Заздалегідь зробіть підбір персоналу на весь період роботи стенда. З одного боку, кількість людей, які обслуговують роботу стенду, має визначатися виходячи з безперебійності його роботи, щоб не було черг і «штовханини» відвідувачів у години пік. З іншого боку, не повинно бути зайвого персоналу, що тільки заважає організованій та продуктивній роботі.
21. Призначте відповідальних осіб щодня роботи стенду і найбільш відповідальні етапи. Працівники, відповідальні за ті чи іншіетапи роботи стенду (це може бути одна і та сама людина), повинні попередити співробітників, що в їхньому робочому графіку відбудуться зміни. Можливо, доведеться поєднувати їхню роботу на основному робочому місці з роботою на стенді.
22. Проведіть навчання працівників. Експонент з перших днів роботи повинен володіти всім комплексом необхідних знань і умінь. Якщо персоналу на виставці доведеться працювати в команді, навчіть їх прийомам фасилітації. Поясніть, як потрібно виконувати групову роботу, які особливості роботи з різними відвідувачами. Особливо звертаючи увагу на вміння вичленяти їх представників конкуруючих фірм, особливо тих, які ставлять завдання промислового (технологічного) шпигунства.
23. Складіть графік роботи персоналу з урахуванням «пікових» на вантаж. У години пік на стенді має працювати стільки працівників, скільки їх потрібно для одночасного обслуговування всіх відвідувачів.
24. Підготуйте список відвідувачів стенду. Найбільш ефективна робота з клієнтами, безпосередньо запрошеними на стенд. Тому час, витрачений для підготовки списку цільових відвідувачів, окупиться згодом. Шукайте нових людей для нових справ, встановлюйте нові контакти для продовження співпраці. Заздалегідь зателефонуйте основним клієнтам і з'ясуйте, в який день і в який час вони відвідають ваш стенд.
26. Забезпечте бронювання необхідної кількості місць у готелі. Зробіть це заздалегідь. Інший учасник виставки зробить те саме, і місць може не вистачити для всіх. При розселенні персоналу виставки простежте, щоб місця в готелі були не найдорожчими, а місце розташування зручним – близько до виставкового центру.
27. Замовте запрошення та значки учасників. Заповніть відповідні бланкиорганізаторів вчасно. А якщо ні, то вашим співробітникам доведеться витрачати на цей дорогоцінний час у день відкриття або платити за вхід на виставку.
35. Замовте перекладацькі послуги. Забезпечте переклад інформаційних матеріалів. Намагайтеся усі переклади перевірити заздалегідь. Звичайно, для цього буде потрібен час, але якщо ви хочете виглядати солідними експортерами, зробіть це.
37. Підготуйте перший прес-реліз. Він повинен бути готовий за 1,5 місяці до початку виставки та містити загальну інформацію про участь вашої фірми виставці, короткі відомості про нові види продукції. Реліз має бути випущений великим тиражем.
38. Підготуйте черговий прес-реліз. Це повідомлення призначене для комерційних та технічних видань. У ньому має бути більше детальної інформації про вашу продукцію, а також фотографії, ілюстрації, відгуки про ваші експонати та моделі продукції.
40. Підготуйте основний прес-реліз. Це повідомлення має містити основний матеріал вашого фірмового видання і може включати інформацію про зростання вашої компанії, про зміни, що відбулися останнім часом, про його керівників та інші додаткові відомості.
42. Надішліть запрошення на прийоми. За тиждень до відкриття зателефонуйте своїм гостям, які не встигли відповісти на ваше запрошення, і нагадайте їм про прийом. Особливо цінним партнерам надішліть запрошення з кур'єром. Виставка – полігон для проведення переговорів, де ви можете продемонструвати свою продукцію, розповісти про нові технології. Тому потрібно заздалегідь ознайомити потенційних клієнтів із найбільш примітними аспектами своєї діяльності. Зробіть так, щоб, отримуючи запрошення відвідати виставку, майбутні клієнти зрозуміли, що отримали запрошення саме від вас, впізнали своїх партнерів,тоді вони прийдуть на виставку та знайдуть саме ваш стенд. Визначте, хто скаже вітальну промову та відповість на запитання преси. Підготуйте додатковий інформаційний матеріал. Переконайтеся, що в буфеті знають, коли розпочати та коли закінчити обслуговування гостей.
44. Приготуйте підсумкове повідомлення преси. Фотографії та відгуки ваших відвідувачів можна помістити через ваші контакти у комерційних та фірмових виданнях. Коментарі за підсумками виставки повинні містити дані про замовлення, які ви отримали, про обсяг укладених вами угод.
45. Перевірте стенд перед відкриттям. Якщо робота була добре спланована, остання перевірка покаже, що все зроблено як слід. Які зміни вносити вже пізно.
49. Після завершення змістовної частини роботи організуйте демонтаж стенду та відправку виставкових експонатів. Коли виставка закінчується, всім хочеться швидше виїхати. Не поспішайте. Потрібно зробити ще багато чого: прибрати експонати та організувати їхнє транспортування. Можливо, вони знадобляться для подальшої роботи, тому подбайте, щоб все було розібрано та ретельно упаковано.
50. Підсумуйте. Повернувшись на місце роботи, складіть докладний звіт. Чи коштувала справа витрачених зусиль? Перевірте рахунки. І не забудьте оформити заявку на участь у наступній виставці! Отже, завершено роботу виставки. На руках у організаторів виставки безліч заповнених анкет та величезна кількість нових візиток. Розібрати їх потрібно відразу ж, зробити аналіз першочергових справ, взаємних обіцянок та розпочати їх виконання. Про досягнуті на виставці домовленості учасники можуть забути, якщо до них вчасно не звернутися і не нагадати про них. Бажано організувати вихід будь-кому з організаторів виставки донайперспективнішим партнерам. Потрібно зробити розсилку листів із згадкою про досягнуті угоди навіть у тому випадку, якщо партнер саме зараз не відчуває в ній потреби. У цих листах також помістити інформацію про різні новинки та послуги.
Насамкінець точно відзначають не тільки креативну сутність виставкових заходів, а й їхню кінцеву мету: «Придумуйте, експериментуйте, головне – не забувайте приділяти увагу вашим контактам, і тоді вони переростуть у контракти! Тоді виставка для вашої компанії стане не просто професійною тусовкою або виснажливою іміджевою виставою. Вона перетвориться на Клондайк!
Чи не знайшли те, що шукали? Скористайтеся пошуком: