Заміна втраченої бібліотечної книги

Документ : Заміна втраченої бібліотечної книги

Матеріал підготовлений фахівцями видавництва ТОВ "Баланс-Клуб"

ПИТАННЯ: Бібліотека є бюджетною організацією. Замість загубленої бібліотечної книги студенти або повертають до бібліотеки іншу книгу, або сплачують кошти. Чи має право бібліотекар оформити таку заміну? І якщо так, то якими є первинними документами? Як відобразити таку операцію в обліку?

ВІДПОВІДЬ: Бібліотеки, згідно з вимогами ст. 19 Закону про бібліотеки, забезпечують реалізацію прав громадян (користувачів) на бібліотечне обслуговування. У свою чергу, користувачі бібліотек обзані дотримуватись правил користування бібліотеками та у разі втрати книги - відшкодовувати її ринкову вартість або замінювати давно цінною (ст. 23 зазначеного Закону).

Право на бібліотечне обслуговування громадян на території України (надання абонементу (дозволу на видачу книг додому), послуг читального залу та ін.) передбачено п. 2.1 Типових правил. Відповідно до цих Правил кожна книга, видана за абонементом, фіксується в читацькому формулярі, а факт її видачі підтверджується підписом користувача.

Втративши або пошкодивши книгу бібліотечного фонду, користувач повинен замінити її аналогічною або рівноцінною книгою або відшкодувати її ринкову вартість. Розмір відшкодування визначається бібліотекою (п. 3.4, 3.5 типових правил).

Розглянемо, як відображаються операції із заміни книги та відшкодування її вартості у бухгалтерському обліку.

Згідно з Планом рахунків для бюджетних установ та організацій бібліотечні фонди можна віднести до необоротних активів, що мають матеріальну форму (п. 7 Інструкції № 64). Такі активи враховуються на рахунку 11 "Інші необоротніматеріальні активи" (субрахунок 112 "Бібліотечні фонди"), незалежно від вартості окремих примірників, із застосуванням спрощеного, групового чи іншого специфічного порядку обліку (п. 20 та 22 Інструкції № 64).

Книги, посібники та інші видання, що належать до бібліотечного фонду, враховуються із застосуванням групового обліку за номінальними цінами, включаючи вартість початкових палітурних робіт (п. 42 Інструкції № 64). Усі документи, що належать до бібліотечного фонду, маркуються спеціальним штампом, який містить назву бібліотеки.

Звертаємо увагу: згідно з п. 88 Інструкції № 64, нарахування зносу на бібліотечні фонди не передбачено.

При заміні загубленої книги на аналогічну насамперед слід врахувати, що книга, запропонована натомість, повинна мати вартість, що дорівнює втраченій (ушкодженій) - така вимога п. 3.5 Типових правил. Далі необхідно:

- стару книгу списати з балансу бібліотеки та оформити списання Актом списання вилученої з бібліотеки літератури ф. № ОЗ-5 (бюджет);

- нову книгу оприбуткувати на баланс бібліотеки (створена комісія надає їй номенклатурний номер) та оформити Актом приймання-передачі основних засобів ф. № ОЗ-1 (бюджет);

- Проведену операцію відобразити в меморіальному ордері № 9 ф. №438;

- підсумки меморіального ордера занести до книги "Журнал-головна".

Розмір збитку, завданого внаслідок знищення (псування) матеріальних цінностей, слід визначати виходячи з балансової вартості таких цінностей, але не нижче 50 % їх балансової вартості на момент встановлення такого факту з урахуванням індексів інфляції, відповідного розміру податку на додану вартість та розміру акцизного збору ( п. 2 Порядку №116).

Розглянемо вищевикладене на конкретних прикладах, скориставшись прицьому роз'ясненнями, які подані у Листі № 3875.

У бібліотеку після закінчення відповідного терміну студентом не було повернуто книгу, яка раніше видана йому з бібліотечного фонду. За даними обліку вартість ви- даної книги становила 16 грн. 50 коп. Замість загубленої книги студент повернув нову аналогічну ціну. У цьому випадку замість загубленої книги нова може бути придбана бібліотекою як за рахунок спеціального фонду, так і за рахунок загального.

За допомогою табл. 1 пояснимо відображення операції з придбання нової книги замість загубленої.

№ п/ п	Зміст операцій	Бухгалтерський облік
Дт	Кт	Сума грн.
1	2	3	4	5
1.	Списано з балансу втрачену книгу	401	112	16,50
2.	Нараховано недостачу на суму, що підлягає відшкодуванню винною особою (студентом)	363	711	16,50
3.	Оприбутковано нову книгу	112	363	16,50
Одночасно виконується другий запис	811	401	16,50

Студент відшкодував вартість втраченої ним бібліотечної книги (визначену бібліотекою) грошима. Компенсація встановлена бібліотекою у 10-кратному розмірі вартості недостачі.

У разі відновлення бібліотечного фонду внаслідок втрати документів (книг) має здійснюватися у порядку. Кошти, що надійшли від користувачів за зіпсовані або загублені книги, є власними коштами бюджетних установ та організацій і спрямовуються виключно на поповнення книжкового фонду (пп. 4 п. II Переліку № 659). Уявимо відображення двох варіантівоперації з придбання бібліотекою книги (за рахунок загального та за рахунок спеціального фондів) у табличній формі (табл. 2).

№ п/ п	зміст операції	Бухгалтерський облік
Дт	Кт	Сум- ма, грн.
1	2	3	4	5
Книжку придбано за рахунок загального фонду
1.	Списано з балансу втрачену книгу	401	112	16,50
2.	Нараховано недостачу на суму, що підлягає відшкодуванню винною особою	363	711	198,0
3.	Внесено до каси заборгованість за загублену книгу на вартість загубленої книги	301	363	198,0
4.	Здано готівку для перерахування на рахунок установи	323	301	198,0
Книга придбана за рахунок спеціального фонду
1.	Списано з балансу втрачену книгу	401	112	16,50
2.	Нараховано недостачу на суму, що підлягає відшкодуванню винною особою	363	711	16,50
3.	Нараховано суму, яка підлягає перерахуванню до доходів держбюджету	363	642	181,50
4.	Внесено до каси заборгованість за загублену книгу на суму вартості загубленої книги	301	363	198,0
5.	Здано готівку для зарахування на реєстраційний рахунок	323	301	198,0
6.	Перераховано кошти у доходи держбюджету	642	323	181,50

1. Закон про бібліотеки - Закон України від 27.01.95 р. № 32/95-ВР "Про бібліотеки та бібліотечну справу", ззмінами.

2. Порядок № 116 – Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, недостачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затверджений постановою КМУ від 22.01.96 р. № 116, із змінами.

4. Типові правила користування бібліотеками – Типові правила користування бібліотеками, затверджені наказом Міністерства культури і мистецтв України від 05.05.99 р. № 275.

5. Перелік № 659 - Перелік груп власних надходжень бюджетних установ та вимог щодо їх створення та спрямування використання, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 17.05.02 р. № 659.

6. Лист № 3875 – лист ЦКУ від 12.05.04 р. № 07-04/959-3875.

Юлія Литовченко, бухгалтер-експерт фірми "Баланс-Клуб"