Затопило архів, що робити

У процесі діяльності накопичується документація

Йдеться про діловодство. Теоретично це реєстрація, накопичення, рух документів та створення на підприємстві інформаційних потоків, організація чіткої взаємодії між різними підрозділами. Майже все закінчується стосами паперу.

Зберігання документів та справ

Документи та відносини мають зберігатися в архіві протягом певного терміну, передбаченим законодавством. Наприклад: бухгалтерські документи зберігаються п'ять і більше років. А документація відділу кадрів має бути в безпеці до припинення діяльності підприємства.

Місце збереження документів

Місце безпеки документів глава компанії визначає самостійно. Як правило, це офіс компанії. Зазначимо, що зберігати папери можна й у іншому місці — законом це не заборонено, тому архів може розміщуватись у підвальному чи напівпідвальному приміщенні.

Ризики втрати архіву

У першому випадку існує висока ймовірність втратити архів під час переїзду в іншу будівлю або навіть на інший поверх. Також ніхто не застрахований від форс-мажорних обставин, таких, як пожежа, внаслідок яких документація може згоріти. Але навіть якщо ваші співробітники виявили безпрецедентну відвагу та відповідальність, спробували врятувати документи та викинути архів у вікно, яка ймовірність того, що його буде відновлено в повному обсязі.

Ризики зберігання архіву в підвальному приміщенні

У разі зберігання документації у підвальному приміщенні існує небезпека знищення їх гризунами, а при прориві системи водопостачання абоканалізації - є можливість затопити архів. Також затопити архів, якщо він знаходиться у підвальному приміщенні, можливо навіть у разі сильних злив.

Відповідальність при втраті чи знищенні документів

Пам'ятайте, що незалежно від обставин, у зв'язку з якими документи були втрачені або знищені, керівництво компанії несе за це юридичну та кримінальну відповідальність.

Також воно відповідає за те, в якому стані знаходиться архів і як здійснюються архівні роботи.

Скористатися послугами професійної компанії

Розумно довіряти таку відповідальну роботу своїм співробітникам, які не завжди мають досвід в архівній справі. Особливо коли є можливість скористатися послугами професійної компанії, для якої неприпустимо втратити архів та основним видом діяльності якої є збереження та архівна обробка документації.

Послуги від компанії "Архів-Гарант"

Висококваліфіковані фахівці компанії “Архів-Гарант” мають великий досвід роботи, використання найсучаснішої матеріальної та технічної бази гарантує, що всі послуги будуть виконані у встановлені терміни та якісно.

Створення електронного архіву

Для вашої зручності архівне зберігання документів у нашій компанії може супроводжуватися створенням електронного архіву, систематизацією архіву, палітурними роботами та іншими послугами.