Значимість архіваріуса на підприємстві

Для великих фірм, що оперують великим обсягом документації, особливо актуально стоїть питання залучення архіваріусів. Ці фахівці займаються експертизою цінності документів, систематизацією та архівним зберіганням різної інформації і можуть бути включені в основний штат компанії або залучатися на умовах співпраці з архівних структур.

Обов'язки архівіста

Посадові функції архіваріуса передбачають широкий спектр діяльності, що включає:

обробку та впорядкування документарної бази компанії;
проведення експертної оцінки значущості документів;
встановлення термінів архівного зберігання відповідно до законодавчих норм;
забезпечення депозитарного зберігання;
ведення описів, реєстрів, журналів обліку та видачі документів;
проведення палітурних робіт та формування номенклатурних справ;
підготовку паперів передачі в державні та муніципальні архіви;
утилізацію документів із терміном зберігання.

Також архівіст класифікує та готує файли для подальшого оцифрування з використанням сучасних технічних засобів та новітнього програмного забезпечення, а також створює електронний архів фірми.

Він може бути також залучений керівництвом для розробки проекту спеціалізованого приміщення для внутрішнього архіву компанії та слідкувати за забезпеченням належних умов для зберігання документів згідно з нормами СанПіН

У своїй роботі архіваріус керується

Крім того, архівіст, як і будь-який інший співробітник фірми, зобов'язаний дотримуватися внутрішніх правил компанії, трудовий розпорядок дня і знати структурну організацію підприємства.

Переваги звернення до архіваріусів

Цей фахівець дозволитьзабезпечити оперативний доступ до необхідного архівного файлу, грамотно структурувати великий обсяг номенклатурних справ, а також провести аутсорсинг архівного зберігання.

Крім цього, стане можливим запобігти несанкціонованому доступу до інформації, надати необхідні аналітичні відомості про діяльність компанії на підставі архівних справ та провести своєчасну ліквідацію документів у встановлені терміни.