Знайомство з Access
База даних (БД)- упорядкована сукупність даних, призначених для зберігання, накопичення та обробки за допомогою ЕОМ. Для створення та ведення баз даних (їх оновлення, забезпечення доступу за запитами та видачі даних за ними користувачеві) використовується набір мовних та програмних засобів, які називають системою управління базами даних (СУБД)
Об'єкти бази даних Access
До об'єктів бази даних Access відносяться:
1.Таблиці– призначені для впорядкованого зберігання даних.
2.Запити– призначені для пошуку, вилучення даних та виконання обчислень.
4.Звіти- використовуються для аналізу та друку даних.
6.Макроси– використовуються для виконання найпоширенішого набору макрокоманд, що здійснюють обробку даних.
7.Модулі– призначені для опису інструкцій та процедур мовою VBA.
Основним об'єктом бази даних є таблиця, яка складається із записів (рядків) та полів (стовпців). На перетині запису та поля утворюється осередок, в якому містяться дані.
Кожному полю таблиці надається унікальне ім'я, яке не може містити більше 64 символів. У кожному полі містяться дані одного типу.
1. Запустіть програму Microsoft Access 2007.
2. Створимо базу даних "Фірма". І в ній 3 таблиці: Співробітники, Клієнти та Замовлення.
Співробітники
I) Таблицю Співробітники, створіть у режимі Таблиця. На вкладці Стрічка Створення на панелі інструментів Таблиці натисніть кнопку Таблиця.
II) Введіть імена полів:
III) Відкрийте таблицю Співробітники у режимі Конструктора та вкажіть типи даних, до яких належать поля.
Клієнти
I) Таблицю Клієнти, створіть на основіШаблони таблиці. На вкладці стрічки Створення на панелі інструментів Таблиці натисніть кнопку Шаблони таблиць - Контакти.
II) Виберіть імена полів:
Адреса електронної пошти
III) Відкрийте таблицю Клієнти в режимі Конструктора та вкажіть типи даних, до яких належать поля.
Замовлення
I) Таблицю Замовлення, створіть у режимі Конструктора. Введіть імена полів та вкажіть типи даних, до яких вони належать.
3. Окремі таблиці, що містять інформацію з певної теми, необхідно зв'язати у єдину структуру бази даних. Для зв'язування таблиць слід задати ключові поля. Ключ складається з одного або декількох полів, значення яких однозначно визначають кожен запис таблиці. Найбільш підходящим як ключове поле є «Лічильник», оскільки значення в даному полі є унікальними (тобто виключають повтори).
4. Відкрийте таблицю Співробітники у режимі Конструктора.
5. Натисніть правою кнопкою миші на полі Код співробітника і в контекстному меню виберіть команду Ключове поле.
6. Для таблиці Клієнти встановіть ключове поле Код клієнта, а таблиці Замовлення – Код замовлення.
7. Таблиця Замовлення містить поля Код співробітника та Код клієнта. При їх заповненні можуть виникнути деякі труднощі, тому що не завжди вдається запам'ятати всі підприємства, з якими працює фірма, та всіх працівників із номером коду. Для зручності можна створити списки, що розкриваються, за допомогою Майстра підстановок.
8. Відкрийте таблицю Замовлення у режимі Конструктора.
9. Виберіть тип Майстер підстановок для поля Код співробітника.
10. У вікні виберіть команду «Об'єкт «стовпець підстановки» буде використовувати значення з таблиці або запиту» і клацніть на кнопці Далі.
11. У спискутаблиць виберіть таблицю Співробітники та клацніть на кнопці Далі.
12. У списку Доступні поля виберіть поле Код співробітника і натисніть кнопку зі стрілкою, щоб ввести поле до списку Вибрані поля. Так само додайте поля Прізвище та Ім'я та клацніть на кнопці Далі.
13. Виберіть порядок сортування списку по полю Прізвище.
14. У наступному діалоговому вікні задайте необхідну ширину стовпців списку, що розкривається.
15. Встановіть прапорець «Приховати ключовий стовп» і натисніть кнопку Далі.
16. На останньому кроці Майстра підстановок за потреби замініть напис для поля підстановок і натисніть кнопку Готово.
17. Аналогічно створіть список, що розкривається, для поля Код клієнта.
18. Після створення ключових полів можна розпочати створення зв'язків. Існує кілька типів відносин між таблицями:
12) щодо «один-к-одному» кожного запису ключового поля у першій таблиці відповідає лише одне запис у пов'язаному полі інший таблиці, і навпаки. Відносини такого типу використовуються дуже часто. Іноді їх можна використовувати для поділу таблиць, що містять багато полів, для відділення частини таблиці з міркувань безпеки;
13) щодо «один-багатьом» кожного запису в першій таблиці відповідає кілька записів у другій, але запис у другій таблиці не може мати більше одного пов'язаного запису в першій таблиці;
14) щодо «багато-багатьом» одного запису в першій таблиці можуть відповідати кілька записів у другій таблиці, а одного запису в другій таблиці можуть відповідати кілька записів у першій.
19. Закрийте всі відкриті таблиці, оскільки не можна створювати або змінювати зв'язки між відкритими таблицями.
20. Виконайте команду: вкладкастрічки Робота з базами даних → кнопка .
21. Якщо раніше ніяких зв'язків між таблицями бази не було, при відкритті вікна Схема даних одночасно відкривається вікно Додавання таблиці, у якому виберіть таблиці Співробітники, Клієнти та Замовлення.
22. Якщо зв'язки між таблицями вже були задані, то для додавання до схеми даних нової таблиці клацніть правою кнопкою миші на схемі даних і в контекстному меню виберіть пункт Додати таблицю.
23. Встановіть зв'язок між таблицями Співробітники та Замовлення, для цього
виберіть поле Код співробітника у таблиці Співробітники та перенесіть його на відповідне поле у таблиці Замовлення.
24. Після перетягування відкриється діалогове вікно Зміна зв'язків (мал. 1), у якому увімкніть прапорець Забезпечення умови цілісності. Це дозволить запобігти випадкам видалення записів з однієї таблиці, при яких пов'язані з ними дані інших таблиць залишаться без зв'язку.
Малюнок 1 - Створення зв'язку між таблицями
25. Прапорці Каскадне оновлення пов'язаних полів та Каскадне видалення пов'язаних записів забезпечують одночасне оновлення або видалення даних у всіх підпорядкованих таблицях при їх зміні в головній таблиці.
26. Можна змінити параметри зв'язку, натиснувши кнопку Об'єднання.
27. Після встановлення всіх потрібних параметрів натисніть кнопку
28. Встановіть зв'язок між таблицями Клієнти та Замовлення самостійно.
29. У результаті має бути схема даних, представлена на рис. 2.
Малюнок 2 - Схема даних
30. У таблицю Співробітники внесіть дані про семеро працівників.
31. У таблицю Клієнти внесіть дані про 5 підприємств, з якими працює ця фірма.
32. У таблиці Замовлення оформіть 5 заявок на фірму.
Контрольніпитання
1. За допомогою чого можна створювати таблиці?
2. Що таке ключове поле?
3. Як встановити кілька ключових полів?
4. Як встановити зв'язок між таблицями?
5. Які відносини між таблицями?