Зразок наказу провпровадження системи управління якістю ISO 9001
Приклад того, як може виглядати наказ щодо організації впровадження стандарту ISO 9001, дивіться у PDF-документі, доданому під статтею. Необхідність у виданні такого наказу навряд чи комусь спаде на думку заперечувати. Хоча б у силу параграфів №5 та №7 ISO 9001:2015. Керівництво має здійснювати лідерство у проекті впровадження системи менеджменту якості (СМК, — ред.) та підтримувати його адекватним виділенням ресурсів. Якщо повноваження керівника та членів робочої групи з впровадження не підтверджені та не підтримані, то майже неминуча ситуація, за якої керівники підрозділів і навіть окремі співробітники, які відповідають за конкретні бізнес-процеси, важливі для організації, що впроваджує, ігноруватимуть зустрічі та неохоче йдуть на контакт з «якісниками». Вони сприйматимуть проект створення СМЯ як нічию відповідальність і чергове «благотність», яке спало на думку комусь нагорі і яке ось-ось забере їх дорогоцінний час. Інтриганам компанії здаватиметься, що їхні зусилля в такій ситуації ніхто не помітить, оскільки відсутність офіційного наказу, очевидно, означає, що «пахне чимось політичним» чи керівництво насправді не знає, чого хоче. Хоче«врубатися» у справу«без складу та ладу» і подивитися - що з цього вийде.
У таких вихідних обставинах можуть проводитися нескінченні, ні до чого не провідні наради «у розширеному складі», кожна з них закінчуватиметься тим, що керівнику робочої групи з впровадження всі будуть задавати «нові завдання» і цим не буде кінця. Кожна нова нарада ситуація повторюватиметься. Проект буде стояти в початковій точці, без будь-яких перспектив просування. Не дати «потонути у погодженнях» проекту в цій ситуації може лише справжній лідер звеликим досвідом. Він просто ходитиме з кабінету до кабінету «у шкірянці і з наганом» і компенсуватиме прямим тиском те, що йому, як керівнику, не додало керівництва. Але, як писав німецький драматург Бертольд Брехт, «нещасна та країна, яка потребує героїв». Якщо потрібні герої, значить організація як система працює погано. Коли вже час видавати наказ про впровадження СУЯ? Зазвичай цією дією відкривається проект. Але до видання наказу вищому керівництву варто пройти навчання за стандартом ISO 9001 або проконсультуватися із залученим консультантом-впровадником. Якщо попередньо цього не зробити, то до наказу можуть потрапити «фантастичні» розпорядження. Один із популярних в інтернеті прикладів як це може бути – жарт про наказ певному співробітнику «впровадити процесний підхід за три місяці». Для тих, хто знайомий зі специфікою ISO 9001, некоректність постановки завдання абсолютно очевидна.
Але що тоді має бути в наказі? Експерти рекомендують призначити в цьому наказі «представника вищого керівництва за якістю» (термін із ISO 9001 — ред.), поіменно призначити робочу групу з впровадження (зазвичай 5—10 осіб — ред.), обов'язково потрібно прописати відповідальність та повноваження учасників проекту . Наказ повинен мотивувати співробітників, тому, з одного боку, радять вказати в ньому періодичність та час на наради членів робочої групи щодо впровадження, з іншого – закріпити систему преміювання працівників за участь у розробці СУЯ. Якщо з самого початку передбачається провести сертифікацію системи, що створюється, то можна включити в наказ як додаток програму підготовки до сертифікації. Вважається правильним призначати в робочу групу проекту головних спеціалістів основних підрозділів та служб компанії.