1С БУХГАЛТЕРІЯ БЮДЖЕТНОЇ УСТАНОВИ 8» У ЦЕНТРАЛІЗОВАНІЙ БУХГАЛТЕРІЇ
Ведення бюджетного обліку кількох установ у централізованій бухгалтерії є прогресивною формою організації бюджетного обліку. Ця форма дозволяє забезпечити його подальше вдосконалення на основі використання сучасної обчислювальної техніки, впровадження прогресивних форм та методів обліку, посилення контролю, а також зменшення вартості робіт із ведення обліку.
Муніципальна установа «Централізована бухгалтерія закладів культури, спорту та молодіжної політики» Ванінського муніципального району Хабаровського краю (далі – «ЦБ») була створена в 2008 р. для централізованого ведення бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності бюджетних установ району. При цьому 27 муніципальних установ Ванінського району передали ЦБ на підставі угод і договорів свої повноваження щодо ведення бюджетного обліку.
У рамках укладених договорів «ЦП» необхідно виконувати різні завдання: організація та ведення бухгалтерського та податкового обліку, контроль за витрачанням цільових, бюджетних та позабюджетних коштів за затвердженими кошторисами. Потрібно забезпечити формування зведеної бюджетної та іншої регламентованої звітності. Крім того, необхідно аналізувати результати економічної діяльності установ та вирішувати інші завдання.
Установи, які обслуговує «ЦБ», ведуть позабюджетну діяльність, що приносить дохід. Це показ кінофільмів та спектаклів, проведення дискотек та виставок, надання послуг з оздоровлення в плавальному басейні, оренда приміщень, надання готельних послуг тощо. Щодня до ЦБ надходить від установ понад 100 первинних документів.
Для підвищення ефективності роботи, коректноговиконання всіх зобов'язань щодо ведення обліку відповідно до чинного законодавства було ухвалено рішення про впровадження у «ЦП» автоматизованої системи на основі програмного продукту «1С:Бухгалтерія бюджетної установи 8» на платформі «1С:Підприємство 8».
Впровадження інформаційної системи було доручено фахівцям компанії «Впроваджувальний центр «Бухгалтерські програми» (1С: Франчайзі, Центр компетенції з бюджетного обліку, м. Комсомольськ-на-Амурі).
Наразі роботи з проекту автоматизації повністю завершені. Автоматизовано ділянки «Облік санкціонування видатків», «Облік операцій доведення бюджетних даних та касового виконання», «Облік готівкових коштів», «Облік нефінансових активів», «Облік розрахунків із постачальниками та підрядниками», «Формування звітності» тощо.
У процесі впровадження було проведено навчання працівників «ЦП» роботі з програмою «1С:Бухгалтерія бюджетної установи 8», а також навчання обліку господарських операцій відповідно до чинного законодавства.
Розглянемо деякі особливості системи, пов'язані з централізацією обліку бюджетних установ.
Ведення обліку кількох установ у єдиній інформаційній базі
Бюджетний облік всіх установ, що обслуговуються, здійснюється в єдиній інформаційній базі. У цьому кожна операція оформляється від імені конкретного установи. Список установ, за якими у програмі слід вести відокремлений облік із отриманням окремого балансу, ведеться у довіднику «Установи». Цей довідник є роздільником обліку.
При оформленні операцій використовуються загальні всім установ державні класифікатори, і навіть загальні списки контрагентів, номенклатури матеріальних запасів, статей витрат тощо. Головну книгу та баланс можнаформувати консолідовано групи установ чи окремо по установам і структурним підрозділам «ЦБ».
Облік операцій з доведення бюджетних даних та касового виконання
Багато розрахунків установ виконуються через особові рахунки «ЦП». У програмі передбачено оформлення руху безготівкових коштів установ через особовий рахунок «ЦБ».
Слід зазначити, що установи, що обслуговуються, мають різні бюджетні повноваження. Серед них є розпорядники та одержувачі бюджетних коштів, головні адміністратори доходів бюджету тощо. У зв'язку з цим ЦБ необхідно здійснювати всі схеми касового обслуговування з відкриттям відповідних рахунків. Ця можливість реалізована за допомогою довідників «Особисті рахунки», «Реквізити особових рахунків», «Розділи особових рахунків», «Казначейства» та «Банківські та казначейські рахунки».
Програма дозволила «ЦБ» забезпечити касове виконання бюджету та доведення бюджетних даних. Співробітники при цьому освоїли нові для них документи касового виконання, такі як "Заявка на касову витрату" (ф. 0531801), "Заявка на отримання готівки" (ф. 0531802), "Заявка на повернення" (ф. 0531803), " Запит на анулювання заявки» (ф. 0531807), «Повідомлення про уточнення виду та належності платежу» (ф. 0531809) тощо.
Облік розрахунків з постачальниками та підрядниками
Кожна з установ, що обслуговуються, укладає окремі договори з контрагентами – постачальниками та підрядниками. Облік розрахунків із нею ведеться у програмі по установах, що обслуговуються, а також за укладеними договорами. Реалізовано особливості бюджетного обліку розрахунків під час попередньої оплати або попереднього постачання товарів, робіт, послуг.
Щодня до централізованої бухгалтерії надходять десятки документів від постачальників.Завдяки автоматизації з опрацюванням усіх документів на цій ділянці справляється один бухгалтер. При цьому він використовує такі документи, як Послуги сторонніх організацій, Купівля матеріалів, Купівля ОЗ, НМА, Акт звірки взаєморозрахунків, а також аналітичні звіти, наприклад Розрахунки з контрагентами і Аналіз розрахунків з авансів . Передбачено автоматичний залік авансів, реєстрацію рахунків-фактур постачальників та ведення «Книги покупок». За розрахунками з контрагентами формується «Журнал операцій розрахунків із постачальниками та підрядниками № 4» (ф. 0504071).
Формування звітності є одним із найбільш трудомістких завдань централізованої бухгалтерії. Для полегшення цього завдання у програмі передбачено безліч звітів. Це стандартні звіти із налаштуванням необхідної аналітики, регістри бюджетного обліку, а також регламентована звітність – бюджетна, статистична, податкова.
Вся необхідна бухгалтерська звітність формується автоматично виходячи з господарських операцій звітного періоду, як у кожному окремому установі, і консолідовано – за групами бюджетних установ.
Після завершення проекту в ЦБ автоматизовано 11 робочих місць. Внаслідок впровадження інформаційної системи в установі підвищилася загалом ефективність роботи, значно скоротилися витрати часу на реєстрацію господарських операцій та підготовку необхідної звітності. Облік установи приведено у повну відповідність до норм та вимог чинного законодавства.
1С:Франчайзі «Впроваджувальний центр «Бухгалтерські програми»