2.2. УНІФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ
Однією з найефективніших напрямів вдосконалення документів є стандартизація, тобто. уніфікація.
Уніфікація документів - встановлення єдиного комплексу видів та різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, розробка єдиних форм та правил їх складання, оформлення та створення трафаретних текстів.
Уніфікація видів та різновидів документів проведена на основі класифікації ділянок, питань діяльності установи та створення класифікатора управлінської документації.
Напрямком уніфікації є створення трафаретних текстів. Це доцільно робити груп документів, оформляють ідентичні дії. Частину реквізитів друкують друкарським способом (постійні реквізити), для змінних – залишають вільні рядки. Трафарети визначають склад інформації документів, її послідовність та закріплюють стійкі словесні формулювання. Трафаретні тексти документів оформляють у закладі як збірника.
Зміст документів визначається складом і значенням показників і реквізитів, що входять до них. Останні можуть бути різними, але це виключає можливості пред'являти до них загальні вимоги. Крім того, більшість показників та реквізитів навіть у різних документах бувають однаковими.
Трафаретні документи вимагають значно менше часу на складання.
Широкого поширення набули анкети - "опитувальний лист для отримання відомостей". Найбільш відомі кадрові анкети. Шляхом анкетування можна збирати будь-які відомості. В УСОРД дана перша спроба в анкетній формі представити моделі наказів (з прийому, переведення, звільнення працівників організації) та доповідних записок.