Аутсорсинг, або Кадровик напрокат - Все для HR - Статті про роботу - Рубрики статей
Кожна організація прагне зниження своїх витрат. Один із варіантів можливої економії – делегування деяких допоміжних функцій зовнішнім виконавцям, тобто передача справ на аутсорсинг. До аутсорсингу віддають ведення бухгалтерської звітності, юридичне обслуговування, кадрове діловодство. Як правильно передати кадрове діловодство іншої організації? Які на цьому шляху можуть зустрітися підводні камені та як їх обійти?
Як укласти договір на аутсорсинг
Якщо ваша організація прийняла рішення про ведення кадрового діловодства, залученою організацією, ви зіткнетеся з проблемою правильного оформлення договору. Насамперед це пов'язано з тим, що з аутсорсингу немає законодавчої бази.
Можливим варіантом укладання договору на аутсорсинг може бути цивільно-правовий договір підряду * (1) або договір надання послуг * (2) . Якщо вам потрібно, щоб фірма-виконавець організувала кадрове діловодство вашої компанії, а надалі ви плануєте вести його самостійно, можна укласти договір підряду. Якщо необхідно, щоб організація-виконавець постійно надавала вам послуги з оформлення кадрових документів, то краще укласти договір надання послуг.
На що звернути увагу
Перед укладанням договору на аутсорсинг необхідно видати наказ про передачу функцій щодо ведення кадрового діловодства сторонній фірмі (зразок наказу див. на стор. 42).
Пам'ятайте, що кадрові документи організації-виконавцю потрібно передавати з докладним описом усіх документів та оформлювати актами приймання-передачі документів. У договорі обов'язково слід обумовити відповідальність організації, яка надає послуги, за можливі помилки,допущені під час ведення кадрового діловодства. Це необхідно для того, щоб мати можливість відшкодовувати можливі суми штрафних санкцій, у тому числі за порушення трудового законодавства.
Товариство з обмеженою відповідальністю "Трансвуд" ТОВ "Трансвуд"
Про передачу функцій щодо ведення кадрового діловодства
1. Передати функції щодо ведення кадрового діловодства ТОВ "Персоналконсалт".
2. Начальнику юридичного відділу Миронова О.М. спільно з начальником відділу кадрів Зубарєвою О.В. підготувати відповідно до чинного законодавства доповнення до Положення про захист персональних даних працівників.
Генеральний директор Полунін О.Г. Полунін
Із наказом ознайомлені:
Миронова О.М. Миронова
Зубарєва Є.В. Зубарєва
Передача прав на ведення трудових книжок
Правилами ведення та зберігання трудових книжок*(3) на роботодавця покладається відповідальність за організацію роботи з ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок. Відповідно до зазначених Правил роботодавець повинен призначити наказом особу, відповідальну за ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок*(4). У законодавстві не сказано, що ця особа має бути працівником організації. Отже, можна призначити відповідальним і особа, яка працює у вашій організації постійно. Але в цьому випадку необхідно додатково оформити довіреність на особу, уповноважену для оформлення трудових книжок.
Якщо в договорі з компанією, що надає послуги з кадрового діловодства, буде вказано таку послугу, як ведення трудових книжок, то сторонній кадровик заповнюватиме трудові книжки та підписуватиме їх на підставі довіреності, виданої йому організацією-роботодавцем.
Захистперсональних даних
Обов'язки роботодавця із захисту персональних даних працівника визначено у главі 14 Трудового кодексу. І відповідно до статті 87 ТК Україна в кожній організації обов'язково має бути локальний нормативний акт, який встановлює порядок зберігання та використання персональних даних працівника. Називається такий документ: Положення про захист персональних даних працівника.
Перед укладенням договору на аутсорсинг організація - сторона, що передає, повинна обов'язково скласти до зазначеного Положення доповнення. У додатку необхідно передбачити можливість обробки персональних даних працівників іншою організацією. Стаття 88 Трудового кодексу дозволяє доступ до персональних даних працівника лише спеціально уповноваженим особам. Тому вам необхідно буде отримати письмову згоду працівників на те, що оформленням їхніх особистих карток та трудових книжок займатиметься не роботодавець, а наймана юридична особа (див. зразок повідомлення на стор. 44).
повідомлення
Просимо Вас висловити свою письмову згоду на обробку Ваших персональних даних (зокрема оформлення трудової книжки та особистої картки) співробітниками ТОВ "Персоналконсалт" відповідно до договору надання послуг.
Генеральний директор Полунін О.Г. Полунін
З передачею персональних даних у ТОВ "Персоналконсалт" згоден:
(підпис) (розшифрування підпису)
Якщо не дотримуватись норм трудового законодавства щодо заборони повідомляти персональні дані третій стороні без письмової згоди працівника, до організації-роботодавця можуть бути застосовані адміністративна та кримінальна відповідальність. Що ж до фірми, яка веде кадрове діловодство за договором аутсорсингу, то у разі порушення нею конфіденційностістосовно наданих даних організація-замовник може застосувати до неї заходи цивільно-правової відповідальності згідно з укладеними договорами.
Конфіденційність інформації
Крім того, укладаючи з фірмою-виконавцем договір на аутсорсинг, обов'язково включіть до нього розділ про конфіденційність щодо інформації, що передається, і не тільки персональних даних співробітників. Існує ризик, що за договором аутсорсингу інформація, що становить комерційну таємницю організації, стає доступною для нового партнера. Тому необхідно згадати ще про деякі законодавчі документи та врахувати їх під час укладання тексту договору на аутсорсинг.
Насамперед це Федеральні закони "Про комерційну таємницю" * (5) і "Про інформацію, інформатизації та захист інформації" * (6). За порушення норм, встановлених цими законами, передбачено адміністративну та кримінальну відповідальність.
Плюси та мінуси аутсорсингу
Якщо говорити про переваги аутсорсингу, то, безумовно, його основна перевага - це економія витрат організації. Зниження витрат досягається з допомогою різних чинників, головні у тому числі - скорочення робочих місць і відсутність витрат за комп'ютерне забезпечення. Іншим не менш важливим достоїнством аутсорсингу є можливість зосередитися на основному бізнесі, виключивши тимчасові втрати на так звані функції, що обслуговують, "другорядні".
Головним недоліком передачі деяких видів робіт сторонньої організації є те, що фірма-виконавець забирає найціннішу інформацію. Перш за все йдеться про отримання доступу до бази даних на співробітників, які працюють у вашій компанії. А за часів хендхантерів це може завдати серйозної шкоди вашій фірмі. У деяких організацій специфіка діяльності може бутитака, що передача особистих даних співробітників сторонній фірмі просто неприпустима.
Ще один недолік - можуть виникати ситуації, коли одному чи іншому боці терміново потрібен той чи інший кадровий документ. Не завжди можна оперативно передати потрібний папір.
Право кожного роботодавця зробити власний вибір. Хтось воліє мати у своєму штаті постійного співробітника, який щодня, оперативно і комплексно вирішує повсякденні завдання, що стоять перед організацією. Хтось вибирає кадровика напрокат і, скинувши частину найрутиннішої роботи, звільняє час для інших справ.
Приймаючи рішення передачі функцій кадрового діловодства, у кожному даному випадку необхідно враховувати структуру та обсяг діяльності організації. Ми впевнені, що цей матеріал допоможе вам визначитися з вибором та досягти кращих результатів у роботі.
юрист, експерт журналу "Кадрова справа"
*(1) За договором підряду виконавець зобов'язується виконати за завданням замовника певну роботу та здати її результат замовнику.
*(2) За договором возмездного надання послуг виконавець зобов'язується за завданням замовника надати послуги чи вести певну діяльність.
*(4) Зразок наказу див. N 5, 2006, стор 40.