Авансові звіти до 1С Бухгалтерії державної установи 8 – Облік без турбот
Якщо у вашій установі є розрахунки з підзвітними особами (наприклад, купівля тих чи інших товарів чи послуг через підзвітних осіб або відшкодування витрат працівника при виконанні службових обов'язків), то ви, напевно, використовуєте у своїй роботі авансові звіти. У цій статті хотілося б розповісти про правильність заповнення цих документів у програмі „1С: Бухгалтерії державної установи, редакція 2.0”.
Що таке авансовий звіт? У програмі – це документ, що підтверджує факт видачі авансу співробітнику та звіт про витрати. Тому методично правильно спочатку формувати у програмі документ «Заява на видачу авансу», а потім вносити «Авансовий звіт», в якому буде відображено звітність підзвітної особи. Заяву можна знайти:
Заповнюємо документ даними:
Зверну вашу увагу на зобов'язання: правильніше створювати зобов'язання на кожну заяву підзвітної особи, тому у нашому прикладі створимо зобов'язання:
Щоб наше зобов'язання стало видно у списку, потрібно зняти прапор:
Після заповнення документ виглядає так:
Проведений документ формує такі рухи за рахунками:
Потім на підставі створюється документ «Авансовий звіт»:
Документ складається із чотирьох вкладок. Розглянемо послідовно кожну їх 1. Аванс На цій вкладці вказується вся інформація про виданий аванс співробітнику. Під час формування на основі вкладка автоматично заповнюється основними даними.
Якщо є перевитрата або залишок попереднього авансу, потрібно скористатися кнопкою заповнення:
Також важливо заповнити табличну частину, в якій слід зазначити грошовий видатковий документ на видачу коштів підзвітнику як аванс:
Сформуємо новий рядок. Як видно на малюнку, відкривається список грошових документів із відбором за контрагентом (у нашому прикладі – це співробітник Зайцева Ольга Костянтинівна). Але оскільки ми ще не встигли створити документ виплати авансу – список порожній. Тому виплатимо аванс працівникові:
Створимо документ виплати коштів:
Оберемо відповідну бухгалтерську операцію:
Виплатимо кошти співробітнику, встановимо дату виконання документа та проведемо:
Документ формує такі проводки:
Документ створено та проведено. Тепер повернемося до нашого авансового звіту та спробуємо знову додати грошовий видатковий документ у табличну частину вкладки «Аванс»:
Як видно, тепер додати грошовий документ можна:
На цьому заповнення першої вкладки закінчено. Після того, як підзвітна особа придбає необхідні матеріали, основні засоби, послуги та звітуватиме відповідними документами до бухгалтерії – заповнюється друга вкладка «Витрачено». 2. Витрачено. Знову ж таки, завдяки створенню на підставі заяви, вкладку частково заповнено. У таблиці цієї вкладки зазначаються витрати підзвітної особи. Можна просто додавати рядки з описом витрат або прив'язувати прибутковий документ (для цього необхідно встановити прапор у першому рядку):
Оскільки в нашому прикладі купуються книги для бібліотеки, створимо та вкажемо документ надходження основнихкоштів:
Цей документ формує такі проводки:
Після того, як документ надходження готовий, вкажемо його у табличній частині:
Так як у документі надходження основних засобів у табличній частині вже відображено реквізити бухгалтерської операції, в авансовому звіті автоматично встановлюється запис:
Якщо ж ви не вказуєте будь-який прибутковий документ, а розшифровуєте витрати підзвітної особи у табличній частині авансового звіту, у стовпцях бухгалтерського запису повністю зазначаються реквізити. Наприклад додамо такий запис:
Такі витрати можна віднести до загальногосподарських - рахунок 109.80 або відразу на витрати поточного фінансового року - рахунок 401.20:
Також хотілося б звернути вашу увагу, що при заповненні бухгалтерського запису у такому варіанті звіту про витрати при спробі відкрити список бухгалтерських рахунків ми побачимо, що список порожній. Справа в тому, що встановлено відбір за коректними рахунками:
Після зняття список заповнюється рахунками. Варіант зі звітом без документів приходу ми розглянули, але оскільки він не підходить для нашого прикладу, видалімо цей рядок. Друга вкладка набуде вигляду:
3. Відомості про внесення залишку, видачу перевитрати. Ця вкладка заповнюється у випадку, коли сума авансу не дорівнює сумі витрат підзвітної особи (менше або більше). Якщо сума менша – підзвітна особа повертає залишок суми (також оформляється прибутковий грошовий документ), якщо сума видатків більша і вся сума приймається до обліку – підзвітній особі видається перевитрата (оформляється грошовий документ, уже видаткового характеру). І в авансовому звіті на цій вкладціу табличній частині вказується документ, який доводить видачу перевитрати чи повернення залишку. У нашому прикладі на всю суму були закуплені кошти, тому ця вкладка залишиться порожньою.
4. Бухгалтерська операція. На цій вкладці, як і в інших документах, вказується бухгалтерська операція, яка дозволить сформувати необхідні проводки під час проведення. За замовчуванням у документі проставлено бухгалтерську операцію:
Це сталося тому, що цей документ від постачальника має тільки одну бухгалтерську операцію:
У нашому прикладі не було створено жодної проводки. Розберемося, чи це правильно: - перший документ, який був нами сформований – це заява на видачу авансу. Він формує проведення щодо прийняття грошових зобов'язань. Тобто ми маємо виплатити гроші підзвітній особі зараз, не колись, коли надійде товар, а зараз – отже, приймаємо грошові зобов'язання. - далі формується видатковий фінансовий документ – у прикладі це була заявка на касовий расход. Цей документ сформував проводки, які «поклали» кошти у вигляді 10 000 крб. з відповідною аналітикою (субконто "Контрагент") на рахунок 208.31 "Розрахунки з підзвітними особами щодо придбання основних засобів". Проведення цього документа правильне. - після того, як підзвітна особа звітувала – нами було створено документ надходження основних засобів, який сформував проводку, в якій саме рахунок 208.31 був зазначений за кредитом, дане проведення закриває рахунок 208 і закінчує операцію розрахунків з підзвітними особами. Підзвітна особа більше не має заборгованості. - щодо рахунків розділу 5 «Санкціонування», зокрема – грошові зобов'язання – ці рахунки закриваються наприкінціроку, протягом року суми цих рахунках накопичуються. Тому документ «Авансовий звіт» під час проведення не сформував проводок. Розглянемо ситуацію, що склалася у звіті «Оборотно-сальдова відомість»:
Скористайтеся такими налаштуваннями:
Як видно зі звіту, в результаті операцій у нас залишилося дебетове сальдо на рахунку 106 – це наші капітальні додавання до основних засобів, придбаних через підзвітну особу. Необхідно прийняти до обліку з цього рахунку на рахунок 101 і в обліку з'явиться новопридбаний основний засіб. Зверніть також увагу, що рахунок 208 закрився. Це означає, що підзвітна особа повністю відзвітувала за виданий аванс. Зберігаються залишки на рахунках санкціонування, але, як згадувала, це нормально, т.к. закриття відбувається наприкінці року. І нарешті, хотілося б загострити вашу увагу на одному важливому нюансі заповнення документів: при формуванні та заповненні необхідних документів для підзвіту звертайте увагу на послідовність, що забезпечується датою документа. Тобто дата заяви на видачу авансу має бути найранішою, дата авансового звіту – найпізніша. Дати документів видачі та прийняття коштів, документів приходу ТМЦ, послуг мають бути в межах цього інтервалу.
Автор статті: Світлана Батомункуєва
