Автоматизація магазину
Підводні камені та поради щодо підбору та встановлення обладнання
Сьогодні ми поговоримо про автоматизацію магазину, її етапи та складнощі. На наші запитання відповідаєМихайло Фірсов, спеціаліст компанії ПОРТ у Красноярську.
Передісторія
— Розкажіть, з якою проблемою до вас приходять найчастіше?
— Як правило, до нас звертаються власники роздрібних магазинів. Ситуація зазвичай така: торгівля приносить прибуток, хоч і невеликий, магазин вдало розташований, але на касах накопичуються черги, покупцям не подобається, що про товар потрібно запитувати у продавця, а до самих товарів немає вільного доступу. Персонал каже, що облік товару та інвентаризації займають багато часу.
4 докази на користь автоматизації
— Назвіть основні причини, чому необхідно провести автоматизацію магазину.
— Коли керівник приймає рішення автоматизувати свій магазин, він має такі мети: скоротити час обслуговування покупців, організувати облік товарів у магазині та полегшити проведення інвентаризацій.
І автоматизація допомагає їх досягти:
- збільшуючи пропускну спроможність магазину, ви підвищуєте прибуток;
- інвентаризації стають простішими для співробітників, займають у рази менше часу;
- в організації товарообліку з'являється багато можливостей, наприклад, автоматичне списання товару при продажу, ціноутворення, робота з цінниками та штрих-кодами товару, проведення аналітики з руху товарів та коштів.
І ще одна з причин впровадити автоматизацію:
- Що зазвичай лякає власників? Чи є у цих «страхів» підстави, чи вони скоріше через брак інформації?
— Здебільшого їх лякає вартість проекту та складність впровадження. Це об'єктивні фактори, тим більше для тих, хто робить це на стадії старту свого бізнесу. Щодо вартості — витрати на автоматизацію окупаються швидко: бізнес-процеси стають набагато зручнішими, прибуток магазину зростає (особливо в порівнянні з магазинами, які працюють «по-старому»). Технічний бік питання не повинен лякати власників: все це ми беремо на себе.
Етапи автоматизації
- Як проходить автоматизація. До чого готуватися керівникам бізнесу?
— Весь процес можна умовно розділити на3 етапи:
проектування, встановлення та підключення обладнання з ПЗ, навчання персоналу. Перше, що необхідно зробити власнику бізнесу, це визначиться: що він хоче отримати на виході під час реалізації проекту. На основі завдань та вихідних умов ми «збираємо» систему – підбираємо необхідне обладнання, програмне забезпечення. Після цього керівнику залишається закупити обрану техніку та ПЗ, все інше роблять наші фахівці. Вони готують робочі місця операторів та касирів, ставлять локальну мережу, підключають обладнання із встановленим ПЗ, запускають та налагоджують роботу системи. Навчання персоналу відбувається після запуску системи.
Проектування системи автоматизації
— Яку інформацію потрібно надати, щоб грамотно «збирати» таку систему?
— Щоб підібрати відповідне обладнання, програмне забезпечення, розрахувати вартість системи, фахівцям потрібно знати:
- яка у магазині викладка (відкрита («самообслуговування») чи прилавок);
- скількикасових місць, місць приймання товару;
- яке є чи буде обладнання для фасування продукції та самообслуговування покупців (наприклад, ваги з печаткою термоетикеток, прайс-чекери);
- є/плануються програми лояльності (тобто знижки на товари, послуги).
На початковому етапі ми з клієнтами обговорюємо ці моменти, допомагаємо визначитися з функціоналом системи, розраховуємо ціну всього проекту. Далі власникам бізнесу можна не переживати, решту роботи з впровадження, настроювання програмного забезпечення та обладнання виконують наші спеціалісти.
— Які є підводні камені на етапі проектування?
— Основну інформацію ми отримуємо на етапі консультування, де з'ясовуємо основні критерії проекту та враховуємо всі побажання клієнта. Найголовніше - це озвучити своє бачення проекту, висловити всі побажання та надати точну інформацію про магазин. Так ми зможемо зібрати систему автоматизацію, що максимально підходить конкретному магазину, а якщо якісь ідеї реалізувати не виходить, запропонувати альтернативу.
Вибір обладнання
— Яке обладнання знадобиться для автоматизації магазину.
— Є основний, якщо можна так сказати, список обладнання для автоматизації торгівлі.
На місці товарознавця (оператора)- його ще називаютьBack Office- зазвичай потрібні:
А) Комп'ютер (технічні характеристики залежать від функціоналу системи). На нього встановлюють товарооблікову програму, до нього підключають інші ПК системи.
Б) Сканер штрих-коду. З його допомогою товари заносять до бази штрих-кодів.
В) Термопринтер етикеток. Друкує термоетикетки з інформацією про товар.
Г) Термінал збирання даних (ТСД). Його використовують щодо інвентаризацій.
д) Лазерний принтер. Друкує документи, цінники до торгової зали.
У касовій зоні (Front Office)потрібні:
А) Комп'ютер із встановленим касовим ПЗ.
Б) Сканер штрих-коду. Швидко знаходить товар у базі за штрих-кодом та передає дані касі.
В) Грошова скринька.
г) Детектор валют. Перевіряє гроші на справжність.
Д) Фіскальний реєстратор або чекодрукарська машина. Надають покупцю чек.
Для касових зон є готові рішення — POS-системи. Вони виконані в ергономічному, стильному корпусі, мають усі необхідні пристрої та програмне забезпечення для здійснення торгових операцій.
Підбір та купівля програмного забезпечення
— На що звернути увагу при підборі та купівлі ПЗ?
- Програмне забезпечення (ПЗ) - важлива частина системи. Воно пов'язує всі вузли системи та визначає її функціонал загалом. Без нього «залізо» залишається лише «залізом», тому добору ПЗ ми приділяємо особливу увагу.
На комп'ютер оператора та касира встановлюється «своє» програмне забезпечення, необхідне для вирішення поставлених завдань. В даний час їх безліч, ми працюємо з ПЗ фірм 1С, АТОЛ, Штрих-М.
Встановлення обладнання та налаштування ПЗ
— Скільки часу займе запуск системи?
— Встановлення програм, підключення обладнання, налаштування системи «в чистому вигляді» займає приблизно 1 день незалежно від формату та розміру магазину. Реальні терміни автоматизації трохи довші.
Основний обсяг робіт - це початкове занесення номенклатури в базу оператором, заповнення показників та цін. Скільки потрібно часу, залежатиме від швидкості роботи операторів та кількості даних.
На час запуску сильновпливає ще один момент: у магазині, що вже працює, автоматизація займе набагато більше часу. Чому? Судіть самі: інженер не просто підключає техніку, а ще й тестує її, перевіряє злагоджену роботу всього комплексу (наприклад, каси, принтера документів, сканера штрих-коду, вбудованих ваг). Робити це стає в рази складніше, коли весь час навколо ходять люди та ще й місця в зоні установки мало. Ми вже говорили, що найбільше часу йде формування бази даних. Процес сильно розтягується, якщо оператор при цьому змушений постійно відволікатися — приймати товар чи друк цінників для співробітників.
— Що потрібно від власника та співробітників магазину, а що роблять фахівці торгово-сервісного центру, які займаються автоматизацією?
— Власнику потрібно буде лише узгодити та сплатити за проект, все інше ми беремо на себе: це роботи з встановлення, налаштування програмного забезпечення та обладнання, а також навчання персоналу. Більш того, ми готові надавати технічну та програмну підтримку після запуску.
— Як скоро доведеться оновлювати ПЗ, обладнання?
— Якщо ви не захочете збільшити кількість касових зон або додати ще щось, то нове обладнання не буде потрібно ще довго. Ми поставимо нову техніку, на всю діє гарантія виробника, щонайменше 1 рік. Компанія ПОРТ - офіційний дистриб'ютор та сервісний центр більшості іменитих компаній, що випускають обладнання для торгівлі, тому оперативно зможемо все відремонтувати та налаштувати.
Не все програмне забезпечення потребує оновлення, але якщо воно буде потрібне, його виконають фахівці сервісного центру. Ціна буде залежати від конфігурації ПЗ.
Навчання персоналу
- Розкажіть про цей етап. Хтоцим займається?
— Коли наші співробітники поставлять та налаштують обладнання, вони дадуть відповіді на всі питання, які виникнуть у товарознавця та продавців. Ми є присутніми при старті проекту. Навіть якщо людина ніколи не займалася товарообліком, покажемо всі основні моменти, але в автоматизованому магазині краще мати кваліфікованих спеціалістів. Погодьтеся, дешевше, надійніше та спокійніше, якщо з системою працює навчений персонал.
Ще важливий момент: у нашому торгово-сервісному центрі ми не навчаємо, як то кажуть, від «А» до «Я», для цього є спеціалізовані курси. Зазвичай це й не потрібно: переважно в магазинах працюють продавці, оператори, товарознавці, які знають основи.
Підтримка та сервіс
- Які зобов'язання бере на себе торгово-сервісний центр, який виконував роботи з автоматизації магазину? Що фірма має зробити?
— Як я вже казав, ми встановлюємо програмне забезпечення, підключаємо та налаштовуємо торгове обладнання на місці, беремо участь у стадії реалізації в навчанні персоналу, присутні під час запуску проекту. Якщо є потреба, ми готові взяти ваш бізнес на супровід: як технічний, так і програмний.
— Які проблеми можуть виникнути за кілька місяців, рік?
— Проблеми періодично виникають у всіх, цього не треба боятися. Вони можуть бути пов'язані як з обладнанням, але немає нічого вічного, так і з людським фактором. Ми намагаємось вирішувати їх оперативно та без втрат для вашого бізнесу, для цього у нас є вся необхідна матеріально-технічна та інформаційна база.
Вартість автоматизації магазину
— З чого складається вартість автоматизації?
— Вартість автоматизації складається з: а) вартості самихобладнання та програмного забезпечення; б) вартості робіт з їх встановлення, налаштування, підключення.
Перелік торговельного обладнання та ПЗ дуже великий, їх ціна залежить багато в чому від функціональних можливостей, тому однозначно назвати ціну автоматизації без прив'язки до конкретного проекту не можна. Ми розрахуємо точну вартість, коли почнемо працювати над проектом та визначимося, яка техніка та яке програмне забезпечення нам знадобляться.
— Михайле, дякую за докладні відповіді. Сподіваємося, що наша з вами бесіда допоможе власникам бізнесу розібратися з тонкощами процесу автоматизації роздрібного магазину і, зрештою, збільшити прибуток.Можливо, ви хочете щось побажати нашим читачам.
— Бізнес переживає епоху змін, і сучасні технології допоможуть вам вести ваш бізнес, зроблять його більш конкурентоспроможним і, відповідно, більш прибутковим. Бажаю процвітання вам та вашому бізнесу.
Якщо у вас є те, що додати на тему, не соромтеся.