Автоматизація водоканалів
"1С:Документообіг 8" у комплексі вирішує завдання автоматизації обліку документів, взаємодії співробітників, контролю та аналізу виконавчої дисципліни:
Облік документів ведеться у межах видів документів відповідно до положення про документообіг підприємства. Принципи обліку вхідних, вихідних та внутрішніх документів, закладені у програму, повністю відповідають чинним стандартам та нормам.
Дотримання вимог українського законодавства та національних стандартів
Закони, ДСТУ та інші методичні матеріали, яким відповідає "1С:Документообіг 8" або які враховувалися при розробці:
"1С:Документообіг 8" підтримує розраховану на багато користувачів роботу в локальній мережі або через Інтернет з використанням веб-браузерів або тонкого клієнта.
Придбання та оновлення
Умови придбання продукту вказані в інформаційному випуску № 11227. Ціни вказані в прайс-листі.
"1С: Документообіг 8" розвивається. Зареєстровані користувачі можуть оновити програму самостійно або через партнерів фірми "1С".
"1С:Документообіг 8" дозволяє вести облік офіційних документів підприємства. Принципи обліку, закладені у програму, відповідають українському законодавству, ГОСТам, вітчизняній та міжнародній діловодній практиці.
Типи документів
Робота ведеться з трьома типами документів:
До документа будь-якого типу можна приєднати один або кілька файлів (наприклад, фотографії, відскановане зображення паперового документа).
Вхідні документи
У програмі передбачена можливість реєстрації вхідних документів як від юридичних, так і від фізичних осіб відповідно довітчизняними традиціями діловодства та діючими ГОСТами.
Стандартна схема обробки вхідного документа:
- Первинна реєстрація вхідного документа
- Розгляд
- Виконання
Вихідні документи
Вихідний документ може створюватися як сам собою, і у відповідь вхідний документ. Присвоєння реєстраційного номера вихідному документу виконується секретарем після того, як документ узгоджено та затверджено відповідальною особою. Після запису вихідного документа, що є відповіддю на вхідний, у вхідного документа автоматично встановлюється позначка Надіслано відповідь.
Стандартна схема обробки вихідного документа:
Вхідні та вихідні документи автоматично зв'язуються у ланцюжки.
Внутрішні документи
Внутрішніми документами називаються організаційно-розпорядчі та інформаційно-довідкові документи офіційного характеру – накази з основної діяльності, документи кадрового діловодства, службові записки тощо. буд.
Види документів
Вигляд є важливим характеристикою документа. Він визначає:
- нормативний термін виконання документів
- маршрути обробки документів
- правила формування реєстраційного номера
У програмі ведуться окремі списки видів для вхідних, вихідних та внутрішніх документів.
Нумерація документів
У"1С:Документообіг 8" підтримується гнучка система генерації реєстраційних номерів документів залежно від дати, виду документа, кореспондента (для вхідних та вихідних документів) та підрозділу. Кожному виду документів може бути призначений власний нумератор.
На новий документ автоматично заводиться обліково-реєстраційна картка. Користувач може самостійно налаштувати зовнішній вигляд картки та набір її полів кожного виду документа. Додаткові поля можна додавати, так і видаляти. Картка документа може бути виведена на друк.
За допомогою картки будь-якого вхідного або вихідного документа можна ознайомитися з усією історією листування по кореспондентам.
Додаткові властивості
Додаткові характеристики (реквізити та відомості) налаштовуються адміністратором або користувачем, відповідальним за нормативно-довідкову інформацію. Можливе індивідуальне налаштування додаткових властивостей кожного типу (вхідні, вихідні, внутрішні) чи виду документа. Для прив'язування властивостей даних використовуються набори властивостей.
Приклад налаштування додаткових властивостей: можна відзначити актуальність та додати спеціальні позначки для внутрішніх документів виду "Інформаційно-довідковий".
- У програмі підтримується врахування звернень громадян. При цьому передбачено налаштування, що дозволяють обмежити доступ співробітників до вхідних документів та персональних відомостей про фізичних осіб.
- Внутрішні документи зберігаються у структурі папок, яка використовується для впорядкування документів та обмеження прав доступу до них.
Бізнес-процес – це стійка послідовність дій співробітників організації. Автоматизація такихпослідовностей упорядковує роботу та значно прискорює виконання кінцевої задачі.
У програмі "1С:Документообіг 8" реалізовано бізнес-процеси наступних видів:
Склад ролей є унікальним для кожного підприємства або установи і може змінюватися і налаштовуватися без зупинки системи. При зміні виконавця ролі завдання автоматично потрапляють на робочий стіл нового виконавця.
Крім того, користувач може отримати повідомлення про необхідність виконати завдання електронною поштою.
Для кожного бізнес-процесу в програмі заводиться картка, з якої користувач може викликати блок-схему наочної бізнес-процесу. Виконання етапів бізнес-процесу відображатиметься на блок-схемі. З її допомогою творець бізнес-процесу будь-якої миті може з'ясувати, на якому етапі знаходиться його виконання і хто зі співробітників вже виконав своє завдання, а хто ні. Нижче наведено картку та типову блок-схему бізнес-процесу Узгодження.
Новий бізнес-процес, пов'язаний із певним документом, може бути створений на підставі цього документа. Для бізнес-процесів кожного виду у програмі передбачено окремий список, наприклад, список погоджень:
Для кожного виду бізнес-процесу можна налаштувати шаблон, який використовуватиметься при створенні нових бізнес-процесів. Шаблон бізнес-процесу містить такі відомості, як:
- маршрутизація
- терміни
- важливість
- найменування
- опис та інші
Наприклад, шаблон бізнес-процесу Узгодження договору може виглядати так:
У картці виду документа можна зазначити список пов'язаних із ним шаблонів бізнес-процесів. Цей перелік буде автоматичновикористовуватися під час створення нових бізнес-процесів виходячи з документів цього виду. У наведеному прикладі вид вхідного документа Договір пов'язаний із наведеним вище шаблоном Узгодження договору та двома іншими шаблонами – Затвердження договору (просте) та Реєстрація договору:
При створенні бізнес-процесу на підставі будь-якого вхідного документа виду Договір користувач зможе вибрати з цього списку відповідний шаблон.
Для аналізу ходу виконання бізнес-процесів у програмі передбачено низку звітів, приклади яких наведено нижче.