Бізнес-процес - Рахунок на оплату - в Бітрікс24
Будь-який підприємець скаже вам, що процеси, що відбуваються у нього в бізнесі, зовсім не такі, як у інших. Що його бізнес унікальний і він працює так, як ніхто інший. І буде правий.
Однак, є бізнес-процеси настільки схожі або просто уніфіковані, що компанія Бітрікс вирішила запропонувати, нарешті, «не винаходити велосипед». І впровадила у своїх продуктах заздалегідь розроблені бізнес-процеси, характерні для більшості підприємств.
У цій статті я покажу вам, що це за процеси, чому це добре і як із цим працювати.
Отже, що це за бізнес-процеси?
Перейшовши по новій вкладці «Процеси» у розділі «Компанія», ви побачите таке.
Заходжу в перший жебізнес-процес- «Рахунок на оплату».
Ми бачимо список елементів. У цьому бізнес-процесі елемент – це і є рахунок. Управління списком стандартне, як і будь-яким спискомБітрікс24. Керування розділами дає нам можливість створювати ієрархію розділів на кшталт ієрархії папок у Windows. Що, погодьтеся, зручно.
Таким чином, ви можете без жодних проблем відредагувати типовий бізнес-процес , налаштувавши його під себе, якщо є якісь нюанси у вашому бізнесі.
Скажу одразу.Бізнес-процеси в Бітрікс24розроблені дуже професійно, опрацювання питання дуже глибока. Мені знадобилися мінімальні зміни, та й те, чи пов'язані вони були з додаванням кількох функціональних блоків повідомлень, які були необхідні для бізнес-одиниць.
Відзначу ще одну особливість. У типових бізнес-процесах використовується функціональний блок «Установка прав». Таке рідко зустрінеш серед схемімплементованих бізнес-процесів, зроблених власними силами або замовлялися розробнику. Це динамічне призначення прав на документ, залежно від вхідних параметрів. Чудово! Даремно ми цим нехтували.
Ще однією особливістю типового бізнес-процесу, яку також не часто зустрінеш у «саморобних» схемах, є часте використання функціонального блоку «Запис на звіт». Це дозволяє чітко фіксувати як початкові і кінцеві активності з сутностями, що робить система, а й робити конкретні записи для звітності. Самі записи у звіт формуються у процесі виконання бізнес-процесу з властивостей конкретного об'єкта, що обробляється в даному процесі, тобто рахунку в цьому випадку.
Не можна не відзначити також добре продумане угруповання функціональних блоків за допомогою функціональних блоків «Ініціалізація» та «Цикл узгодження».
У вкладці «Налаштування процесу» привертає увагу зручне налаштування полів процесу.
А тепер я покажу вам, як змінити документ і процес під фірму, що реально функціонує, з двома юридичними особами. Ми також зв'яжемо вхідний рахунок з угодою та рахунком нашоїCRM Бітрікс24для контролю та зв'язку закупівлі з продажем.
Потрібно додати поля до документа.
1. Угода CRM (текстове, для вставки URL)
2. Рахунок CRM (текстове, для вставки URL)
3. Сума продажу (числова)
4. Дельта продажу (числове)
5. Наша фірма (платник за рахунком) (список вибору)
У налаштуваннях полів процесу наживаю кнопку «Додати поле». Заповнюю поля форми для конфігурації поля «Угода CRM».
Інші поля створюються аналогічно, описувати їх немаєсенсу, а ось поле «Наша фірма» – випадок особливий. Зупинюся на ньому.
Тип даного поля – список, що дозволяє вибирати лише ті значення, які є у списку вибору. Цей список вибору задаємо ми самі. Робиться це на вкладці "Список".
Задам сортування цього поля зі значенням 25, таким чином щоб поле виявилося нагорі, після «За що платимо». Система змінює всі значення сортування полів і списку полів вийде наступна послідовність.
Отже, поля документа додані.
Створюю новий елемент - тобто рахунок для перевірки, чи з'явилися наші поля в документі і як вони заповнюються.
Все на місці. Я спеціально залишив відкритим список «Наша фірма», щоб показати, що ми правильно налаштували поля документа.
Далі подивимося на документ у динаміці бізнес-процесу.
Натискаю «Додати елемент» у розділі «Процес:Рахунок на оплату». Далі – справа техніки. Заповнюю поля та натискаю «Зберегти». Документ створюється і починаєрух по бізнес-процесу.
Де його шукати та що з ним відбувається? По-перше, рахунок з'явився у розділі «Процес: Рахунок на оплату» у списку рахунків. Це рядок зі значенням «Стилет №7» (ну так мені захотілося купити цю холодну зброю). З цього списку можна редагувати вміст рахунку двічі, клацнувши на відповідному рядку.
По-друге, оскільки в розділі «Процеси» під відповідною іконкою «Рахунок на оплату» чекбокс «Показати в Живій стрічці» увімкнено, відповідний запис з'явиться уЖивій стрічці.
Тут уже видно, що рахунок на оплату «Стилет №7» додав я і він перебуває в стані «Твердження керівником» іпоказано, яким саме керівником цей рахунок може або повинен бути затверджений згідно з прописаним бізнес-процесом.
Ну і по-третє, у розділі "Мої процеси" буде наступна картинка (якщо там будуть ще запущені процеси, то список, природно, буде більшим).
Розгляну ще один цікавий та дуже корисний момент. Якщо відкрити рахунок з будь-якого з трьох описаних вище інтерфейсів і перейти по вкладці «Бізнес-процеси», то нашим очам відкриється наступна картина.
Отже, маємо повну інформацію про життєвий цикл документа.
Подальший рух документа з бізнес-процесу в цій статті описувати сенс я не бачу, все відбувається елементарно. Просто кожен із учасників залежно від своєї ролі натискатиме на кнопки «Затвердити», «Узгодити», «Відхилити» (які, до речі, кастомізуються у функціональних блоках бізнес-процесу) і іноді над цими кнопками запитуватиметься якась додаткова інформація.
Що ми отримали від типових процесів?
При впровадженні Битрикс24 ми відразу ж після налаштування списку користувачів та їх ролей починаємо використовувати всю міць і зручність бізнес-процесів, які у вашій компанії напевно є.
Навіть за відмінностей у типових бізнес-процесах вашої компанії від імплементованих у систему, ніхто не забороняє легко їх змінювати та налаштовувати.
Документообіг прозорий та зручний. Є кілька інтерфейсів управління рухом документів.
Компанія Бітрікс зробила ще один крок назустріч побажанням користувачів запровадженням типових бізнес-процесів.