Цикл Демінга (що це таке, як використовувати для зростання продажів 2019)

Коли ви приймаєте роботу керівникавідділу продажів, важливо оцінити, яку стратегію управління він використовуватиме. Наш досвід показує, що можна отримати відмінні результати, використовуючицикл Демінга.

Бажаєте підібрати інструменти для збільшенняконверсії продажів у вашій сфері бізнесу?

Приходьте на програму Oy-li

Читайте у статті:

Що означає цикл Демінга?
Що таке SMART
Як правильно поставити ціль та розпланувати її виконання?
Принципи проведення ефективних нарад із циклу Демінга
Як переконатися, що керівник відділу продажів знайомий із технікою управління за циклом Демінга?

Що означає цикл Демінга

PDCA цикл Демінга – постійне «коло» дій, спрямованих на вдосконалення бізнес-процесів та продукту, оптимізації процедур та покращення об'єктів. За допомогою такого універсального інструменту, як цикл управління Демінга, можна домагатися підвищення якості в будь-якій галузі бізнесу.

Цикл Демінга або цикл PDCA є алгоритмом дій керівника, який включає 4 стадії. Цикл демінгу складається з наступних етапів

Plan — Плануй
Do-Роби
Check — Перевіряй
Act — Змінюй/Коректуй

Подивимося, як виглядає цикл Демінга приклад. Спочатку ставите цілі в цифрах (plan), потім робите дії (do), які призведуть до цих цілей. Потім перевіряєте результати (check) та вносите зміни (act). І так по колу, доки ви не прийдете до тих цифр, які запланували.

Розберемо докладніше етапи циклу Демінга. Він включає 4 фази.

Планування

На даному етапі аналізується поточне становище, ставляться цілі, розробляються шляхи їх досягнення, складається список заходів та дій, розписуються порядок їх реалізації, кількісні та якісні показники, розподіляється відповідальність.

Здійснення

Коли всі показники намічено, а ролі розписано, починається етап реалізації заходів для досягнення запланованих результатів. Образ дії виконавців у цій фазі, скоріше, є апробацією та тестуванням, аніж остаточним варіантом виконання задуманого.

Контроль, перевірка

За системою звітності відбувається перманентний контроль за виконанням щоденних показників.

Остаточне використання

Цей крок символізує перехід у робочу фазу із застосуванням перевірених методів.

Цикл Демінга допомагає настроїти максимально ефективний контроль за роботою менеджерів. Адже для зростання виручки прискіпливо тестувати нові підходи, аналізувати результати та проводити роботу над помилками.

Використовувати цикл Демінга слід при прийнятті будь-яких рішень: як для перевірки нових ідей, так і для вдосконалення вже діючих технік/продуктів/інструментів.

За допомогою постійних перевірок до, під час та після виявляються слабкі місця процесів, процедур, інструкцій, управління, виховання відповідальності за якість на підприємстві. PDCA служить саме виявлення причин невдач і підтримки всього процесу до усунення дефектів.

На практиці цикл Демінга активно повинен використовуватися у процесі проведення планерок чи зборів із менеджерами.

Що таке SMART

Дуже важливо розуміти, що, працюючи за алгоритмом циклу Демінга, ви повинні оперувати гранично чіткими цілями. Інакше доведеться рухатися наосліп, а будь-яка інтуїтивнакорекція може призвести до непередбачуваних результатів. Найсильнішим інструментом для форматування цілей у бізнесі є технологія SMART. Поговоримо про 5 зашифрованих у назві методики критеріях та про їх особливості.

Конкретність

Це, по суті, найголовніший «агрегатний» критерій, який передбачає чіткий виклад мети. Ясність мети зумовлена 3 параметрами.

Що має бути зроблено
Коли має бути зроблено
У яких кількісних та якісних показниках це виражатиметься

Коли у вас є розуміння щодо кожного з цих 3 моментів, то не залишається місця для вільної інтерпретації поставлених завдань.

Вимірність

Як ви зрозумієте, що мети досягнуто? Або те, що ви хоч на вірному шляху? Для цього вам необхідно розрахувати показники, які безпосередньо корелюватимуть з метою. Простіше кажучи, за умови їх виконання ви послідовно просуватиметеся в потрібному напрямку. У продажах до таких показників відносяться цифри щоденної активності співробітників: дзвінків, зустрічей, презентацій, надісланих комерційних пропозицій, виставлених рахунків тощо.

Досяжність

Досяжність мети виконавцями різного рівня сприймається по-своєму. Тому цей критерій має бути індивідуально відформатований для кожного типу учасників. Для рядових продавців досяжність полягає у суворому дотриманні технології угоди.

Релевантність

Слід завжди запитувати себе: «А наскільки вірна поставлена мета? Чи веде вона до процвітання компанії? Чи після її досягнення можуть виникнути серйозні ускладнення?» Навіть, коли бізнес прагне начебто абсолютно органічної мети – збільшення обороту, завжди слід пам'ятати про «ціну» інаслідки бурхливого розвитку компанії. Перевіряйте цілі на істинність.

Обмеженість у часі

Це простий, але мабуть критичний параметр. У бізнесі всього має бути свій термін і дедлайн. Головне, що потрібно чітко відстежувати, то це реалістичність поставлених термінів. Ви цілком можете виявитися надто оптимістичними або, навпаки, песимістичні у своїх оцінках. Пам'ятайте, SMART є основою, яка дозволить ефективно застосовувати цикл Демінгу.

Як правильно поставити мету та розпланувати її виконання

У бізнесі критично важливо почати застосовувати у межах комерційного підрозділу принцип демінгу. Цикл стартує із фази планування. Мабуть, це найскладніша стадія з PDCA. Вона передбачає всебічний аналіз ситуації. І у разі помилки на цьому етапі наслідки можуть бути руйнівними. Ми пропонуємо кілька інструментів, які дозволять поставити адекватну мету та декомпозувати її до рівня дрібних щоденних дій.

Етап 1 – ставимо адекватну мету

Мета у бізнесі – це прибуток. Чи не дохід, не виручка, а саме прибуток. Прибуток – лише цифра. Цифра від якої залежить все. Тому визначаючись з нею та аналізуючи наявні дані, пропускайте їх через фільтри внутрішніх та зовнішніх факторів.

Джерела доходів
Маржинальність продуктів
Ефект від маркетингу
Скорочення планових цифр на величину від великих випадкових замовлень
Сезонність
Економічна ситуація, курси валют та зовнішні санкції

Етап 2 – робимо мету реалістичною

Щоб зробити мету максимально реалістичною, слід застосувати до неї технологію SMART. Цей інструмент пропонує оцінити ціль за 5 критеріями.

S (specific) -конкретна: цифра запланованого прибутку з урахуванням перелічених чинників.
M (measurable) – вимірна: наявність чітких кількісних показників, виконання яких дасть запланований результат
A (achievable) – досяжна: наявність ресурсів та навичок для виконання цих показників
R (relevant) – релевантна: перевірка мети на істинність. Щоправда, коли йдеться про плановий прибуток і його розмір сформульовано адекватно, істинність такої мети не викликає сумнівів.
T – timebound – обмежена за часом: коли плануєте прибуток, як мінімум, робите це на 1 рік. Але краще, якби ви мали стратегічні плани на 3,5 та 10 років.

Етап 3 – робимо мету здійсненною

Здійсненність та досяжність мети реалізується через декомпозицію. Наведемо простий приклад декомпозиції прибутку.

Визначаємо розмір виручки з частки прибутку на ній.
Підраховуємо кількість угод із урахуванням середнього чека.
Знаходимо кількість лідів за показником конверсії у вирві.
Обчислюємо кількість необхідних щоденних дій для обробки лідів за конверсією між етапами.
Визначаємося зі стандартами праці та необхідною кількістю співробітників.

Проведення ефективних нарад з циклу Демінга

Цикл Демінга найлегше реалізувати, якщо постійно тримати руку на «пульсі» продажів. Це можливо, якщо в компанії прийнята та діє система щотижневих та щоденних нарад та планерок, що дозволяє швидко впливати на ситуацію.

Тижневі збори

Таймінг – 1 – 1,5 години. Основне завдання — контроль підсумків тижня, підтримка «бойового» настрою персоналу та оголошення планів щодо кожного продавця.

Тематичні блоки щотижневих зборів

► 1. Робота над помилками. Кожен продавець отримує зворотний зв'язок та чіткі рекомендації щодо своєї роботи. Усі поради спираються безпосередньо на кейси з невдачами минулого тижня.

► 2. Оголошення планів на тиждень по пайплайну: завдання з операцій та оплати з конкретними датами. Керівник відділу орієнтується на надані менеджерами звіти формою «план на тиждень».

► 3. Обговорення проміжних результатів конкурсів серед менеджерів або підбиття їх підсумків з нагородженням тих, хто відзначився.

► 4. Аналіз виконання ключових показників ефективності –KPI : дзвінки, зустрічі презентації.

► 5. Навчання конкретних співробітників або групи у відповідність до їхніх «проблемних» зон.

Щоденні збори

Таймінг - 1 раз на день на 30 хвилин. Головна користь від них – ефект від функції push, коли ви щодня впливаєте на ситуацію і можете збільшувати конверсію. Мета наради – підбити підсумки за минулий день, затвердити план на поточний день та підбадьорити співробітників.

Можливо, хтось думає, що щоденні збори для окремих сфер бізнесу – марнування часу та недозволена розкіш. Особливо якщо йдеться про сегменти: B2B, B2P, B2G. Якщо у вас довгі угоди, то обговорюйте з менеджерами не плани оплати, а рух по етапах бізнес-процесу продажів.

Тематичні блоки щоденних зборів

Контроль наявності, обговорення та затвердження плану на день.
Підбиття підсумків минулого дня;
Аналіз успіхів та невдач попереднього дня;
Обговорення KPI.

П'ятихвилинки

Таймінг – 3 рази на день по 5 хвилин з окремими співробітниками. П'ятихвилинки необхідні для оперативної корекції результату дня. Як правило, їх проводять раз на три години.

Принципи проведення ефективних нарад із циклу Демінга

► 1. Збори не повинні бути «посидіти» з колегами. Їх потрібно проводити швидко та розглядати всі питання по суті.

► 2. Усіх працівників важливо збирати разом. Тут діє психологія людини — вона працює краще, якщо інші знають про її успіхи та невдачі. Це стимулює його до дій.

► 3. Планерки потрібно проводити один раз на день і ще 2-3 рази збирати менеджерів, щоб швидко обговорити контрольні точки. Це мають бути короткі п'ятихвилинки — бажано об 11.00, 14.00, 16.00. Тоді керівник зможе скоригувати дії менеджерів та виконати денний план продажу.

Наприклад, менеджер заявляє, що клієнт не може оплатити послуги чи товар, оскільки його бухгалтер захворів. Керівник може підказати та направити співробітника: «Дізнайся, хто в них працює замість бухгалтера, хто виконує його обов'язки». Або "клієнт не бере трубку" - "напиши смс або подзвони з іншого номера". Так і працює цикл Демінга – зробили, не вийшло, коригуємо дії, рухаємось далі.

► 4. На нараді важливо підбити проміжні підсумки виконання плану продажу, обговорити подальші кроки, задати настрій на весь робочий день, провести роботу над помилками. Тобто, пройтися по кожному етапу циклу Демінга.

► 5. Варто визначити чіткий порядок проведення зборів:

Факт за вчора (по кожному співробітнику та відділам);
План на сьогодні (по кожному співробітнику та відділам);
Що зробити, щоб повторити успіх чи повторювати дію, що з невдачею;
Підсумки за проміжними показниками ефективності у розрізі виконання місячного плану.

► 6. На зборах керівник повинен записувати все, щокажуть співробітники: коли і скільки клієнт заплатить, скільки дзвінків, зустрічей вже зроблено, які результати, на яких стадіях переговорів є різні угоди. Для строго обліку необхідно мати аркуш із записами з минулих зборів - тоді буде видно результат.

► 7. Усі цифри за планом/фактом продажів потрібно відображати візуально, наприклад, за допомогою Dasnboard (дошки). Це допоможе всім співробітникам бачити повну картину, своє місце та свої результати порівняно з рештою. Використання Dasnboard мотивує менеджерів поліпшення результатів.

► 8. Після зборів бажано надіслати кожному співробітнику скоригований план дій, щоб він розумів, що на ньому лежить відповідальність за його виконання.