Діловодство профспілкової організації
5. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИОбсяг документації, що створюється в профспілковій організації, має тенденцію до постійного зростання.
Діловодство у профспілковій організації ведеться самостійно, окремо від діловодства установи. Порядок ведення діловодства визначають відомчі інструкції, які безпосередньо у установі, у якому перебуває профспілкова організація.
Діловодство профспілкової організації включає:
- реєстрацію вхідної кореспонденції;
- реєстрацію вихідної кореспонденції;
- контроль за виконанням документів;
- формування документів у справи;
- підготовка та здавання документів на архівне зберігання;
- знищення документів.
Персональну відповідальність за організацію та правильність ведення діловодства несе голова профспілкової організації.5.1 Робота з вхідною кореспонденцією.
Кореспонденція, яка надходить до профспілкової організації, реєструється в журналі чи картці, потім розглядається головою чи заступником.
Журнальна система реєстрації вхідної кореспонденції для профспілкових організацій зручніша, т.к. до профспілкової організації надходить не дуже значна кількість документів, порівняно з документами, що надходять, наприклад, до вузу. Для організацій, мають значний документообіг, журнальна форма реєстрації нині застосовується, т.к. застаріла і має низку істотних недоліків.
Форма реєстрації кореспонденції, що надходить, визначається самою профспілковою організацією.
Форма журналу реєстрації вхідної кореспонденції:
На всіх документах, що надходять до профспілкової організації, проставляється в правому нижньому кутку першої сторінки дата надходження та реєстраційний номер журналу реєстрації кореспонденції. Можна проставляти реєстраційний штамп.
Від _____________ Нумерація документів кореспонденції, що надходить, ведеться протягом календарного року.
Документи, які не підлягають реєстрації, передаються за призначенням членам виборних профспілкових органів відповідно до напрямів їх роботи, бухгалтерії, бібліотеки.
Пропозиції, заяви, скарги членів профспілки, що надходять до профспілкової організації в усній чи письмовій формі, реєструються окремо від листів організації. У цих випадках до номера документа додається алфавітна літера прізвища заявника.
Вх. № 12-Б (Борисів) Форма журналу реєстрації листів, скарг, заяв та усних звернень громадян:
Документи, що надійшли, передаються на розгляд голові профспілкової організації та розглядаються їм у день їх отримання або на наступний робочий день.5.2 Порядок роботи з вихідною кореспонденцією
Усі документи, що виходять із профспілкової організації, після їх підписання головою або заступником, реєструються у картці або журналі вихідної кореспонденції. Форма журналу реєстрації вихідної кореспонденції:
На вихідних документах проставляються дата відправлення та реєстраційний номер, наданий за журналом (карткою).
При листах-відповідях на бланку також вказується номер та дата документа, на який надається відповідь.
Відповіді на пропозиції, заяви та скарги повинні містити той самий реєстраційний номер, який надається їм під час вступу. Вихіднідокументи повинні оброблятися та надсилатися в день реєстрації.
Протоколи та постанови профспілкової організації, її виборних органів відправляються за тими самими порядковими номерами, які їм присвоєно.
Витяги з протоколу та копії документів, що направляються в організації та громадянам, а також документи фінансово-господарського порядку засвідчуються печаткою профспілкової організації.
Вихідні документи відправляються до інших організацій різними способами: поштою, факсом, електронною поштою та інших.
5.3 Контроль за виконанням документів
Контроль за своєчасним та правильним виконанням документів, що надходять до профспілкової організації, здійснює голова профспілкової організації або його заступник. Мета контроль – сприяння своєчасному та правильному виконанню рішень, завдань та доручень, та забезпечення отримання інформації необхідної для оцінки діяльності профспілкової організації.
Контрольна діяльність передбачає:
- контроль за виконанням документів по суті поставлених у них питань;
- контроль за відповідністю форми створюваних документів, їх змістом та за своєчасністю виконання.
- облік думки профспілкової організації при прийнятті локальних актів, що містять норми трудового права - до 5 днів;
- облік думки профспілкової організації при розірванні трудового договору з ініціативи роботодавця – до 7 днів;
- за листами організацій – не більше 10 днів;
- за пропозиціями, заявами та скаргами громадян – до 15 днів;
- за документами, які потребують вивчення та перевірки, підготовки довідки та обґрунтування, а також розгляду профспілкового документа – до 30 днів.
- Протокол розбіжностей: складання та направлення - до 10 днів, розгляд до 20 днів.
- постановку документа на контроль;
- перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;
- перевірку та регулювання ходу виконання;
- облік та узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування керівника.
Усі контрольні документи повинні передаватися на виконання під розписку із зазначенням дати отримання документа виконавцем та проставленням позначки «контроль» або знака контролю «К» на документах.
Знімаються з контролю лише виконані документи. Документ вважається виконаним після направлення кореспондентові відповіді по суті. Оформлені та зняті з контролю документи формуються у справі відповідно до номенклатури справ профспілкової організації.
Не рідше двох разів на місяць необхідно проводити вивірку невиконаних у строк документів і за результатами роботи за рік аналізувати виконання документів на засіданнях профспілкового комітету або його президії.
Чітко налагоджений контроль є засобом підвищення ефективності роботи та створення ділової атмосфери у профспілковій організації.5.4 Номенклатура справ профспілкової організації
Для забезпечення правильного формування та обліку справ у профспілковій організації має складатися номенклатура справ.
Номенклатура справ– систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений у встановленому порядку.
До номенклатури справ включаються всі документи, що утворюються у діяльності організації, крім друкованих видань.