Документальне оформлення та облік розрахунків з постачальниками та підрядниками
Будь-яке підприємство у процесі роботи користується послугами сторонніх організацій постачальників та підрядників. Від постачальників на підприємство надходять товарно-матеріальні цінності (сировина, матеріали, запасні частини тощо). Підрядні організації виконують будівельні, науково-дослідні та ремонтні роботи надають послуги (подача тепла, води, газу, електроенергії та ін), необхідних здійснення виробничої діяльності організації.
Зобов'язання з розрахунками з постачальниками та підрядниками виникають між організаціями з операцій, оформленими договорами купівлі-продажу, до яких і договір поставки.
У зв'язку з розбіжністю моментів виконання сторонами договору своїх зобов'язань залежно та умовами договору в організації під час розрахунків із постачальниками і підрядниками може утворюватися як кредиторська, і дебіторська заборгованість.
Для обліку розрахунків із постачальниками та підрядниками використовується рахунок 60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками». До рахунку 60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» можуть бути відкриті субрахунки: «Розрахунки за авансами виданими», «Розрахунки за векселями виданими» та ін.
Усі операції, пов'язані з розрахунками за придбані матеріальні цінності, прийняті роботи або спожиті послуги, відображаються на рахунку 60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» незалежно від часу їхньої оплати.
Освіта заборгованості перед постачальниками та підрядниками за поставлені матеріальні цінності та надані послуги відображається на рахунку 60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» за кредитом; суми виконання зобов'язань перед постачальниками та підрядниками - за дебетом.
Підставою для відображення операцій на рахунку 60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» є належним чином оформлені первиннівиправдувальні документи.
Підставою для прийняття на облік кредиторської заборгованості перед постачальниками є розрахункові документи (рахунки, рахунки-фактури) та документи, що свідчать про факт укладання угоди (товарно-транспортні накладні, прибуткові ордери, приймальні акти, акти про виконання робіт та послуги тощо).
До кредиту рахунку 60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» належить сума, зазначена у розрахункових документах, у межах прийнятих до оплати (акцептованих) сум.
Для погашення заборгованості перед постачальниками та підрядниками організації можуть використовувати готівкові та безготівкові форми розрахунків, а також не грошові форми розрахунків (товарними чи фінансовими векселями, за договором міни, шляхом взаєморозрахунків, шляхом переуступки прав вимоги).
Організації самостійно обирають форми розрахунків за поставлені матеріали, продукцію (роботи, послуги) та передбачають їх у договорах, що укладаються з постачальниками та підрядниками.
Погашення дебіторської та кредиторської заборгованості, що виникла в організації, може здійснюватися або безпосередньо отриманням та видачею готівки з каси організації, або через підзвітних осіб
При розрахунках грошима первинними документами, що підтверджують зроблені розрахунки з постачальниками та підрядниками, є платіжні доручення, прибуткові та видаткові касові ордери, касові чеки.
Оплата матеріалів (продукції, робіт, послуг) грошима відповідно до умов договору може здійснюватися або після отримання та прийняття на облік матеріалів (робіт, послуг) – наступна оплата, або до надходження матеріалів (робіт, послуг) – попередня оплата.
Облік виданих авансів здійснюється окремо.
Суми виданих авансівперераховуються за платіжним дорученням з розрахункового та інших рахунків у банках.
Організація, яка видала товарний вексель (векселедавець), облік заборгованості у ньому веде з рахунку 60 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками», субрахунок 60-3 «Векселі видані».
Векселедавець суму, зазначену у товарному векселі, відносить зменшення заборгованості перед постачальником за отримані товари (роботи, послуги) і водночас відбиває її як кредиторську заборгованість перед постачальником за виданим йому векселем.
Суми відсотків за векселем, а також суми різниць між номінальною вартістю векселя та фактичною заборгованістю за придбані матеріальні цінності, виконані роботи, надані послуги (дисконт) відображаються в обліку у складі витрат на їх придбання.
На рахунку 60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками», субрахунок 60-3 «Векселі видані» заборгованість, забезпечена векселем, значиться досі погашення.
Погашення заборгованості постачальникам та підрядникам може здійснюватися шляхом заліку взаємних вимог.
Залік взаємних вимог між двома організаціями провадиться за умови наявності двох самостійних договорів, у яких визначено об'єкт угоди, різні суми зобов'язань, умови їх погашення. Зобов'язання одного учасника договору припиняються повністю або частково заліком зустрічної однорідної вимоги (взаємозаліком) іншого учасника договору, термін виконання якого настав або термін якого не вказано або визначено моментом запиту. Якщо у зобов'язань, за якими провадиться взаємозалік, встановлені різні терміни виконання, залік може здійснюватися після настання пізнішого з цих термінів.
Залік взаємних вимог може бути проведений або за згодою обох сторін, або зазаяви однієї з них.
Для заліку заборгованості між двома організаціями достатньо заяви однієї сторони договору, яка пред'являється керівнику організації, яка є другою стороною договору. Ця заява є підставою для укладання додаткової угоди про залік взаємних вимог до основних договорів.
Заява однією зі сторін договору про залік взаємних вимог може бути зроблено лише після звірки взаємних заборгованостей та складання акта звіряння розрахунків. Акт звіряння розрахунків складається з урахуванням документів, підтверджують факт укладання угод відповідно до основним договором обох організацій у довільній формі, із зазначенням всіх реквізитів, необхідні проведення взаємозаліків.
Крім акта для документування взаємозалікових операцій, необхідні накладні на відвантаження продукції; прибуткові ордери отримання продукції, товарів; акти про приймання виконаних робіт та послуг, рахунки-фактури тощо. Усі первинні документи під час виконання зобов'язань за договорами постачання взаємозаліком оформляються у загальновстановленому порядку. За фактом погашення заборгованостей шляхом заліку взаємних вимог складається акт взаємозаліку.
При розрахунках з іноземними постачальниками за придбані імпортні матеріали (роботи, послуги) у разі розбіжності моментів виникнення та погашення кредиторську заборгованість за рахунком 60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» утворюється курсова різниця. Курсові різниці включають до складу інших доходів та витрат.
Кореспонденцію рахунків з обліку розрахунків із постачальниками та підрядниками наведено в таблиці.
Кореспонденція рахунків з обліку розрахунків із постачальниками та підрядниками