Документальне оформлення заохочення співробітника
Під заохоченням за працю розуміються публічне визнання трудових заслуг, надання пошани окремому працівникові чи групі працівників, які виражаються у формі застосування встановлених чинним трудовим законодавством заходів заохочення, пільг та переваг.
Колективним договором чи правилами внутрішнього трудового розпорядку організації можуть бути передбачені й інші види заохочень, наприклад присвоєння почесних звань ("кращий бухгалтер", "кращий слюсар", "заслужений працівник організації") та ін. Федеральними законами в окремих галузях економіки затверджено статути та положення про дисципліну (митна служба, морський транспорт, рибопромисловий флот, залізничний транспорт тощо), які також містять положення про заохочення (нагородження відомчими нагрудними знаками, присвоєння почесних звань, занесення до книги пошани та ін.). За особливі трудові заслуги перед суспільством та державою працівники можуть бути представлені до державних нагород. Слід враховувати, що премії, включені до системи оплати праці або виплачувані регулярно, заохоченням не є.
Документальне оформлення заохочення працівників регламентується локальними нормативними актами організації (колективним договором, правилами внутрішнього трудового розпорядку, положеннями про заохочення, преміювання, почесну грамоту, дошку пошани та ін.). У таких актах встановлюються види заохочення, статус та підстави для застосування кожного з них. У будь-якому випадку застосовуються два основні документи - подання до заохочення та наказ про заохочення.
Подання (замість нього іноді використовують доповідну чи службову записку) є документом-підставою для видання наказу. Крім того, підставами в цьому випадку можуть бути доповідні запискикерівника структурного підрозділу, акти, рішення профспілкових органів, ради трудового колективу.
Необхідність візування уявлень, склад посадових осіб і послідовність узгодження залежить від прийнятого організації порядку руху кадрової документації. Наприклад, бухгалтерія підтверджує наявність необхідних коштів, заступник керівника організації, який займається структурним підрозділом, виносить згоду з мірою заохочення. Віза кадрової служби може бути потрібна для підтвердження відомостей про працівника. Послідовність візування має бути встановлена в інструкції з діловодства, за відсутності якої документи передають від молодших посадових осіб старшим. Наприклад, послідовність може бути такою: служба кадрів, керівник структурного підрозділу, у підпорядкуванні якого знаходиться працівник, бухгалтерія, заступник керівника організації, який займається роботою даного структурного підрозділу.
Кадрова служба передає подання керівнику організації для отримання його резолюції, в якій необхідно відобразити згоду з запропонованим заходом заохочення, виконавця та термін виконання. Резолюція має містити підпис та дату. На підставі позитивної резолюції кадрова служба готує проект наказу про заохочення, текст якого оформляється в уніфікованій формі N Т-11 (про заохочення кількох працівників – у формі N Т-11а). Приклад цього документа представлений у додатку 2. Змістовна частина містить такі відомості: прізвище, ім'я та по батькові співробітника, його табельний номер, посада (професія), структурний підрозділ. Далі викладається мотив заохочення, наприклад, нагородження орденами та медалями, присвоєння почесних звань, виконання особливо значущих завдань, ювілей тощо. Наказ має міститивказівка виду заохочення (подяка, цінний подарунок, почесна грамота, премія та ін.).
Проект наказу прийнято візувати у випадках, коли не проводилося погодження подання. Якщо на поданні є необхідні позначки, то візувати ще й наказ недоцільно – він одразу передається на підпис керівнику організації.
Уніфікованими формами N Т-11 та N Т-11а, затвердженими Держкомстатом України, не передбачено процедури візування - вони не містять відповідної зони. Проте за необхідності, наприклад, якщо порядок узгодження наказів у конкретній організації встановлено локальними нормативними актами, можна додати необхідні реквізити в уніфіковану форму. Відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 візи розташовують у нижній частині листа на обороті оригіналу наказу.
Згідно з п. 10 Правил підставою для запису про нагородження, зроблене роботодавцем, у трудовій книжці є відповідний наказ (розпорядження) роботодавця не пізніше тижневого строку. У цьому вона має точно відповідати тексту наказу (розпорядження). Приклад такого запису наведено у додатку 4. Кількість екземплярів наказу залежить від прийнятого в організації порядку формування справ, але як мінімум їх має бути два. Перший екземпляр залишається на зберіганні у службі кадрів, у справі з наказами, а копія передається до бухгалтерії для нарахування на особовий рахунок працівника відповідних коштів. Якщо в організації ведуться особисті справи співробітників, то в них мають бути оригінали уявлень і завірені копії наказів. Якщо накази про заохочення прийнято оголошувати колективу, потрібно зробити ще одну копію документа – для ознайомлення.
Приклад занесення запису про заохочення до особистої картки працівника Додаток 3.Приклад запису про заохочення
Приклад оформлення запису про заохочення у трудовій книжці Додаток 4. Приклад оформлення запису про заохочення у трудовій книжці
Л. Санкін Доцент кафедри документознавства РДГУ Москва / "Кадровик.ру", 2011, N 1