Електронний та паперовий архів документації
- Про компанію
- Про компанію
- Про компанію
- Історія компанії
- Сертифікати та подяки
- ЗМІ про нас
Документи є необхідною частиною конструкторсько-технологічної підготовки, т.к. визначають готовність процесу до наступного етапу ланцюга життєвого циклу. Електронний архів документації в системі 1С:PDM є невід'ємною частиною роботи користувачів з вмістом та з атрибутивною частиною документів, електронним документообігом, версіонуванням документів, а також різноманітними бізнес-процесами життєвого циклу документації.
Основною сутністю в електронному архіві у системі 1С:PDM є документ, що несе атрибутивну інформацію. До документа додаються файли, які можуть бути організовані за ієрархічним принципом папка-файл. Електронне сховище дозволяє зберігати та ідентифікувати вміст файлів за цифровими ідентифікаційними кодами, тобто. за вмістом.
Документи можуть бути згруповані до папок, не залежних від ЕСІ. Але кращий варіант - це зберігання документів в електронній структурі виробу. Документи можуть бути пов'язані не тільки з файлами зі сховища, але й папками. Кожен документ має свою картку - набір параметрів, що характеризують цей документ. Крім картки документ має стан та стадію, що визначає його фазу у життєвому циклі.
Керування документами, а також будь-якими елементами PDM здійснюється через провідник, в якому можна створити ієрархію документів, видалити або додати папку документ. За допомогою провідника документи можна запозичувати до структури виробу.
Узгодження та затвердження, зміна станів
Організації ефективногодокументообігу сприяє, крім структурованого архіву, ще й бізнес-процеси управління, до яких входять процеси узгодження-затвердження, а також бізнес-процес зміни станів.
Елементи та документи системи 1C:PDM мають спеціалізовані параметри – Стан та Стадія. Параметр Стан відповідає за готовність документації на вироби до наступного процесу по ланцюжку, а параметр Стадія – за вказівку фази ЖЦ виробу, на якій знаходиться виріб або його ревізії. Параметр Стан застосовується до документів, а Стадія – до елементів виробу. Однак для нерозривного зв'язку між виробом та документами обидва ці параметри існують і для документів, і для елементів виробу. Вираз Статус документа тут ідентичний виразу Стан документа. При готовності документів чи ЕСІ ініціюється бізнес-процес зміни стану.
Бізнес-процес зміни стану – це складний механізм, що діє, крім безпосередньо зміни стану, ще й механізми узгодження, розсилки повідомлень, відповідей на повідомлення, зміни групових політик безпеки, автопереклад станів ревізій елементів та багато іншого. Його роботу можна описати так: після чергової стадії ЕСІ та документація поміщаються у спеціалізований документ, який показує поточний стан елементів та наступний стан по ланцюжку ЖЦ.
Кожному користувачеві, залежно від ступеня участі, приходить повідомлене або діяльне доручення, реакція на яке дозволить бізнес-процесу рухатися далі ланцюжком подій. Як тільки всі доручення бізнес-процесу виконані, бізнес-процес змінює стан елементів, застосовує групову політику і завершується, залишаючись збереженим для подальшого аналізу.
Архів паперових документів
Для використання 1С:PDM службою технічного архіву підприємства у системі передбачено робоче місце працівника архіву. Система дозволяє вести облік та контроль архівних документів за ГОСТ 2.501.88 «Правила обліку та зберігання». Система зберігає картотеку паперового документа для швидкого пошуку та керування.
В основі управління паперовим архівом лежить поняття інвентарної книги, в якій знаходяться картки обліку документів, що підлягають тиражуванню, обліку змін тощо. Інвентарні книги є ієрархічний довідник, у якому зберігаються картки обліку документів. За допомогою папок усередині цього довідника можна віднести певні картки обліку до різних інвентарних книг.
Використання 1С:PDM службою архіву забезпечує:
- Напівавтоматичне заповнення картки обліку даними з 1С: PDM;
- Ручне та автоматичне заповнення абонентів документа;
- Зберігання файлів паперового оригіналу;
- Ручне та автоматичне заповнення інформації про видані копії документа;
- Складання заявок на тиражування документів;
- отримання звіту "Видані копії";
- Автоматичне формування заявки на тиражування документів за зареєстрованим повідомленням про зміни;
- Перегляд даних щодо змін у картці обліку;
- Відстеження стану документа: архів, анульований, замінений.
Кожна картка обліку містить список документів та їх ревізій, які підлягають обліку. Однією картці може відповідати один документ та кілька його ревізій, поданих у списку документів. Документ та його ревізії можуть бути надруковані на різних твердих копіях, і тому для правильного обліку інвентарнихномерів у разі використовується поле «Зміна», яке надає унікальність ревізії у межах загального інвентарного номера.
Для поточної роботи підрозділу, який випустив оригінали документів або провідному спостереження за виготовленням виробу у виробництві, виділяють екземпляр копій відповідних документів. Тиражування документів у системі PDM починається зі створення спеціалізованого документа – заявки на тиражування. Заявка на тиражування має бути створена за необхідності обліку виданих копій та є підставою для оформлення видачі. Без оформлення заявки на тиражування не може бути оформлена видача.
Заявка на тиражування є електронним документом, в якому необхідно вказати документи, що підлягають тиражуванню. У списку документів, у заявці на тиражування, необхідно вказати абонентів та кількість необхідних копій.
Видача копій оформляється електронним документом видачі копій. Цей документ оформляється на підставі заявки на тиражування та завжди містить різницю між документами, зазначеними у заявці на тиражування, та документами, зазначеними у видачі.
Таким чином, на основі однієї заявки на тиражування може бути оформлено кілька документів видачі доти, доки кількість виданих не буде дорівнює кількості запитуваних за заявкою на тиражування. У заявці на тиражування є спеціалізований звіт, який дозволяє побачити, скільки копій документів видано, а скільки ще залишилося видати.