ЕТИКЕТ СЕКРЕТАРЯ
«Давайте людям відчути їхню значність і робіть це щиро» ДЕЙЛ КОРНЕГИ
Під етикою у сенсі розуміється система універсальних і специфічних моральних вимог і норм поведінці, реалізованих у процесі життя. Відповідно, етика ділових відносин виділяє одну із сфер суспільного життя. 1. Базуючись на загальнолюдських нормах і правилах поведінки, етичні норми службових відносин мають деякі відмінні риси. Етиці ділових відносин приділяється останнім часом все більша увага. Це виявляється у збільшенні обсягу навчальних програм у системі вузівської та післявузівської підготовки з відповідних дисциплін. Курси вивчення основ загальної етики поведінки вводяться також у деякі шкільні програми, у систему середньої спеціальної освіти, причому з часом охоплення навчальних закладів подібними курсами збільшується. При цьому необхідно підкреслити, що поняття «професійна роль» включають не лише здібності до виконання посадових обов'язків, а й навички взаємин із зовнішнім оточенням (колегами, керівництвом, підлеглими, клієнтами, партнерами тощо) у процесі реалізації зафіксованих для конкретної посади професійних завдань чи функцій. Дотримання етики ділових відносин одна із головних критеріїв оцінки професіоналізму, як окремого співробітника, і організації загалом.
2. ОСНОВНА ЧАСТИНА
2.1. ЕТИКЕТ СЕКРЕТАРЯ
Вітаються першими, хто увійшов (або підійшов) незалежно від статі, а також: підлеглі – з керівниками, молодші – зі старшими, чоловіки – з жінками. У тому самому порядку представляються і репрезентують одних іншим. Здоровуючи, представляючись, необхідно подивитися в очі один одному. Прийнятоцікавитися здоров'ям, справами знайомих вам членів сім'ї людини, що вітається вами. Привітання Секретар вітає доброзичливою усмішкою всіх, хто заходить до приймальні. Особливе правило: секретар вітає свого керівника, керівника найвищого рангу та почесних гостей, встаючи через робочий стіл, якщо бачить їх у цей день вперше. Секретарю не слід першою подавати руку для рукостискання. Але відповідати на рукостискання треба. Ваша рука при цьому не повинна бути млявою та неживою. Представлення Секретар може представляти своєму керівнику всіх відвідувачів, крім безпосереднього вищестоящого керівництва. Виконуючи ділові доручення, секретар повинен і сам представитися. Якщо вам необхідно звернутися до людини, яку ви бачите вперше, використовуйте загальноприйняті фрази: Будьте люб'язні, представтеся. З якого питання? Під час зустрічі жінок першою вітається та, що йде з чоловіком. При зустрічі подружніх пар вітаються жінки, потім чоловіки з жінками, потім чоловіки один з одним. Подаючи руку, жінка не зобов'язана знімати рукавичку. Виняток становить випадок, коли вона вітається з людьми похилого віку. Зняття жінкою рукавички – знак особливого розташування. Цілувати руку у нас прийнято тільки заміжнім жінкам, причому більш доречно це робити в приміщенні. Цілуючи руку, чоловік повинен трохи нахилитися, одночасно підносячи руку жінки до своїх губ. Жінка має підняти руку, не змушуючи чоловіка нахилятися. Якщо один із учасників ділової зустрічі чхнув, він повинен тихо вибачитися. При цьому оточуючі роблять вигляд, що нічого не відбулося (відмітин, що чхати не прийнято, тому поклик, що відчув, повинен зробити запобіжну дію, наприклад, потерти носові пазухи іперенісся). Якщо керівник доручив почастувати відвідувачів чаєм, кавою, слід поцікавитися, що вони воліють. Подаючи замовлене гостям, необхідно посміхнутися їм. Якщо один із присутніх упустив ложечку, не прийнято, щоб він піднімав її. Це зробить пригощала після відходу відвідувачів.
2.2. ЗАСОБИ СТВОРЕННЯ ПРИВАЖАЛЬНОГО ІМІДЖУ
2.3. ТЕХНІКА СПІЛКУВАННЯ ПО ТЕЛЕФОНУ
2.4. ОРГАНІЗАЦІЯ НАРАД
зустрічає їх перед входом до приміщення, де проходитиме нарада, вітає кожного та запрошує пройти на нараду. Учасники наради реєструються. Одночасно з реєстрацією бажано проводити і проставлення відміток на посвідченнях про відрядження. Під час реєстрації учасникам видаються, якщо раніше розіслані, розмножені їм документи. Також може видаватися канцелярське приладдя, що передбачається заздалегідь і закладається у кошторис наради. У перерві можуть бути організовані кава-паузи, коли учасникам пропонуються чай, каву і т.д., а також виставка-продаж літератури.
2.5. ПРИЙОМ ВІДВІДАЧІВ
2.5.1. ПРИЙОМ СПІВРОБІТНИКІВ
2.5.2. ПРИЙОМ ВІДВІДАЧІВ З ІНШИХ ОРГАНІЗАЦІЙ
2.6.2. ПРИЙОМ КОМАНДОВАНИХ
Організуючи прийом відряджених працівників, секретар повинен дізнатися, чи погоджено це відвідування заздалегідь; з'ясувати питання, яким прибув відвідувач; відзначити посвідчення про відрядження; поцікавитися, чи забезпечений відряджений фахівець готелем, і якщо ні, то допомогти йому у вирішенні цього питання. Якщо на прийом прибуває делегація, то секретареві слід заздалегідь подбати про виділення співробітника, який супроводжуватиме її. Під час прибуття іноземної делегації секретар повинен подбати про наявність перекладача та сувенірів для членівделегації.