Головний офіс організації став філією
Статті на тему
Я працюю кадровиком в організації, зареєстрованій у Москві. Не від хорошого життя, а бажаючи заощадити на оренді, засновники організують восени переїзд компанії в Тулу. Але переїзд має бути хитрим: у Москві – на місці головного офісу – буде створена філія. Планується, що частина співробітників продовжить роботу у філії на колишніх посадах, а частина (переважно керівний склад) переїде до Тули і працюватиме у головному офісі. Ось така чехарда. Добре, що співробітники згодні на будь-які зміни. Головне питання: як оформити продовження трудових відносин із тими, хто залишається в Москві? Боїмося помилитись, тому й звертаємося за допомогою.
Але що робити зі співробітниками, які залишаються працювати у філії на колишніх посадах? Чи вносити зміни до їхніх трудових договорів та інших документів? При відповіді на це непросте питання необхідно враховувати, що зміни не торкаються:
3) найменування посади, трудову функцію та розмір оплати праці працівників.
Що зміниться для тих співробітників, які залишаються в Москві? Визначена сторонами умова трудового договору місце роботи. Нагадаємо, що відповідно до абз. 2 ч. 2 ст. 57 ТК Україна умова про місце роботи із зазначенням відокремленого структурного підрозділу та його місцезнаходження у разі, коли співробітник приймається для роботи у філії, представництві чи іншому відокремленому структурному підрозділі, розташованому в іншій місцевості, обов'язково для включення до трудового договору. У нашій ситуації працівники не приймаються на роботу до філії, але у зв'язку з реорганізацією змінюється структурний підрозділ, у якому вони працюватимуть. Фактично вонипереводяться на роботу до філії (до речі, це можливо лише за згодою співробітників), що має знайти відображення у додаткових угодах до їх трудових договорів.
Наша довідка
Філією називається відокремлений підрозділ юридичної особи, розташований поза місцем її знаходження та здійснює всі його функції або їх частину, у тому числі функції представництва. Керівник філії призначається юридичною особою та діє на підставі її довіреності. Філії повинні бути зазначені в установчих документах юридичної особи, що їх створила (8) (ст. 55 ДК РФ) .
До підписання угоди про переведення на іншу постійну роботу ознайомте співробітника з усіма документами щодо його майбутньої діяльності, з якими він не був ознайомлений раніше
Як змінити умову про місце роботи? Оформити переведення співробітників, що залишаються в Москві, до іншого структурного підрозділу - з головної організації до філії. Тим більше, що в нашому випадку працівники на такі зміни згодні.
Процедура перекладу така.
Крок 1 Надіслати працівникові письмову пропозицію про переведення до філії
Крок 2 Ознайомити працівника з документами, пов'язаними з його трудовою діяльністю після перекладу
Співробітників необхідно ознайомити лише з тими документами, з якими вони не були ознайомлені раніше. У ситуації в компанії можуть бути прийняті документи, наприклад, що стосуються діяльності філії.
Крок 3 Укласти додаткову угоду до трудового договору
Крок 4 Видати наказ про переведення співробітника на іншу роботу
Переведення співробітника в іншу постійну роботу завжди оформляється наказом роботодавця.
Крок 5 Вирішити питання з інструктажем з охорони праці
Відповідно до ч. 2 ст.225 ТК Україна для працівників, які переводяться на іншу роботу, роботодавець зобов'язаний провести інструктаж з охорони праці, організувати навчання безпечним методам та прийомам виконання робіт та надання першої допомоги постраждалим.
Однак у нашому випадку у співробітників не змінюються трудові функції та робочі місця, а отже, інструктаж проводити не потрібно. Радимо всі журнали реєстрації інструктажів залишити у філії, а в головному офісі (в Тулі) завести нові журнали, тим більше що всіх співробітників нового офісу доведеться інструктувати з охорони праці.
Крок 6 Внести запис про переведення до трудової книжки
Відомості про переведення на іншу постійну роботу мають бути внесені до трудової книжки(ч. 4 ст. 66 ТК РФ). У графі 3 розділу «Відомості про роботу» робляться записи у точній відповідності до наказу про переведення(приклад 4).
З наказом про переведення працівник має бути ознайомлений під розпис до початку виконання ним нової роботи
Крок 7 Оформити особисту картку
У графі «Структурний підрозділ» розділу III «Прийом на роботу та переклади на іншу роботу» трудових книжок обов'язково вказується, що переклад зроблено в відокремлений структурний підрозділ (філія)(приклад 5).
Для грамотного та своєчасного оформлення документів у нашій ситуації потрібно вирішити ще одне питання. Яким чином буде організовано кадрове діловодство у компанії, що має філію в іншому регіоні?
На практиці роботодавці обирають або централізоване діловодство, при якому всі документи оформляються в головному офісі, або децентралізовану модель, коли повноваження щодо ведення кадрової документації делегуються відокремленим структурним підрозділам.
Якщо головний офіс компанії стаєфілією, співробітники, що залишаються в ній, повинні бути переведені на іншу постійну роботу до відокремленого структурного підрозділу.
Пропозиція про переведення на іншу постійну роботу до філії
Додаткова угода до трудового договору при переведенні працівника у філію (фрагмент)
Наказ про переведення працівника на іншу постійну роботу до філії (фрагмент)
Запис у трудовій книжці працівника про переведення з головної організації до філії
Особиста картка працівника (фрагмент)