Як не завалити ІТ-проект
Значна частка ІТ-проектів закінчується невдачею. Причини цих невдач різні, але всі, хто займався цією проблемою, сходяться в одному: ретельна підготовка знижує ризики невдач. Питання у тому, що робити під час цієї підготовки? Як правильно підготувати проект так, щоб він успішно завершився?
Чому проекти зазнають невдач?
Традиційно вважається, що потрібно запланувати всі кроки, розписати завдання та все буде добре. Однак, якщо проаналізувати невдалі проекти, стане зрозуміло, що практично у всіх було проведено таку попередню роботу і все було ретельно сплановано.
Головна причина невдач ІТ-проектів – це не недостатньо детальні плани. Переважна більшість проектів зазнають невдачі через недооцінку опору змін. Потім при розборі польотів це кваліфікують як «людський фактор».
Специфіка кожного ІТ-проекту у тому, що він реалізує нематеріальну ідею. В ході кожного проекту створюється новий, унікальний продукт, бізнес-процес чи ще щось… Важливо те, що до закінчення проекту точні параметри кінцевого продукту нікому невідомо. Це зумовлює високий рівень невизначеності.
Друга особливість ІТ-проектів полягає в тому, що вони завжди спричиняють зміну способу, порядку або умов роботи людей. Адже це люди працюють із програмами на комп'ютерах. Тобто переважна більшість ІТ-проектів призводять до потреб організаційних змін.
Ці два фактори: висока невизначеність разом із неминучістю організаційних змін та формують опір змінам. Воно виникає завжди, у будь-якому ІТ-проекті, у будь-якій компанії. Значимість цього опору тим вища, що більше людей цей проектторкнеться. Вплив опору змін на ІТ-проект завжди великий.
Подолайте опір до початку змін
Я вже писав раніше про природу опору змін і про те, як цей опір долати. Стисло нагадаю кілька важливих речей:
- в основі опору змін лежить психологія людини, а чи не злий умисел, тому опір неминуче;
- подолання опору полягає у створенні правильної мотивації для швидкого проходження етапів кривої змін, наказати жити по-новому не можна
Ідея досить проста: залучити ключових співробітників до роботи з підготовки проекту, щоб основні негативні чинники впливу змін вони пережили «на папері», під час підготовки проекту. Тоді в активній фазі, коли зміни відбуватимуться насправді, вони будуть більш підготовленими та замість опору дадуть додаткову підтримку.
Чому таке можливе?
Графічно це можна проілюструвати так:
У ході правильно організованого процесу підготовки проекту, кожен із учасників робочої групи моделює та приміряє до себе майбутні зміни: заперечує пропозиції колег, тримається за власний досвід, сперечається і так далі,цим він переживає всі стадії процесу змін, без змін. Він стає більш підготовленим на момент початку перетворень і готовий до негативних реакцій його колег – він сам їх переживав і знайшов аргументи на користь змін. Це дозволяє значно знизити опір.
Що робити на практиці?
Теорія - це добре і красиво, а як цього досягти на практиці? Для цього, під час підготовки проекту, слід дотримуватися дуже простих рекомендацій.
1. Визначте хто замовник
Не буває успішних ІТ-проектів без Замовника (саме так, з великої літери). Замовник – це той, хто на запитання «Вам потрібні результати цього проекту?» завжди відповість «Так!» і простими словами, дуже швидко зможе пояснити, що це за результати та яку користь принесуть.
Якщо ви ІТ компанія і реалізуєте проект для зовнішнього замовника, то Замовник, як апріорі є. Але це завжди так. Часто буває, що замовником за договором виступає ІТ-служба, яка є виконавцем усередині компанії.
У кожного ІТ проекту обов'язково має бути Замовник, а краще кілька, з функціональних, не ІТ підрозділів. Це різко підвищує шанси проекту на успіх. Буде дуже здорово, якщо початок проекту буде закріплено наказом та поставлено у план робіт не лише ІТ департаменту.
2. Декларуйте цілі
У проекту мають бути ясні цілі. Це здається очевидним, але питання «а навіщо ми разом цим займаємося» не завжди знаходить відповідь. Потрібно закріплювати на папері конкретні та вимірні цілі. Чи не «підвищення ефективності роботи», а «зменшення часу обробки. ». Це дуже важливо, оскільки саме досягнення цілей є основою підтримки проекту з боку його учасників.
3. Зберіть команду
Це звичайнапрактика, коли ІТ-проекти готують самі ІТ-шники, вони мучать усіх питаннями «що вам потрібно», потім довго пишуть ТЗ, потім це ТЗ виконують і результат буває нікому не потрібний. На цю тему є маса карикатур та публікацій. Щоб цього не було, потрібно, щоб команда підготовки проекту складалася з керівників відділів та/або ключових співробітників тих підрозділів, які пожинатимуть плоди автоматизації. ІТ-шники на етапі підготовки мають виступати як експерти, як методологи, але не як провідні проекти.
4. Фіксуйте образ майбутнього
Переважна більшість, мета ІТ проекту – зміна якогось бізнес процесу чи окремих процедур. Тобто наперед передбачається, що робота людей зміниться. Точно зміниться відповідальність за введення та використання інформації, зміняться порядки. Дуже часто команда впровадження або «керівництво», тобто драйвери процесу змін, вважають це само собою зрозумілим: «Але це і так зрозуміло, що працювати потрібно буде по-іншому», кажуть вони.
Але це«потрібно буде по-іншому»і є найстрашніше для співробітників. Дуже важливо занурити учасників процесу змін у майбутнє — разом з ними придумати та описати, як буде організована робота, які у них будуть нові інструменти, як вони передаватимуть один одному папірці і так далі. Важливо, щоб зміни спочатку були пережиті при моделюванні та описі бізнес-процесів, а не при їхній реальній зміні. Це критично знижує опір змінам.
5. Знайдіть користь для всіх
"Як буде краще?", "Що для вас важливо?", "Чого не можна допустити?", "Як ви вважаєте?" — це головні питання, які керівник ІТ проекту має ставити учасникам групи впровадження та співробітникам задіяних у проекті підрозділів на етапімоделювання майбутнього – опис бізнес-процесів. Кожен із учасників групи має самостійно знайти та зафіксувати для себе те, яку користь проект принесе саме йому – це забезпечить успіх ваших перетворень.
6. Не лінуйтесь писати
"Те, що написано пером, не вирубати і сокирою" - народна мудрість. Вважайте, що те, що не зафіксовано на папері, не існує. Якщо ви придумали суперпроцес, сиділи, все спекотно сперечалися, кивали, але ви не попрацювали документально зафіксувати його в зрозумілій формі - будьте впевнені, через день все про нього забудуть і наступне обговорення ви почнете з чистого аркуша - ніби нічого не було! Тому якщо ви хочете, щоб ваші ідеї не пропали – записуйте, документуйте!
Ухиляння від прийняття рішень – часта помилка ІТ-менеджера. Якщо Вас запитують: «Як ти вважаєш, як краще?», не відповідайте у стилістиці «Ну… це як тобі краще, так і краще. ». Скажіть вашу думку, впевнений, вона у вас є.
9. Плануйте використання до фіксації результату
Дуже просте правило: "Зроблено" - це не означає "Я зробив", це означає: "Мені сказали, що те, що я зробив корисно".
Про це багато говорять, але мало хто турбує себе отримати підтвердження того, що результат проекту затребуваний і приніс комусь користь. А це дуже важливо. Тому, плануючи проект, потрібно не обмежуватися розробкою та прийманням, а закладати також час та ресурси на оцінку результату Замовником. Заздалегідь подумати разом з ним про те, як він оцінюватиме результат.
10. Напишіть звіт
Навіть якщо вас не просять і так не прийнято, напишіть звіт після закінчення проекту. По-перше, це явно дасть знати, що він завершився. Часто цієї точки не вистачає. А по-друге – це буде очевиднимдекларацією результатів проекту, яким потрібно буде оцінити. Адже якщо немає результату – то немає оцінки.
На тлі тих титанічних зусиль, які довелося докласти всієї компанії, щоб зробити все задумане, на тлі суперечок, розчарувань і безсонних ночей, цілі та завдання проекту часто розчиняються, його результати стають зрозумілими. І без такої фіксації результатів учасники проекту можуть залишитись незадоволеними своєю роботою.
Коротко опишіть цілі проекту, дайте свою оцінку, досягнуті вони чи ні. Проведіть аналіз досягнень та невдач, напишіть про те, що отримало кожен задіяний у проекті підрозділ, дайте оцінку змінам, позначте учасників проекту, виділіть тих, кого хочете відзначити особливо. Надішліть звіт групі впровадження і своєму керівнику, навіть якщо у вас так не прийнято в компанії – ви побачите наскільки позитивний це дасть результат.
Ви можете допомогти і перевести небагато коштів на розвиток сайту