Як оформити повернення товару постачальнику, інструкція

«Як найкраще оформити повернення неякісного товару постачальнику, оскільки отримана партія продукції має серйозні відхилення від характеристик, обумовлених у договорі поставки?»

З подібними питаннями представники торгових компаній дедалі частіше звертаються до юристів.

Єдиної відповіді на це питання немає, кожна ситуація потребує індивідуального підходу до її вирішення. Повернення продукції постачальнику можливе відповідно до законодавства або за умовами договору між покупцем та постачальником.

Коли можна здійснити повернення товару постачальнику?

У Цивільному кодексі України, саме у 30 його главі згадується 7 чинників, які виправдовують повернення торгової поставки продавцю. Отже:

1. Продавець передав покупцю продукції менше, ніж зазначено у договорі, про що свідчить акт, складений у момент прийому продукції. У такій ситуації, відповідно до ст.466 ДК РФ, останній може відмовитися від усієї поставки і не оплачувати її, вимагати надати брак товару або повернути всю партію і стягнути сплачені кошти.

2. Асортимент продукції відповідає тому, що у договорі. Стаття 468 ЦК Україна в такому разі наказує покупцеві або відмовитися приймати цю поставку, або, якщо вона вже оплачена, вимагати повернення коштів.

3. Отримані вироби виявляються неякісними або їх характеристики суттєво відрізняються від тих, що зазначені у укладеному договорі на постачання та акт це підтверджує. У разі, як й у всіх інших, покупець має право вимагати повернення грошей від постачальника. Законним також буде вимога про заміну неякісного товару аналогічним з відповідними параметрами (ст.475 ЦК України).

4. Отриманий товар некомплектний: відсутні документи, комплектуючі чи інше приладдя. У цій ситуації покупець має право наполягти на відповідному зниженні покупної ціни чи доукомплектуванні продукції, якщо постачальник не погоджується на жодну з умов – відмовитися від виконання умов договору (ст. 480 ДК РФ).

5. Якщо отриманий товар надійшов у невідповідній упаковці/тарі, вона порушена або відсутня зовсім, то покупець повинен вимагати усунути цю ваду або повернути продукцію постачальнику (ст.482 ЦК України).

6. Покупець отримав інформацію про виробі над повною мірою чи, взагалі, не отримав її (ст. 495 ДК РФ).

7. Якщо є прецедент неодноразових порушень термінів поставок (ст. 523 ЦК України).

А що на практиці?

Повернення товару сьогодні не така вже й рідкість. Найчастіше між двома торгуючими компаніями (покупцем та постачальником) укладається договір про повернення непроданої продукції, наприклад, сезонної. Незалежно від того, повертається товар належної чи неналежної якості, операція має бути оформлена документально належним чином. Для цього слід підготувати:

Товарно-транспортну накладну
Акт
Лист-претензію

Товарна накладна та акт

Насамперед, при оформленні повернення виписується товарна накладна. Як її часто використовують форму №ТОРГ-12. На ній ставлять позначку «Накладна на повернення неякісного товару», а у графі «Підстава» зазначають номер документа, згідно з яким продукцію визнано неякісною. Цим документом є акт і він має включати такі пункти:

Дату та місце оформлення
Склад присутньої комісії
Номери товарно-транспортної накладної та договору напостачання, а також інші необхідні реквізити
Список неякісних товарів, зазначення недоліків некомплектності та інші зауваження
Висновок присутнього експерта
Вимоги покупця до постачальника щодо повернення товару чи коштів, заміни чи доукомплектації виробів

Як очевидно з переліку основних пунктів, акт мають складати у присутності комісії, до складу якої входять представники обох сторін. За згодою постачальника оформлення документа може відбуватися і його участі. Акт у ряді випадків складається у присутності експертів та представників незалежних компаній. За основу документа рекомендують брати форму №ТОРГ-2. Цей документ є законною підставою для пред'явлення вимог постачальнику або продавцю.

Понад те, вчасно оформлений акт допомагає отримати відшкодування витрат пов'язані з зберіганням неякісної продукції повною мірою.

Закон дозволяє вносити незначні зміни до форм ТОРГ-2 та ТОРГ-12. Тому кожна компанія може робити акт і накладну зручнішим, не торкаючись основних граф.

Лист-претензія

Суворих правил оформлення цього документа не передбачено, все залежить від прийнятого у компанії стандарту діловодства. Але, незважаючи на це, лист повинен бути складений на фірмовому бланку та містити такі дані:

Такий лист підписується посадовцем, яка має юридичне право представляти компанію перед постачальником. Правильно та грамотно оформлені вимоги дозволяють задовольнити претензії, враховуючи інтереси обох сторін та не доводячи справу до суду здійснити повернення грошей від постачальника.

До додаткових документів відносять копії договору на постачання партії продукції, накладної,платіжного доручення та акта приймання-передачі.

Чим загрожує оформлення повернення неналежним чином?

Неправильно оформлене повернення товару постачальнику тягне у себе серйозні наслідки як адміністративної відповідальності. Наприклад, якщо передаючи продукцію постачальнику не оформити документи, які б підтверджують невиконання ним умов поставки (акт і претензія), то з погляду Податкового кодексу така операція розцінюється як зворотна реализация. Тобто по суті відбувається не повернення продукції, а угода купівлі-продажу. Це порушує регламент роботи з готівкою та веде до накладення штрафу.

Терміни повернення

При виявленні неякісної продукції чи його невідповідності умовам договору для оповіщення постачальника звідси існують певні терміни, регламентовані Цивільним Кодексом РФ.

Вироби із зазначеною виробником гарантією слід повернути протягом цього періоду, товар з терміном придатності – пізніше його закінчення.

В інших випадках, якщо інше не обумовлено договором, повернення продукції, згідно ст.477 ДК РФ, здійснюється в строк не пізніше 2-х років після передачі товару покупцю. Насправді зустрічаються й більш тривалі терміни повернення поставки, якщо це передбачено договором чи законом.