Як убезпечити витрати на оренду нерухомості, Журнал «Головна книга», № 3 за 2012 р.

У тих компаній, які не мають власної нерухомості, орендні платежі можуть становити значну частку всіх витрат. Але при цьому часто для прискорення процесу чи просто через безладність керівництва «орендні» документи (договір та акт приймання-передачі майна) оформлюються постфактумом або не оформлюються взагалі. Орендодавець із задоволенням приймає плату. А от для орендаря це суттєві податкові ризики — за відсутності документів чи недоліків у них інспектори у разі перевірки просто знімуть відповідні витрати.

Давайте розглянемо основні ризики при оренді і «підстелимо соломки», тим більше, що її достатньо.

Оренда є, а договору немає

Багато компаній починають використовувати приміщення, що орендуються, ще до укладення договору оренди. У податківців у такій ситуації цілком очікуваний підхід — витрати у вигляді орендної плати зважати на цілі оподаткування не можна. Ну, і що накажете робити?

Якщо ж сперечатися з податківцями ви не хочете, є добрий спосіб убезпечити свої витрати на оренду. Вам потрібно:

Ми додамо ще одну умову безпечного обліку таких платежів — буде краще, якщо ви накопичуватимете орендні платежі та врахуєте їх у витратах вже після підписання договору:

у періоді укладання договору а ст. 54 НК Україна;
шляхом подання уточненки за минулі періоди фактичного користування майном.

Договір не зареєстрований

Якщо немає можливості зареєструвати довгостроковий договір оренди, «розділіть» його на короткострокові договори — кожен менше року

Можливі дії у такій ситуації:

Договір є, а об'єкт ще не зареєстрований

об'єктом договору орендинерухомості можуть бути лише закінчені будівництвом об'єкти, на які їх власник отримав свідоцтво про право власності та статті 131, 219, 209, 608 ЦК України;
Витрати на оренду незареєстрованого об'єкта не підтверджені.

Договір минув, але ви ще не з'їхали

Можливі два варіанти.

ПОПЕРЕДЖУЄМО КЕРІВНИКА

Договір оренди, поновлений на невизначений термін, має очевидний мінус — орендодавець може будь-якої миті вимагати звільнити приміщення, попередивши про це орендаря за 3 місяці а п. 2 ст. 610 ЦК України.

СПОСІБ 2. Можна не ризикувати і підписати з орендодавцем короткостроковий договір оренди, хоча б постфактум, тобто після виїзду. Адже орендодавця це нічого не зобов'яже.

Платимо, але не в'їжджаємо

Ще одна вкрай спірна ситуація — ви з якихось міркувань орендували майно, але за певний час його не використовуєте.

Але якщо при перевірці з'ясується, що об'єкт ви ніяк не використовували, то спочатку податківці знімуть у вас витрати і донарахують податок, а потім вам доведеться оскаржити їх претензії. І не факт, що суди з вами погодяться.

Отже, краще заздалегідь приготувати пояснення для податківців, чому ви почали орендувати об'єкт раніше, ніж почали його використовувати. Або відразу почати користування об'єктом, нехай і іншим, ніж ви припускали, чином.

ВАРІАНТ 1. Можнадати такі пояснення:

цей об'єкт довелося орендувати заздалегідь, оскільки найближчим часом він міг піти з ринку.

Списати витрати на оренду приміщень, якими ви поки що не користуєтеся, можна, але потрібно лише правильно пояснити це податківцям

Підтвердити цей факт можуть листиорендодавця, що викладає ці обставини. Тому ви й готові були оплачувати оренду, як то кажуть, вхолосту;

ВАРІАНТ 2.Тимчасово використовуйте орендований об'єкт як місце зберігання майна, що належить вашій організації, — тут податківцям буде важко стверджувати, що він не використовується в підприємницькій діяльності.

ВАРІАНТ 3. Укласти договір нанезначний ремонт орендованого об'єкта. Нехай він буде копійчаним, але тривалим, щоб у вас було обґрунтування неможливості використання об'єкта аж до закінчення ремонту. Адже обов'язок щодо поточного ремонту приміщення покладається на орендаря, якщо інше не передбачено договором. І якщо ви, як орендар, вирішите, що для повноцінного використання об'єкта потрібен такий ремонт, це ваше повне право.

ВАРІАНТ 4. Тимчасовоздайте орендований об'єкт у суборенду, нехай і за меншими розцінками, ніж ваші витрати на оренду. І тут ви однозначно використовуєте об'єкт для підприємницької діяльності. Але пам'ятайте, що на суборенду потрібно отримати згоду орендодавця або одразу передбачити його у договорі е п. 2 ст. 615 ЦК України.

Краще не давати податківцям приводу причепитися до витрат на оренду, а для цього потрібно мати і повноцінний договір, і решту всіх документів по об'єкту. Крім того, без чинного договору оренди ви несете значні цивільно-правові ризики - вас можуть виселити будь-якої миті.