Як заздалегідь підготуватися до перевірки від ПФР та ФСС

Перелік документів, які інспектори можуть запросити під час перевірки:

регістри бухгалтерського та податкового обліку. Ці документи дозволять інспекторам встановити порядок ведення облікової політики підприємства та наявність або відсутність «зарплатних схем», спрямованих на ухилення від нарахування страхових внесків;

розрахунки за нарахованими та сплаченими страховими внесками. Звіряються з первинними документами бухгалтерського та податкового обліку;

книги обліку доходів і витрат та господарських операцій за період, що перевіряється. Відомо, що організації, які застосовують спрощену систему оподаткування, є платниками страхових внесків на обов'язкове страхування, тому книги-регістри підтвердять нарахування та виплату винагород працівникам, які уклали трудові чи цивільно-правові договори з компанією-роботодавцем, яка застосовує УСН.

Важливо! Організаціям, які очікують на виїзну перевірку з ПФР та ФСС, слід звернути увагу на те, що інспектори найчастіше запитують документи, які не мають права вимагати. Крім того, фахівці, що перевіряють, можуть попросити пред'явити ті документи, які в принципі не ведуться організацією. Наприклад, список осіб, які працюють на підставі договорів цивільно-правового характеру. Організація має вести облік цих осіб і надавати їх у ході перевірок. Покарання чи штраф за відсутність таких документів не передбачається – адже на їх підставі не розраховується розмір внесків до ФСС та ПФР.

Крім установчих документів, регістрів бухгалтерського та податкового обліку, розрахунків з нарахованих страхових внесків та книг обліку доходів та витрат інспектор має право запитати:

бухгалтерську звітність заперіод, що перевіряється. На її підставі зіставляється інформація про заборгованості підприємства перед позабюджетними фондами, яка зазначена у бухгалтерському балансі та звітах до фондів;

трудові договори Необхідні для перевірок дати прийому працівників на роботу, а також їх окладів, надбавок та премій. Ці відомості дозволяють визначити повноту та своєчасність перерахування страхових внесків у фонди;

цивільно-правові договори (контракти) із фізичними особами. У таких договорах крім сум винагороди вивчається предмет договору: належить до договорів надання послуг (виконання робіт) чи передачі майнових прав, наприклад договору оренди.

Зазначимо, що інспектори намагатимуться перекваліфікувати договір цивільно-правового характеру на трудовий. Це можливо, якщо предмет договору прописаний некоректно: договір укладено не так на виконання певної послуги, але в виконання функцій. Водночас виплати, здійснені за договорами цивільно-правового характеру, не оподатковуються страховими внесками, що підлягають сплаті до ФСС (підпункт 2 пункту 3 статті 9 ФЗ №212).

Інспекторів можуть зацікавити також:

банківські та касові документи: виписки банку, доручення, ордери, касова книга, журнал касира, звіти касира тощо. У зазначених документах фахівці фондів шукатимуть ознаки уникнення офіційних зарплат;

первинні документи бухгалтерського обліку, що підтверджують факти провадження підприємством господарської діяльності. Мета перевірки цих документів – визначити повноту звіту за видані аванси та нарахувати внески на різницю;

кадрові документи: трудові книжки та документи з обліку та руху кадрів. Трудові книжки необхідні зіставлення дат прийому нароботу, звільнення, перекладу, заохочення, зазначених у них, з датами, проставленими в інших кадрових документах. Первинні документи з обліку кадрів потрібні для перевірки дат прийому на роботу, звільнення, виплати премій та зарплати;

документи на предмет виплат, пов'язаних зі страховим забезпеченням: листки непрацездатності, накази про прийом на роботу, табелі обліку робочого часу, розрахунково-платіжні відомості на виплату зарплати, заяву та наказ про надання відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами.

Зверніть увагу, що приймаються копії, завірені керівником організації, що перевіряється, а не нотаріально. Також майте на увазі, що інспектори мають право запросити один і той же документ необмежену кількість разів.