Кайдзен як безперервно вдосконалювати компанію, продукт та себе
Кайдзен: безперервне покращення
Японське поняття "кайдзен" ("кайдзен") буквально означає "зміни - добре, на краще". Це філософія та методологія безперервних змін та покращень. Кайдзен не є виключно бізнесовою концепцією: цю філософію та практику можна і потрібно застосовувати у всіх аспектах життя.
Якщо ж говорити про бізнес, то безперервне вдосконалення процесів у компанії має відбуватися на всіх рівнях: методи роботи, виробництво, розробка, менеджмент, офісне життя, особиста ефективність та управлінські навички вищого керівництва компанії.
Можна сказати, що кайдзен – це про Lean, але в японській манері, бо мета кайдзен – виробництво без втрат через постійне покращення стандартизованих процесів. Англійською концепція безперервного вдосконалення називається Continuous Improvement.
У бізнесі філософія кайдзен почала поширюватися в період відновлення японської економіки після Другої світової війни, набула величезної популярності в 50-х і в результаті стала основною в Toyota, Canon, Honda, Nissan та інших великих японських компаніях. Цікаво, що позитивний досвід застосування кайдзен поширюється світом з 80-х. Таким чином, за кілька десятиліть бізнес-методологія кайдзен сформувалася автентично. У 1986 році практика кайдзен була описана в книзі Масаакі Імаї "Кайдзен: ключ до успіху японських компаній" (Kaizen: The Key to Japan's Competitive Success ).
Виживуть лише кайдзен-джедаї
Чудова властивість Кайдзена в тому, що реалізація та підтримка цієї практики в компанії не вимагає особливого фінансування. Кайдзен застосуємо в компанії будь-якого розміру та для будь-яких галузей. Упроцес безперервного вдосконалення залучаються абсолютно все. Кайдзен робить компанію, управлінця та спеціаліста гнучкими: за необхідності оперативно перебудуватися під нові завдання не складе труднощів, робота не буде паралізована зовнішніми змінами та форс-мажорами. Крім того, кайдзен дозволяє заощаджувати на штаті: у таких компаніях чисельність співробітників на 10-50% менша, тому що завдяки особливому мисленню будь-яка проблема вирішується в стилі «хто перший побачив, той і виправив» та «тут можна трохи покращити – покращую».
Керівник компанії, що працює за принципами кайдзен, повинен чудово розуміти процеси, часто відвідувати виробництво (гемба) та збирати інформацію саме там, а не довіряти звітам, тому що вони проходять через співробітників та відображають їхнє бачення. Коли керівник усувається від процесів, співробітників та виробництва, починаються розпад у колективі, проблеми з контрагентами, погіршення алгоритмів та зростання витрат.
Кайдзен не працює примусово: лише зміна мислення дає змогу реалізовувати його принципи. І потрібне підкріплення — матеріальні та нематеріальні стимули. Від кайдзен не можна чекати на швидкі результати — це процес формування нових цінностей та культури в компанії, він займає роки. Якщо в кайдзен «пограли» рік, а потім зробили перерву на місяць, можна розпочинати всі початки.
Заголовок цієї статті в покращеній версії може звучати так: «Кайдзен: як безперервно вдосконалювати компанію — і змусити всіх себе ненавидіти», а ще більш удосконаленою: «Кайдзен: як безперервно вдосконалювати компанію — і навчити всіх удосконалювати один одного». Філософію кайдзен необхідно щепити в компанії. Хтось безперечно буде не в захваті спочатку, але ті, що «вижили» в режимі щоденних змін, увійдуть у смак і почнутьінстинктивно шукати варіанти удосконалення процесів.
Співробітники не повинні сприймати кайдзен як щось, що суперечить їх прагненню комфорту — покращення дозволяють працювати зручніше, а нові завдання та виклики дають можливість зростати та реалізовувати свої амбіції. Насправді цього й хочуть майже всі люди, а прагнення підтримки «комфортних», фіксованих процесів — це страх вийти із зони комфорту і помилитися.
Концепція безперервного вдосконалення не передбачає досягнення прийнятного рівня та заморожування процесів у цьому стані. І це не просто філософська еквілібристика — такий підхід має прагматичні обґрунтування. Світ, ринок, споживачі — все змінюється щодня та безперервно, тому компанія чи професіонал не можуть дозволити собі «прокидатися» раз у встановлений період, оглядати ринок та щось міняти глобально на кілька років уперед. Безперервні зміни більше не повинні сприйматися як стрес - у сучасному світі це нормальний стиль життя і для компанії, і для людини. І щоб філософія кайдзен справді могла реалізовуватися, потрібна постійна психологічна та організаційна робота зі співробітниками, менеджерами та топами. Люди повинні усвідомити, що змінювати на краще – це не стрес, а особистий та професійний азарт, який дозволить розвиватися. Тут потрібна не оборонна позиція чи прагнення стабільності, а психологічна гнучкість, динамічність — і це потрібно розвивати.
Цікаво, що філософія кайдзен так чи інакше проявляється у багатьох трендових явищах та сферах. Наприклад, кайдзен - це власне спосіб існування для онлайн-медіа. Вплив цієї філософії проглядається в Growth Hacking, де маркетологи та хакери зростання постійно шукають нові працюючі механізми.просування. Принципи кайдзен запозичені індустрією розробки програмного забезпечення, зокрема Scrum (акцент тут — на виробництво без перешкод, що насправді — про щоденне вдосконалення процесів). У концепції організації, що навчається, також можна побачити реалізацію філософії кайдзен. А весь Lean – від стартапу до маркетингу – взагалі дуже кайдзен.
Важливий аспект застосування кайдзен у бізнесі: удосконалення процесів має йти паралельно із впровадженням інновацій — саме такий мікс дає найкращий результат.
Lean-гуру. Автор концепції безперервного вдосконалення (Continuous Improvement). Автор консалтингової компанії Cambridge Corporation, що спеціалізується на управлінському консультуванні та підборі менеджерів вищої ланки. Дослідник рекрутингу, управління персоналом та організаційних процесів. Автор книг «Кайдзен: ключ до успіху японських компаній» та «Гемба Кайдзен. Шлях до зниження витрат та підвищення якості». Щоб допомагати компаніям впроваджувати концепції, системи та інструменти кайдзен, заснував Kaizen Institute Consulting Group — консалтингову компанію з офісами у понад 30 країнах світу.
Це по кайдзен
«Парасолька кайдзен» описує ключові складові методології:
- Орієнтація на клієнтів: споживачі стають все більш вимогливими, й у майбутньому очікується ще жорсткіша конкуренція.
- Постійний контроль за якістю.
- Роботизація.
- Кола якості.
- Система речень.
- Автоматизація.
- Дисципліна на робочому місці.
- Загальне підвищення продуктивності.
- Використання канбану.
- Постійне покращення якості.
- Концепція JIT (Just-In-Time, усунення зайвих витрат, пов'язаних з часом, організацією простору тапраці).
- Нуль дефектів.
- Робота у невеликих групах.
- Кооперація у трудових відносинах.
- Поліпшення продуктивності.
- Розробка нових продуктів.
У кайдзен чітко проглядаються два вектори безперервного покращення: виробничі процеси у широкому значенні та команда, її мислення та відносини між людьми. Для кожної із цих ключових складових сформувалися емпіричні правила.
Управління та покращення процесів:
-
Безперервно покращуйте все: немає жодних обмежень. Використовуйте нові методи роботи, впроваджуйте моделі та дивіться, як вони працюють. Безперервні зміни – це базовий принцип кайдзен. Малі зміни повинні відбуватися в організації постійно та в будь-якій сфері (особистісний та професійний розвиток, відносини між колегами, виробництво, адміністративні процеси, постачання, збут та ін.). Поліпшення не роблять у конференц-залах — йдіть на виробництво.
Будьте ощадливими: заощадження, отримані через невеликі покращення, спрямовуйте на реалізацію нових невеликих покращень.
Грунтуйте рішення на даних, а не на думках. Збирайте інформацію та думки від різних людей.
Скажіть "ні" статус-кво. Відкиньте усі свої старі уявлення про те, як потрібно працювати. Відмовляйтесь від традиційних підходів.
Необхідно складати план та порівнювати з ним результати.
Якість має «вбудовуватися» в процес якомога раніше, тому що перевірка сама по собі не створює якості.
Команда: управління, відносини, організація роботи, мислення, підхід до роботи:
- Крокові покращення призводять до великих стратегічних перемог. Не чекайте досконалості: 50% поліпшення — це вже добре. Поліпшення можуть бути невеликими, але разом дадуть синергетичний ефект. Заохочуйте крокові покращення, ініціативність та аналітичний підхід на будь-якому рівні.
«Краще мудрість 5 чоловік, ніж експертиза одного»: уповноважуйте кожного брати участь у вирішенні проблем.
Якщо бачите, що щось неправильне, просто виправте якомога раніше.
Інформування та обізнаність мають велике значення для почуття причетності до компанії: за кайдзен, весь персонал повинен залишатися повністю поінформованим про справи компанії.
Кайдзен на рівні особистості та фахівця — це безперервне самовдосконалення та дисциплінування самого себе. Необхідно розвивати вміння контролювати себе, культивувати повагу між колегами.
Концентруйтеся на задачі та мисліть логічно.
Перш ніж ухвалити рішення, запитайте «Чому» п'ять разів, доки не знайдете «кореневу» причину (5 Why Method — Метод 5 «Чому»). Необхідні усунення основної причини та запобігання рецидивам. Не можна плутати причину проблеми з її проявами.
Відкрите визнання проблем та відмова від звинувачень: за кайдзеном, сенс вирішення проблеми не в тому, щоб знайти винного, а в тому, щоб виявити, що працює неправильно. Початкова установка — там, де немає проблем, удосконалення неможливе. Тому немає сенсу у встановленні винних, проте проблеми виносяться на відкрите обговорення для колективного пошуку рішень.
Приклад: як кайдзен працює на практиці
Вражаючих прикладів реалізації кайдзен безліч. Ось один із них. У 70-х роках топ-менеджер Toyota Тайіті Воно ставив інженерам мету виробляти 100 одиниць на годину, а ресурси виділяв на 90 одиниць. Щоб не працювати понаднормово, команді доводилося швидко вигадувати покращення. Коли 100 одиниць на годину робили вже за рахунок винаходу, 10% співробітників направляли на іншу ділянку робіт і знову ставили за мету — 100 одиниць на годину. Відповідно на наступній ітерації процес виробництва знову оптимізували на 10%.
Як вчитися працювати і вести бізнес по кайдзен?
Спектр книг зі спеціалізацією на різних аспектах філософії та методології кайдзен:
- Для продавців. «Стратегії кайзен для успішного продажу» Патриції Веллінгтон.
- Для менеджерів та співробітників. «Кайдзен для робітників. Виробництво без втрат групи розробників видавництва Productivity Press.
- Для офісних працівників. «Офіс-Кайдзен. Перетворенняофісних операцій на стратегічну перевагу» Вільяма Ларо.
- Для топ-менеджерів компаній. Кайдзен. Ключ до успіху японських компаній» та «Гемба Кайдзен. Шлях до зниження витрат та підвищення якості» Масаакі Імаї. "Стратегія кайзен для успішних організаційних змін" Майкла Коленсо.