Книга обліку руху трудових книжок, Сучасний підприємець

Журнал обліку трудових книжок

Відомості про кількість трудових книжок працівників підприємства потребують систематизації та обліку. Облік трудових книжок для підприємства – важливе завдання, яку має організувати кожен роботодавець. Для обліку книжок розроблено форму документа, яка допомагає оформити реєстр трудових книжок у простій та доступній формі. Цей документ допоможе відобразити всі відомості про рух трудових книжок працівників підприємства.

Перш ніж завантажити журнал обліку руху трудових книжок і розпочати його заповнення – уважно ознайомтеся з усіма нюансами, з якими вам доведеться зіткнутися у процесі заповнення. Однак не варто робити висновки, що книга обліку трудових книжок (зразок завантажити ви зможете нижче) є складною у заповненні. Однак, щоб уникнути помилок, ознайомтеся зі зразком заповнення, будьте уважні при оформленні журналу.

Книга обліку руху трудових книжок (зразок заповнення)

За ведення журналу обліку трудових книжок та вкладишів у них відповідають кадровики чи інший підрозділ компанії, який займається наймом та звільненням працівників підприємства.

До журналу обліку руху трудових книжок (зразок заповнення представлений нижче) вноситься інформація про всі трудові книжки, прийняті від працівників. Якщо працівник не має вільного місця в трудовій і йому видається вкладиш, про це також потрібно внести запис до журналу реєстрації трудових книжок.

Яка інформація міститься у книзі?

Номер з/п;
День, коли працівника було влаштовано працювати, оформлена трудова книжка чи вкладиш: окремо у кожному осередку вкажіть число, місяць, рік;
Далі книга обліку трудових книжок містить «реквізити» працівника, якомуналежить книжка: ПІБ, реквізити трудової книжки чи вкладиша (у разі, якщо вкладка видається у процесі роботи у роботодавця). Дані про вкладку потрібно відобразити в окремому рядку, а не вписувати в один рядок із реквізитами трудової книжки.
Далі журнал ведення трудових книжок містить інформацію про посаду, професію, на якій працює/який має працівник;
Найменування відділу, де працює співробітник (із зазначенням відділу, структурного підрозділу);
Далі журнал обліку трудових книжок містить дані документа, виходячи з якого працівника прийняли працювати (таким документом міг бути наказ, розпорядження керівника підприємства);
В окремій графі розписується працівник відділу кадрів, який прийняв чи оформив трудову книжку;
Далі книга ведення трудових книжок містить суму, отриману від співробітника оформлення трудової книжки;
Число, коли трудова книжка була видана працівникові у разі звільнення;
Після журнал реєстрації руху трудових книжок містить запис у тому, що з відходу з підприємства працівник забрав свою трудову книжку: працівник має залишити свій підпис, що підтверджує той факт, що він отримав на руки трудову книжку, в останній колонці книги обліку трудових книжок.

Правила заповнення книги руху трудових книжок

При заповненні книги варто дотримуватись певних правил. Усі сторінки книги обліку руху трудових книжок мають бути пронумеровані по порядку, прошнуровані, засвідчені підписом керівника організації, а також закріплені сургучною печаткою (у разі її наявності) або опломбовані.

Як прошити книгу обліку руху трудових книжок? Прошивка книги – це один із етапів захисту її від шкідництва, вилучення листівнесумлінними працівниками. Ця процедура виконується відповідальним працівником кадрової служби (чи іншого відділу, відповідального ведення журналу обліку видачі трудових книжок). На книзі необхідно зробити два чи три проколи, скориставшись діроколом чи шилом. Проколи робляться акуратно, на лівій частині книги, на полях. Отвори повинні розташовуватися один над одним у лінійку. Потім отвори необхідно просмикнути нитку, скріпивши між собою листи, кінці нитки вивести не на титульний лист книга обліку руху трудових книжок, а з зворотного боку, до внутрішньої сторони задньої обкладинки і поставити на них сургучну друк або пломбу.

Друк із сургуча – складний варіант, оскільки має очевидно виражені недоліки: є складним у виготовленні, об'ємним, але в той же час крихким і ламким. Вид пломби, яким необхідно «запечатати» журнал видачі трудових книжок (зразок), законодавчо не встановлено, тому це можна зробити за допомогою того виду пломби, який вам зручний. Головне завдання пломби (як і друку зі сургуча) – захист від доступу сторонніх осіб до журналу руху трудових книжок (зразок заповнення представлений нижче), зокрема, для того, щоб видалити, викрасти або замінити її сторінки. Найпростішим варіантом є паперова пломба: кінці нитки необхідно закріпити та акуратно приклеїти невеликим аркушем паперу, поставити друк (це необов'язково: можна поставити друк у разі, якщо вона є у наявності у підприємця).

Оскільки книга реєстрації трудових книжок використовується у компанії тривалий час, можна передбачити інші варіанти пломби: пластикова, металева, плівкова. Вибір пломбування залишається на розсуд роботодавця.

Як підписувати книгу обліку руху трудових книжок? Фінальний підпис наКнизі ставить саме керівник підприємства, а не працівник кадрового відділу. Завірювальний підпис повинен містити в собі відомості про кількість аркушів у книзі, написану числовим значенням та прописом, посаду підписувача, ПІБ та підпис. Підпис до журналу реєстрації трудових книжок (зразок): «У книзі пронумеровано та прошнуровано 130 (сто тридцять) аркушів. Директор Назаров Д.В. (Підпис)».

Відповідальність за відсутність книги

Роботодавцям слід мати на увазі: якщо книга обліку руху трудових книжок та вкладишів у них відсутня чи неправильно оформлена, то це є порушенням вимог трудового законодавства, за яке роботодавця можуть притягнути до відповідальності (зокрема адміністративної).

Щоб уникнути проблем, необхідно журнал ведення трудових книжок завантажити, пронумерувати, прошити, опломбувати. Якщо у вас у компанії була книга обліку, але велася вона не за встановленою законодавством формою, необхідно це виправити: завантажити бланк книги обліку трудових книжок, перенести туди всю інформацію про рух трудових книжок у компанії. Надалі роботодавцю необхідно вести книгу за встановленою законодавством формою та дотримуватись порядку ведення книги обліку руху трудових книжок та вкладишів до них.