Наказ Міністерства культури і масових комунікацій України від N 1273 - Про затвердження форм облікових та

1. Затвердити форми облікових та інших документів щодо організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду України та інших архівних документів у державних та муніципальних архівах, музеях та бібліотеках, організаціях української академії наук згідно з додатками N 1 - 46.

2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра О.Є. Бусигіна.

Реєстраційний N 10291

Заголовок од. хр.

Кількість аркушів (час звучання, метраж)

Нові шифри справи

Заголовок од. хр.

Номери вилучених л.

Назва вилученого документа

Заголовок од. хр.

Кількість аркушів (час звучання, метраж)

До якого фонду належить (новий шифр)

Номери описів страхового фонду

Кількість екземплярів описів

Кількість одиниць обліку (одиниць зберігання) страхового фонду, що передаються*

Кількість кадрів, метрів, часу звучання

Кількість описів особливо цінних документів

Кількість актів технічного стану

* Поняття одиниця обліку та одиниця зберігання для копій страхового фонду на рулонній плівці ідентичні.

Для копій страхового фонду на мікрофішах зазначаються кількість одиниць обліку (відповідає кількості знятих справ) та кількість од. хр. (Мікрофіш).

Номери аркушів справи

Заголовок од. хр.

Кількість аркушів (час звучання, метраж)

Розписка користувача в отриманні дата

Розписка працівника читального залу у поверненні документів користувачем, дата

Інвентарна книга обліку справ, що мають в оформленні або у додатку до них дорогоцінні метали та каміння

Опис оформлення справи, предмета

КАРТА-ЗАМІСНИК ОД. ХР.

Індекс групи (підгрупи) дефектів

Ознаки пошкодження носія

Номери пошкоджених аркушів справи

Загальна кількість листів

Індекс групи (підгрупи) дефектів

Ознаки пошкодження тексту

Номери пошкоджених аркушів справи

Загальна кількість листів

Заголовок од. хр.

Кількість аркушів (час звучання, метраж)

Відмітка про перебіг розшуку

Стан магнітного носія

Рівень звукового сигналу

Наявність випадання рядків

Найменування посади працівника

* Додатково до картки обліку складається дефектна відомість із зазначенням номера плану та характеру дефектів.

Характеристика якості звучання

Характеристика фізико-механічного стану носія запису

Висновок про необхідність реставраційно-профілактичного оброблення

Вид реставраційно-профілактичного оброблення

Розписка в отриманні

Розписка у поверненні, дата

Найменування, номер, дата документа, за яким прийнято копії

включених на замовлення

Кількість од. хр. (мікрофіш) страхового фонду

* Кількість одиниць обліку страхового фонду, виготовленого на мікрофішах, відповідає кількості знятих справ.

КНИГА ОБЛІКУ НАДХОДЖЕНЬ СТРАХОВОГО ФОНДУ І ФОНДУ КОРИСТУВАННЯ НА РУЛОННІЙ ПЛІНЦІ

Номери од. хр.* страхового фонду

Найменування, номер, дата документа, за яким прийнято копії

Кількість справ, включених до од. хр. страхового фонду

Страховий фонд (кількість рулонів)

рулонів мкф 3-го покоління

рулонів мкф 2-го покоління

* Зміст понять одиниця обліку та одиниця зберігання ідентичний.

Кількість од. хр., що числяться за описом

Виявлено технічні помилки

Вважається за описом внаслідок усунення технічних помилок

Номери од. хр., виданих у тимчасове користування

Не виявилося в наявності

Є в наявності (описаних)

Є не включені до опису (тимчасові шифри необроблених од. хр.)

Номери од. хр., що вимагають:

Номери од. хр., непоправно пошкоджених

Літерні номери, які не відображені у підсумковому записі

Пропущені номери, не відображені у підсумковому записі

Інші, внаслідок чого обсяг

не перераховані, але враховані обсягом

палітурки або підшивки

відновлення загасаючих текстів

* При перевірці наявності та стану аудіовізуальних та машиночитаних (електронних) документів вносяться відповідні уточнення.

Крайні дати кожної назви фонду

Дата першого надходження фонду

Попередній N фонду

Облік неописаних документів

Наявність (залишок) од. хр.

Найменування, N, дата документа

Облік описаних документів

Наявність (залишок) од. хр.

назва опису або анотація (коротка характеристика документів)

Найменування, N, дата документа

за даним описом

Найменування, номер, дата документа

За цим описом

На вигляд загалом

Найменування, номер, дата документа

За цим описом

* Залежно від обсягу анотації, історичної довідки та ін. аркуш обліку та опис унікального документа може заповнюватися на двох і більше аркушах.

Номер одиниці зберігання

Індекс, виробничий номер

Дата запису, перезапису

Кількість одиниць зберігання

Склад текстової супровідної документації

Номер одиниці обліку

Номер одиниці зберігання

Індекс, виробничий номер

(Обліковий номер в організації)

Дата та місце зйомки, виготовлення

Варіант (німий, звуковий, ч/б, кол., формат, мова)

Кількість одиниць зберігання/метраж

Склад текстової супровідної документації

Фонограма магнітна (основна, суміщена)

Установочні ролики та паспорти кольорів

Номер одиниці обліку пп

Номер сторони (одиниці зберігання)*

Індекс, виробничий номер

Порядковий номер, діаметр, матеріал граморигіналу

Склад текстової супровідної документації

* Номер од. хр. фонодокументу грамофонного запису (грамплатівки) складається з номерів кожної з сторін і включає дві цифри, наприклад, 1 - 1, 1 - 2. Для односторонніх грампластинок ця графа не заповнюється.

Номер одиниці обліку пп

Номер одиниці зберігання

Індекс, виробничий номер

Дата запису, перезапису

Місце запису, перезапису

Тип та формат магнітної стрічки

Кількість одиниць зберігання/метраж

Склад текстової супровідної документації

Заголовок (назва) альбому

Останні дати фотовідбитків

Склад текстової супровідної документації

Номер од. уч. * од. хр. пп

Заголовок (анотація) документа (назва діафільму)

Кількість одиниць зберігання/кадрів панорамної зйомки

Склад текстової супровідної документації

* У підсумковому записі опису діафільмів вказується відповідно кількість од. хр. та од. уч.

Заголовок справи (томи, частини)

Дата справи (томи, частини)

Строк зберігання справи (томи, частини)

Кількість аркушів у справі (томі, частини)

Номер од. уч.** (од.хр.) страхового фонду

* До опису складається титульний лист у встановленому порядку.

** Номер одиниці обліку страхового фонду вказується лише для мікрофіш.

ОПИС СТРАХОВОГО ФОНДУ НА МІКРОФІШАХ

Номер надходження у книзі обліку надходжень

Кількість од. хр. (мікрофіш) страхового фонду

Кількість кадрів на од. уч. страхового фонду

* Описи страхового фонду на мікрофішах складаються окремо по кожному архівному фонду, на один або кілька описів документів фонду. Номер фонду проставляється у титульному листі опису. Кількість одиниць обліку страхового фонду відповідає кількості знятих справ.

ОПИС СТРАХОВОГО ФОНДУ НА РУЛОННІЙ ПЛІНЦІ

N пп (номер од. хр. *)

Кількість кадрів на од. хр. страхового фонду

Кількість справ, включених до од. хр. страхового фонду

Відомості про справи, що входять до од. хр. страхового фонду

Кількість кадрів (по кожній справі окремо)

* Зміст понять одиниця обліку та одиниця зберігання ідентичний.

Заголовок од. обліку

Формат електронних документів

Номери од. уч.* (од. хр.) страхового фонду

* Номер одиниці обліку страхового фонду вказується лише для мікрофіш.

РЕЄСТР ОПИСІВ СПРАВ, ДОКУМЕНТІВ

Номер та назва опису

Кількість од. хр.

РЕЄСТР ОПИСІВ ОСОБЛИВО ЦІННИХ СПРАВ, ДОКУМЕНТІВ

Номер опису (номерника)

Кількість од. хр.

Список фондів, що містять особливо цінні документи

Номери описів, які містять особливо цінні документи

Затверджено форми облікових та інших документів щодо організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду України та інших архівних документів у державних та муніципальних архівах, музеях табібліотеки, організації української академії наук.

Реєстраційний N 10291