Навіщо автоматизувати HR-відділ
Ситуація, коли вакансія має бути закрита ще вчора, а відповідний кадр ще й не думав вимальовуватись на горизонті, знайома практично кожному менеджеру HR-відділу. Спробуйте, поясніть начальству, чому підбір йде повільно, і заповітний кандидат ніяк не перебуває! Тут проти рекрутера може грати багато чинників, тому підвищення ефективності роботи відділу кадрів розробили спеціальні автоматизовані системи. Про них детальніше.
Автоматизація роботи HR-служби: навіщо вона потрібна компанії
Сьогодні найголовнішим ресурсом будь-якої компанії вважається персонал, тому питанню його підбору, навчання, акліматизації у колективі приділяється підвищена увага. На перший погляд робота співробітника HR-відділу – це просто «чай-кава-потанцюємо» з кількома кандидатами на день. Але навіть на те, щоб запросити на цей чай людину, вже відібрану з десятків гідних претендентів, варто витратити багато зусиль.
Ніхто не може підрахувати, скільки годин йде на організацію самої співбесіди, вибір онлайн-каналів підбору кадрів (сайтів з анкетами може бути не один-два, і навіть не десять), на обробку анкет.
У той же час ніхто не скасовував людський фактор, коли особиста ворожість, втома, дратівливість і просто поганий настрій зранку можуть стати на заваді рекрутеру прийняти виважене рішення.
Рутинна робота, однотипні дзвінки та зустрічі, захмарні гори документації та гігабайти файлів з інформацією – ось суворі будні працівників відділу кадрів. Полегшити працю і зробити її максимально ефективною допоможе автоматизована HRM-система. Вона справді звільнить руки кадровикам і зробить процес набору персоналу абсолютно прозорим та зрозумілим для керівника.
Чим саме може допомогти автоматизована HRM-система?
Зберігання колосальної кількості даних стає зручнішим, у них легше орієнтуватися і швидше можна визначитися з найбільш відповідним претендентом. Від співробітника відділу кадрів потрібно лише запровадити критерії пошуку, а розумна система сама шукатиме необхідного кандидата на посаду за всіма можливими ресурсами в інтернеті.
Загальне координування роботи кожного співробітника та відділу загалом, автоматизація всього документообігу. Нарешті рекрутер може попрощатися з ручкою і позбутися завалів паперових анкет та звітів на своєму столі. Усі записи можна буде вести у системі, що дуже зручно.
Керівник компанії отримує повне подання та чітку звітність про роботу відділу, що дає можливість оптимізувати його роботу та звести до мінімуму зайві фінансові витрати на рекрутинг. Не кожен директор знає, на що витрачає робочий час його високооплачуваний співробітник відділу кадрів. Тим більше, він не знає, наскільки ця робота складна і як багато вимагає зусиль. Запуск автоматизованої системи дозволить суттєво спростити процес контролю.
На ринку представлено чимало подібних продуктів, наприклад розглянемо основні можливості спеціалізованих HRM-систем.
Без впровадження інноваційних систем автоматизації неможливі еволюція та стабільне зростання компанії. Установка HRM-системи окупиться навіть для підприємства чисельністю 20 осіб, оскільки вона дозволить створити базу потенційних співробітників і підтримає стабільну роботу всіх відділів.
Сучасна високоефективна HRM-система здатна легко справлятися з широким колом професійних завдань:
4. Аналіз роботи відділу кадрів. Це допоможе виявити труднощі тазнайти ефективні шляхи їх вирішення.
Найлегше аналізувати роботу за групами, наприклад:
– канали – з яких сайтів, соцмереж приходять кандидати, скільки людей запрошується на співбесіду, яка частина і чому відхиляється. Це допоможе визначити найбільш ефективні джерела надходження відповідних претендентів.
– час – у період закривається вакансія, які середні терміни найму нових фахівців.
- Бюджет - скільки фінансових коштів йде на закриття однієї вакансії.
5. Гнучкі налаштування системи HRM. Оптимальна система має легко підлаштовуватися під специфіку та запити компанії. Бажано, щоб усі співробітники у майбутньому працювали в одному програмному забезпеченні, що в рази збільшить ефективність робочого процесу та знизить вплив людського чинника. При цьому документація передаватиметься між відділами миттєво, що спростить та прискорить процес їхньої взаємодії.
Підсумовуючи, варто відзначити, що автоматизація підбору персоналу істотно полегшує роботу рекрутера, робить взаємодію з колегами, керівництвом та здобувачами максимально ефективним та комфортним. У перспективі використання HRM-система – це вигідна інвестиція у розвиток бізнесу та підвищення продуктивності роботи всіх відділів, без винятку.
Дмитро Гаврилов, директор компанії "Бізнес Технології"