Номенклатура справ із урахуванням зміни термінів зберігання кадрових документів

Ірітікова Віра професійний керуючий документами, документознавець, запрошений лектор української академії народного господарства та державної служби за Президента РФ

У статті встановлюється новий критерій визначення термінів зберігання документів за особовим складом -2002 / 2003 р.р. як умовний кордон при встановленні 50-річного або 75-річного терміну зберігання. Але на цьому зміни не закінчуються.

1. Документи з особового складу (за винятком документів, зазначених у частині 3 цієї статті),створені до 2003 року, зберігаються:

1) у державних органах, органах місцевого самоврядування та організаціях, що виступають джерелами комплектування державних та муніципальних архівів архівними документами, - протягом 75 років з дня створення з проведенням експертизи цінності документів після закінчення зазначеного терміну зберігання;

2) у державних та муніципальних архівах, до яких надходять документи з особового складу ліквідованих державних органів, органів місцевого самоврядування, державних, муніципальних та недержавних організацій, – з дати надходження та до закінчення 75 років з дня створення з проведенням експертизи цінності документів після закінчення зазначеного термін зберігання;

3) в інших організаціях - не менше 75 років з дня створення.

2. Документи з особового складу (за винятком документів, зазначених у частині 3 цієї статті),створені починаючи з 2003 року, зберігаються:

1) у державних органах, органах місцевого самоврядування та організаціях, які виступають джерелами комплектування державних та муніципальних архівів архівними документами, –протягом 50 роківз дня створення з проведенням експертизи цінності документів після закінчення зазначеного терміну зберігання;

2) у державних та муніципальних архівах, до яких надходять документи з особового складу ліквідованих державних органів, органів місцевого самоврядування, державних, муніципальних та недержавних організацій, – з дати надходження та до закінчення 50 років з дня створення з проведенням експертизи цінності документів після закінчення зазначеного термін зберігання;

3) в інших організаціях - не менше 50 років з дня створення.

3. Документи з особового складу, що утворилися у зв'язку з проходженням громадянами державної служби, що не є державною цивільною службою, зберігаються:

1) у державних органах, у яких громадяни проходили державну службу, яка не є державною цивільною службою, – протягом 75 років після припинення державної служби з проведенням експертизи цінності документів після закінчення зазначеного терміну зберігання;

2) у державних архівах, до яких надходять документи з особового складу ліквідованих державних органів, зазначених у пункті 1 цієї частини, – з дати надходження та до закінчення 75 років з дати припинення державної служби з проведенням експертизи цінності документів після закінчення зазначеного строку зберігання.

Поки відсутні роз'яснення Росархіву про те, як державні та муніципальні архіви, які за графіком приймали документи з особового складу, повинні тепер виконувати договори, які вже укладені з організаціями – джерелами комплектування.

Крім того, якщо філії та представництва територіально розподіленої організації раніше могли передавати документи по особовому складудержавні або муніципальні архіви за місцем реєстрації відокремленого підрозділу (на підставі договорів та за графіками), то у зв'язку з новою нормою Закону № 125-ФЗ «головна» організація, очевидно, повинна буде організувати зберігання документів з особового складу звільнених працівників своїх територіальних підрозділів, якщо вона не ліквідується та продовжує функціонувати.

Це дійсно вимагає роз'яснень або коригування нормативної бази, яких ми очікуємо на початку наступного 2017 року. Але навіть за відсутності офіційних роз'яснень щодо застосування чинного законодавства його норм повинні дотримуватися! Що можна і потрібно зробити вже зараз?

Де формуються та зберігаються документи з особового складу?

Відповідно до Закону № 125-ФЗ організації вправі створювати архіви, але зобов'язані здійснювати архівне зберігання документів.

Тому, якщо в організації створено архів як структурний підрозділ, то в розділ Положення про архів, де встановлюється склад документів, якими він комплектується, необхідно внести відповідну згадку документів по особовому складу із зазначенням тимчасового кордону при визначенні термінів їх зберігання .

Фрагмент Положення про архів

Архів організації здійснює архівне зберігання та комплектується:

– організаційними документами з усіх напрямків діяльності;
– розпорядчими документами щодо основної діяльності;
– документами з особового складу, створеними до 2002 року включно;
– документами з особового складу, створеними починаючи з 2003 року;

Якщо архів як структурний підрозділ не створюється, товідповідальність за архівне зберігання документів за особовим складомповинна бутипокладено на інший підрозділ та його співробітників персонально. Це оформляється наказом першого керівника, який відповідає за посадою за організацію поточного оперативного та архівного зберігання документів компанії.

Зазвичай відповідальною за документи з особового складу призначаєтьсякадрова служба та один із її співробітників, на яких новий вид відповідальності за архівне зберігання документів з особового складу може покладатися одночасно зі «звичною» відповідальністю за ведення трудових книжок та особових справ працівників , за обробку та збереження персональних даних.

Розпорядчий пункт наказу про покладання відповідальності за архівне зберігання кадрових документів

1. Покласти на начальника відділу кадрів Карпову М.В. (заміщаючий у разі тимчасової відсутності – заступник начальника Управління персоналом Сокова Н.А.) відповідальність за ведення трудових книжок працівників, формування та ведення особових справ, обробку та збереження персональних даних, а також за архівне зберігання та забезпечення збереження документів за особовим складом.

Якщо архів не створюється як структурний підрозділ, відповідальність за архівне зберігання документів організації може покладатися і на одного зі співробітників служби діловодства (а в невеликій організації – на секретаря) або співробітника відділу кадрів.

Розпорядчий пункт наказу про покладання відповідальності за архівне зберігання кадрових документів

1. Покласти на старшого спеціаліста відділу ДНЗ Кузнєцову С.Л. (заміщаючий у разі тимчасової відсутності – начальник відділу ДНЗ Морозова Н.С.) відповідальність за архівне зберігання та забезпечення збереження документів архівного фонду організації, включаючи документи з особового складу.

Дані видивідповідальності, встановлені наказом, мають бути внесені до посадових інструкцій співробітників (заручившись їхньою письмовою згодою на це):

кадрової служби або служби діловодства (секретаря) та
осіб, які заміщають відповідальних співробітників у разі їхньої тимчасової відсутності.

Необхідно враховувати також, що до поняття «документи з особового складу» включаються документи про заробітну плату та інші винагороди (табелі обліку робочого часу, особові рахунки, відомості індивідуального персоніфікованого обліку, картки з обліку доходів та податків на доходи, розрахунково-платіжні відомості за відсутності особових рахунків тощо), які ведебухгалтерія. Оскільки архівне зберігання документів за особовим складом доцільно організувати таки централізовано (під відповідальністю кадрової служби чи служби діловодства/секретаря), належить вирішити питання взаємодії підрозділів у цьому процесі. Рекомендуємо встановити, в якому вигляді (звісно, краще в обробленому та оформленому), у які терміни (складається графік) та у супроводі яких облікових документів (можливі як опис справ за особовим складом, що складається бухгалтерією, так і простий здавач) документи про розрахунки з оплати праці бухгалтерія передаватиме на архівне зберігання до архіву або кадрової служби / служби діловодства.

Номенклатури справ на 2016 та 2017 роки

Наприклад, за наявності працівників, прийнятих на роботу у 2002 році і раніше, терміни зберігання їх особових справ та особових рахунків відрізнятимуться від строків щодо працівників, прийнятих на роботу пізніше.

З Прикладу 4 ясно, що в номенклатурі справ на 2017 рік теж необхідно буде відобразити зміну термінів зберігання за умовним тимчасовим кордоном – 2002 /2003 рік (тобто ряд справ хіба що роздвоюється) .

Але документи з особового складу звільнених працівників, створені до 2002 року включно і які підлягають довгостроковому (понад 10 років) зберіганню, за сучасної плинності кадрів вже давно мали бути внесені до опису справ з особового складу і передано до архіву (адже зазвичай вони оформляються і передаються туди протягом одного-трьох років після звільнення). І в цьому випадку найактуальнішим стає зовсім інше питання: чи потрібне переоформлення вже складених описів справ за особовим складом та сформованих справ у зв'язку зі зміною термінів їх зберігання? Закон зворотної сили не має (принаймні не повинен мати), проте необхідність роз'яснень з боку Росархіву залишається.

Правила складанняпідсумкового запису до номенклатури справ на 2016 рік, яка виконує облікову функцію, формально можуть не змінюватися. Адже обидва терміни зберігання документів за особовим складом (75 років, як було раніше, та 50 років, у зв'язку із змінами Закону № 125-ФЗ) належать до термінів тимчасового (понад 10 років) зберігання. У підсумковому записі передбачається зазначення загальної кількості справ подібного терміну зберігання за рік, у тому числі перехідних (особисті справи, книги та журнали обліку тощо). Див. Приклад 5.

Тількивідмітка «ЕПК»у підсумковому записі до номенклатури справ в даний часстосовно документів / справ за особовим складом має бути замінена позначкою «ЕК», т.к. експертиза цінності відповідно до законодавчих вимог проводитиметься в організації після закінчення 75-річного або 50-річного строків фактично довгострокового відомчого зберігання документів за особовим складом.

У Прикладі 6 покажемо формулювання заголовків справ та їх систематизацію, правильні терміни зберіганняпроект номенклатури справ кадрової служби комерційної організації на 2017 рік. При цьому зверніть увагу, що:

щодо термінів зберігання справ застосовується як ст. 22.1 Закону № 125-ФЗ, а також ПТУД;
75-річний термін зберігання, передбачений ПТУД для документів за особовим складом, ми зменшуємо до 50 років згідно із Законом № 125-ФЗ. Але у нас у кадровій службі є й інші документи, наприклад організаційні, для яких передбачений у ПТУД термін зберігання у 75 років залишається чинним (див., наприклад, справи 03-06, 03-08 та 03-09 у Прикладі 6);
більш короткі терміни зберігання кадрових документів (10 років, 5 років, 3 роки тощо) з ПТУД залишаються актуальними і відображаються в номенклатурі справ незмінними (див., наприклад, відносини з індексами 03-20, 03-45, 03- 66 у Прикладі 6);
для ряду документів постійний термін зберігання, приписаний ПТУД, буде дотримуватися в інших підрозділах організації (наприклад, у службі безпеки або службі діловодства), а в кадровій службі ми зберігатимемо їх менше (див., наприклад, відносини з індексами 03-04, 03 -66, 03-67);
крім того, постійний термін зберігання ПТУД насправді означає термін зберігання «До ліквідації організації».

Таблична частина номенклатури справ кадрової служби комерційної організації на 2017 рік

Уточнення термінів зберігання на обкладинці справи

З урахуванням вимог до захисту персональних даних особисті справи доцільно формувати на кожного співробітника окремо, і в процесі оформлення особових справ звільнених при підготовці їх до здачі в архів не об'єднувати кілька особових справ в одну, навіть якщо вона не перевищує за обсягом ліміт 250 аркушів, тобто. не зшивати кілька особових справ разом за роком звільнення.

Особисті справи співробітників у металевій шафі у кадровій службі (або усекретаря) завжди ділилися на два масиви:

Звільнених співробітників, особисті справи яких ще не передано до архіву.
Працівників. Цю групу справ тепер необхідно розділити також на дві частини:

Працюючих починаючи з 2003 року (документи у них створювалися починаючи з цього року та підлягають зберіганню 50 років, згідно зі ст. 22.1 Закону № 125-ФЗ).
Прийнятих на роботу в 2002 році і раніше (їх зберігатимемо, як і передбачалося спочатку, 75 років).

У групи 2.1 особових справ на обкладинках необхідно організувати внесення уточнень із посиланням на Закон № 125-ФЗ так, як це показано в Прикладі 7 (виділено помаранчевим кольором).

Аналогічно потрібно вчинити з усіма справами, котрим цей закон скоригував термін зберігання. Щоб багато разів не вписувати довгий текст вручну, для прискорення процесу можна використовувати самонабірний штамп.

Коригування терміну зберігання на фрагменті обкладинки справи (виділено помаранчевим)