Огляд українських СЕД

Михайло Улітенков, експерт

Web-інтерфейс, що надається, дозволяє переглядати документ без завантаження програми, за допомогою якої він був створений. Для забезпечення введення великих обсягів документів передбачено інтеграцію з промисловими системами масового введення. Оборотною стороною функціональності платформи є трудомісткість і висока вартість впровадження рішень, реалізованих на ній. Ця платформа орієнтована на підприємства середнього та великого бізнесу.

Компанія "Електронні Офісні Системи" працює з 1994 р. та випускає "коробковий" продукт СЕД "Дело". Система забезпечує як автоматизацію класичного діловодства, і перехід до повністю електронного документообігу. У ній реалізовано підтримку повного життєвого циклу документа. "Справа" інтегрується з продуктами таких компаній, як "Кріпто-Про", "Сигнал-Ком", "Гарант", Aladdin (зберігання паролів та секретних ключів).

Функція потокового сканування дозволяє здійснити масове введення документів у систему. Зберігання карток документів реалізовано за допомогою промислової СУБД (Oracle або Microsoft SQL Server). Система має низку обмежень, таких як, наприклад, відсутність маршрутизації документів, але вона послідовно підтримує всі правила діловодства, прийняті в Україні.

Компанія "DocsVision" досить молода (почала самостійний бізнес у 2005 р.), і це дозволило розробникам врахувати досвід своїх колег по цеху, а також вибрати сучасну платформу для реалізації проекту. Система є повністю Microsoft-орієнтованою, що є цілком прийнятним для більшості українських компаній. Вона дозволяє автоматизувати процеси управління підприємством, контролю якості,узгодження та затвердження документів, а також процеси взаємодії з клієнтами та контрагентами, архів документів. Яскравою відмінністю СЕД DocsVision є те, що вона створена на платформі Windows Workflow Foundation і, як наслідок, у ній реалізовані механізми розробки низькорівневих активностей у середовищі Windows Workflow Foundation. У системі представлено досить потужний модуль workflow. Для інтеграції з іншими програмами DocsVision використовує технологію шлюзів, що дозволяє використовувати при візуальних налаштуваннях не тільки об'єкти DocsVision, а й об'єкти фірм (Microsoft SharePoint, 1 С: Підприємства, Axapta і т. п.). Для інтеграції з програмами, для яких не реалізовані шлюзи, можна використовувати засоби розробки розширень (API, SDK).

NauDoc - "коробковий" продукт, що розповсюджується безкоштовно. Крім того, що система працює на більшості платформ, в комплект поставки входить набір вихідних кодів. Таку пропозицію рідко зустрінеш на українському ринку. Справді, пропозиція дуже цікава, але NauDoc призначена для комфортної роботи до 50 користувачів, які можуть створювати до 5000 документів на рік. При перевищенні даних обмежень система починає працювати повільніше і виникає питання про перенесення системи документообігу на промислову платформу, наприклад на Naumen DMS, яка вже небезплатна. Застосування NauDoc буде виправданим для автоматизації документообігу підприємств середнього та малого бізнесу, підрозділів великих компаній.

Система "БОСС-Референт", яку пропонує компанія "АйТі", побудована на платформі IBM Lotus Domino/Notes. Вона розроблена для автоматизації управлінського документообігу та діловодства та дозволяє досить швидко автоматизувати ділові процеси, реалізуватискладні маршрути узгодження документів, організувати ефективну роботу у розподілених організаціях.

"БОС-Референт" підтримує роботу в програмному кластері Domino, що складається з двох серверів - основного та резервного. У разі відмови основного сервера відбувається автоматичне перемикання користувачів на резервний сервер. Розмежування доступу користувачів до інформації реалізується за допомогою стандартних засобів Lotus Domino/Notes. "БОСС-Референт" інтегрована із системами сканування та розпізнавання тексту ABBYY FineReader та CuneiForm. Можливі три варіанти використання засобів сканування – настільний сканер, мережевий сканер, потокова лінія сканування. Ця система буде особливо цікавою для підприємств, які вже використовують Lotus Notes. Для організацій, які не використовують Lotus, є можливість доступу до системи через браузер. У цьому випадку необхідно буде придбати ліцензії на ліцензування Lotus тільки для адміністраторів системи.

Ця система розроблена українською компанією DIRECTUM, яка була створена у 2003 р. СЕД DIRECTUM містить широкий набір сервісів, що реалізують управління електронними документами, бізнес-процесами, договорами, проектами, взаємодією з клієнтами тощо. У системі реалізована можливість організації обміну електронними документами з ЕЦП між організаціями, які використовують різні СЕД або взагалі не використовують їх. Також є набір механізмів, які дають змогу отримати доступ до даних DIRECTUM з порталу на базі Microsoft SharePoint. Великий інтерес представляє модуль управління взаємодією з клієнтами: крім ведення єдиної бази клієнтів, історії контактів з клієнтами реалізовано механізми супроводу процесу продажів, планування маркетингових заходів та аналізу ефективності продажів тамаркетингових ходів У DIRECTUM може застосовуватися етокеп (розробка компанії Aladdin) - персональний засіб суворої аутентифікації та зберігання даних, що апаратно підтримує роботу з цифровими сертифікатами та ЕЦП. Закритий ключ користувача при цьому зберігається не в сховищі сертифікатів комп'ютера, а на апаратному носії, що дозволяє користувачеві працювати на різних ПК системи, минаючи незручності, пов'язані з перенесенням закритого ключа на нову робочу станцію.

Коментар експерта

Костянтин Шадрін, експерт

Продовження статті хотілося б згадати систему ЕДО компанії ТОВ "Такском", що набула широкого поширення майже в усіх регіонах України. Компанія пропонує механізм юридично значущого обміну електронними документами у двох сферах діяльності: подання податкової та бухгалтерської звітності до регіональних органів ФНП ("Такське-Спринтер"), а також направлення банками до податкових органів інформації про статус банківських рахунків ("Банк-Рахунок"). Юридичну значущість документообігу забезпечує наявність інфраструктури центрів, що засвідчують. Компанія "Такському" має свій власний УЦ, зареєстрований у 2006 р. в єдиному державному реєстрі сертифікатів центрів, що засвідчують, який веде уповноважений федеральний орган у галузі використання ЕЦП. Ці продукти набули такого широкого поширення через законодавчу необхідність подання відповідної податкової звітності банками та платниками податків.

Відмінністю цих систем є те, що обмін документами відбувається по відкритих каналах зв'язку. Це зумовлює використання шифрування поряд із загальноприйнятими механізмами ЕЦП. Компанія "Такском" до виконання цих функцій використовує СКЗІ, сертифіковані ФСБ РФ. В системіпередбачено механізми вирішення конфліктних ситуацій, пов'язаних з датою подання документації шляхом введення третьої сторони так званого оператора зв'язку, що видає квитанцію з тимчасовим штампом. Для безпечного зберігання закритих ключів ЕЦП та шифрування можна поряд зі стандартними дискетами використовувати зручні USB-брелоки (RuToken, eToken). Питання, що стосуються автоматичного завантаження інформації, компанія вирішила запровадженням певних форм звітності, затверджених у ФНП. Таким чином, ці два продукти виконують усі покладені на них функції та є гідними представниками систем ЕДО на українському ринку.