Організація та ведення діловодства на підприємстві - Група компаній АЛЬТА
Ці явища тісно пов'язані з поняттям «діловодство» (документаційне забезпечення діяльності). Процес організації діловодства в будь-якій компанії – це забезпечення необхідних умов створення офіційних документів і роботи з ними.
Стадії процесу діловодства
Ведення діловодства на підприємстві передбачає організацію роботи з документами на всіх стадіях їхнього «життєвого циклу»:
Створення та реєстрація документів (документування), включаючи організацію роботи з проектами;
Рух документів (документообіг), включаючи процеси контролю виконання та відправлення з організації;
Зберігання документів (архівна справа).
Організація діловодства за допомогою систем автоматизації документообігу від ЕОС
Компанія «Електронні Офісні Системи» пропонує різні системи для ведення діловодства, що дозволяють автоматизувати роботу з документами на всіх етапах їхнього «життєвого циклу» – від створення проекту до списання у справу та здавання до архіву.
Сучасні системи для автоматизації діловодства в організації дозволяють здійснювати всі стандартні операції з документами:
приймати документи, що надходять різними каналами, і надсилати документи зовнішнім організаціям;
реєструвати (присвоювати документу номер та фіксувати дату його створення чи підписання);
направляти документи за призначенням для ознайомлення чи виконання;
отримувати довідкову інформацію за документом у будь-який момент (про його місцезнаходження всередині організації, стан виконання, контрольний термін тощо).
Діловодство з використанням сучасних СЕД дозволяє отримати понад 60% сумарної економії робочого часу працівників та на 20-25% підвищити продуктивністьпраці.
Системи управління документообігом, розроблені ЕОС, дозволяють організувати діловодство будь-якого масштабу:
автоматизувати документообіг у малих та середніх організаціях;
вести діловодство на великих підприємствах та холдингових компаніях з віддаленими філіями;
запровадити єдину систему документообігу в органах влади регіону із веденням діловодства на єдиній програмній платформі.
Крім традиційного діловодства, рішення для управління документами, створені ЕОС, дозволяють створити систему надання державних послуг в електронній формі на будь-якому рівні - від федерального до муніципального, отже, підходять для ведення діловодства у державних органах.
Для систем діловодства та документообігу ЕОС розроблено спеціалізовані рішення для віддаленої та мобільної роботи на пристроях з усіма популярними операційними системами (iOS, Windows, Android).
«СПРАВА» – найпопулярніша система для «класичного» діловодства
В даний час СЕД «СПРАВА» в Україні де-факто є галузевим стандартом для автоматизації діловодства на будь-якому підприємстві.
Можливості та переваги:
«СПРАВА» може використовуватися як підтримки традиційного діловодства, так організації повністю електронного документообігу;
«СПРАВА» дозволяє автоматизувати повний цикл діловодства (від створення проекту до списання у справу та передачі на архівне зберігання) і містить всі необхідні для цього функціональні модулі;
Система дозволяє організувати швидку реєстрацію у зручному інтерфейсі будь-яких документів (звернення громадян, службове листування, нормативні акти, договори та ін.) за допомогою системирізних довідників;
«СПРАВА» містить усі необхідні інструменти та механізми для організації роботи з документами та автоматизує такі процеси, як винесення резолюцій на документи, видача доручень, контроль виконання документа або його окремих пунктів, погодження проекту документа, відстеження руху документа в організації, взаємодія виконавців у процесі роботи над документом та ін;
«СПРАВА» містить потужну пошукову систему, що дозволяє знайти будь-який документ, реалізована можливість повнотекстового пошуку;
Є зручні інструменти для переведення будь-яких документів на електронний вигляд;
«СПРАВА» містить розвинену систему оповіщень та повідомлень та багатий аналітичний інструментарій;
Ведення діловодства на підприємстві з використанням СЕД «СПРАВА» дає можливість організувати юридично значущий електронний документообіг з використанням ЕП та засобів криптозахисту;
Система «СПРАВА» дозволяє організувати взаємодію Космосу з МЕДО, СМЕВ, АС «Звернення громадян»;
Відкритий API-інтерфейс забезпечує можливість інтеграції системи «СПРАВА» з будь-якими інформаційними системами замовника.
EOS for SharePoint – портальна система для автоматизації діловодства
Досвід ЕОС з автоматизації діловодства було враховано розробки рішення EOS for SharePoint, реалізує весь необхідний діловодний функціонал з урахуванням платформи Microsoft SharePoint.
Продукт поєднує можливості та переваги класичних українських СЕД із функціоналом ECM-платформи Microsoft SharePoint. Рішення EOS for SharePoint дозволяє автоматизувати операції, що виконуються співробітниками служб діловодства, у повній відповідності до Державної системи документаційного забезпечення управління (ДСДОУ),на якій традиційно засновано все діловодство в Україні.
Можливості та переваги:
Система EOS for SharePoint реалізована на базі Microsoft SharePoint без будь-яких «зовнішніх» СЕД, спеціально адаптована до сучасних вимог українського діловодства та є простим в обслуговуванні програмним продуктом, який легко налаштовується під специфіку діловодства компанії;
Система є готовим до використання коробковим рішенням, в якому реалізовано класичне діловодство, а саме весь «життєвий цикл» документів:
реєстрація (система підтримує функцію автоматичної реєстрації документів, створюваних з урахуванням проектів);
винесення за документом резолюцій (доручень);
виконання документів та доручень за ними співробітниками;
контроль виконання документів та доручень;
списання виконаних документів у справу та організація централізованого зберігання електронних документів.
У системі реалізовано діловодство за організаційно-розпорядчими, платіжно-розрахунковими документами, підготовка договорів, службового листування та інших видів документів, що утворюються в процесі діяльності організації.
Усі основні діловодні процеси в EOS for SharePoint настроюються з урахуванням специфіки організації. Налаштовуються маршрути узгодження, ознайомлення співробітників із затвердженими (підписаними) або документами, що надійшли в організацію ззовні і т.д.
EOS for SharePoint дозволяє автоматизувати процеси спільної роботи з документами (від моменту початку створення проекту до реєстрації вже затвердженого документа): їх підготовки, рецензування, збирання підписів, погодження та затвердження.
У системі підтримуєтьсяреєстрація і самостійних доручень та виданих за документом. Реалізовано гнучку технологію контролю виконання документів та доручень.
Організацію повсякденної роботи з документами здійснено в EOS for SharePoint через персональне робоче місце користувача – його особистий веб-сайт для зберігання інформації, який може налаштовуватися самостійно.
Система розроблена з урахуванням необхідності масштабування, готова до великих навантажень та дозволяє автоматизувати діловодство в компаніях із практично необмеженою кількістю співробітників.
Система передбачає можливість використання додаткових опцій, що розширюють можливості традиційного діловодства.
EOS for SharePoint дає можливість, окрім діловодства, в рамках єдиної інформаційної системи на корпоративному порталі вирішувати й інші бізнес-завдання:
враховувати офісні заявки;
створити файлове сховище, базу знань, бібліотеки документів;
вести навчання нових працівників;
організувати спілкування працівників у рамках спільної роботи;