Організаційна структура автотранспортного підприємства
Побудова правильної організаційної структури головне завдання будь-якого автотранспортного підприємства (АТП). Від раціонального складу підрозділів органів управління, їх зв'язку між собою та взаємодії з виробничими підрозділами значною мірою залежить ефективність роботи підприємства в цілому.
Ознаками оптимальної структури управління є:
невелика кількість підрозділів із висококваліфікованим персоналом;
невелика кількість рівнів керування;
наявність у структурі управління груп спеціалістів;
орієнтація графіка робіт на замовника;
швидкість реакції на зміни;
висока продуктивність та низькі витрати.
У стандартній організаційній системі управління автотранспортним підприємством можна виділити три самостійні блоки управління: експлуатаційний, технічний та економічний, кожен з яких підпорядковується відповідному керівнику.
Для АТП характерна безцехова організаційна структура, коли всі функції з управління зосереджені в апараті управління підприємства.
Така структура характеризується використанням формальних процедур та правил,жорсткою ієрархією влади у створенні, централізацією прийняття рішень. Кожен виконавець підпорядковується лише одному керівнику. Усі вказівки та рішення щодо функцій управління виконавець отримує від безпосереднього керівника. Між виконавцем та функціональними підрозділами залишаються інформаційні зв'язки методичного та консультаційного характеру. Для того, щоб рішення функціонального підрозділу стало директивним, він має бути затверджений керівником.
Незважаючи на те, що, в принципі, всі керівники АТП виконують управлінські дії, не можна сказати, що вони займаються одним і тим же видом трудової діяльності. p align="justify"> Окремим керівникам доводиться витрачати час на координування роботи інших керівників, які, у свою чергу, координують роботу співробітників нижчого рівня і т.д. до рівня керівника, який координує дії неуправлінського персоналу – людей, які фізично виробляють продукцію або надають послуги. Таке вертикальне розгортання поділу праці та утворює рівні управління.
У організаціях, які з багатьох частин, повинна здійснюватися певним чином координація своєї діяльності. Саме вона виступає основою структури організації, що зазвичай визначають як сукупність стійких зв'язків у організації.
Взагалі, у будь-яких організаціях, зокрема й АТП, виділяють кілька типів зв'язків. Найчастіше аналізу піддаються такі пари зв'язків: вертикальні та горизонтальні; лінійні та функціональні.
Вертикальні зв'язки поєднують ієрархічні рівні в організації та її частинах. Вони формалізуються у процесі проектування організації, діють постійно і зображуються усім можливих схемах, відбиваючи розподіл повноважень чи вказуючи те, «хто є хто»в організаційній ієрархії. Дані зв'язку служать каналами передачі розпорядчої та звітної інформації, створюючи цим стабільність у створенні. У межах вертикальних зв'язків вирішуються проблеми влади й впливу, тобто. реалізується «вертикальне завантаження» роботи. Зазвичай зростання організації супроводжується зростанням вертикальних зв'язків, отже за кількістю цих зв'язків можна будувати висновки про розмір організації.
Горизонтальні зв'язки – це зв'язок між двома чи більше рівними за становищем у ієрархії чи статусу частинами чи членами організації. Їх головне призначення - сприяти найбільш ефективному взаємодії елементів організації при вирішенні проблем, що виникають між ними. Вони допомагають зміцнювати вертикальні зв'язки і роблять організацію загалом стійкішою за різних зовнішніх і внутрішніх змін. Горизонтальні зв'язки створюють низку важливих переваг. Вони економлять час та підвищують якість взаємодії. Горизонтальні зв'язки розвивають у керівників самостійність, ініціативність та мотивованість, послаблюють страх ризику. Тому особливий інтерес представляє аналіз практики та вивчення способів встановлення таких зв'язків. У разі коли горизонтальні зв'язки встановлюються на неформальній основі вищим керівником, вони зазвичай мають прив'язку до часу, до події або до людей. Так, наприклад, директор може запропонувати головному економісту та начальнику відділу кадрів самостійно вирішувати питання встановлення окладів для працівників, оскільки він довіряє їм. Але, як тільки один з них залишить посаду з якихось причин, керівник швидше за все поверне це право собі назад і користуватиметься ним доти, доки інший співробітник не заслужить у нього довіри.
Ще однією парою зв'язків, що встановлюються в організації, є лінійні та функціональнізв'язку.
Лінійні зв'язку – це відносини, у яких начальник реалізує свої владні правничий та здійснює пряме керівництво підлеглими, тобто. зв'язки йдуть в організаційній ієрархії зверху донизу і виступають, як правило, у формі наказу, розпорядження, команди, вказівки. Природа функціональних зв'язків – дорадча, і з цих зв'язків реалізується інформаційне забезпечення координації.
Таким чином, зв'язки забезпечують цілісну роботу підприємства, об'єднують усі його ланки.
Основою роботи підприємства є функціональні обов'язки підрозділів. Саме вони й становлять сукупну діяльність підприємства.
Для нормального функціонування АТП необхідно, щоб його підрозділи працювали у потрібному графіку і відповідно до потреб ринку, тобто. повинні бути гнучкими, а також вчасно та в повному обсязі виконали свої функції.
Експлуатаційна служба АТП займається, перш за все, науковою організацією транспортного процесу та ефективним використанням транспортних засобів. Вона шукає змогу найбільш раціонального здійснення перевезень з найменшими витратами. Загалом на АТП службаексплуатації на основі всебічного вивчення потреб покликана забезпечувати повніше задоволення потреб замовників.
Технічна служба АТП приділяє головну увагу питанням підтримки транспортних засобів у технічно справному стані та забезпечення розвитку виробничої бази, а також здійснює керівництво матеріально-технічним постачанням підприємства.
Головними завданнями технічної служби підприємства є:
організація належного зберігання рухомого складу, що забезпечує високу технічну готовність його до роботи, своєчасність випуску автомобілів на лінію та прийом їх (гаражна служба);
розробка та вирішення питань, пов'язаних із зміцненням виробничо-технічної бази підприємства (головний інженер);
оперативне планування всіх видів ТО та ремонту автомобілів та автомобільних шин, організація виконання цих робіт та контролю за їх якістю, проведення технічного обліку та звітності з рухомого складу, автомобільних шин та інших виробничих фондів (начальник ремонтної служби);
керівництво всією сукупністю робіт із забезпечення нормального матеріально-технічного постачання підприємства, організації зберігання, видачі та обліку палива, запасних частин та інших матеріальних ресурсів, розробка та здійснення заходів щодо раціональнішого їх використання (відділ постачання);
розробка та проведення організаційно-технічних заходів щодо вдосконалення процесів виробництва, впровадження нової техніки, охорони праці та запобігання аварійності.
Виходячи з вищезазначених завдань технічна служба має право контролювати технічний стан рухомого складу, знімати його з експлуатації, планувати та проводити профілактичні та ремонтніроботи, притягати до матеріальної відповідальності за неправильну експлуатацію рухомого складу, будівель, споруд, обладнання тощо, а також лімітувати витрати ПММ.
Важливе місце у господарському керівництві та покращенні якісних показників роботи підприємства відводиться економічній службі. На основі систематичного аналізу роботи підприємства, автоколон та інших підрозділів та виходячи з об'ємних показників перевезень, їх ресурсного забезпечення, економічна служба визначає шляхи, якими повинні розроблятися технічні та організаційні заходи, спрямовані на підвищення технічної готовності рухомого складу та вдосконалення експлуатаційної та комерційної діяльності АТП .
До складу економічної служби зазвичай входить бухгалтерія. Цей відділ на чолі з головним бухгалтером проводить облік наявності коштів, виділених у розпорядження АТП, їх збереження та рівня використання, організує виконання фінансового плану, перевіряє фінансовий стан підприємства, проводить велику оперативну роботу з організації розрахунків із клієнтурою, постачальниками та фінансовими органами, організує первинний облік витрачання матеріальних ресурсів та коштів. Головний бухгалтер несе відповідальність за доцільність та законність витрачання коштів, та дотримання фінансової дисципліни.
Таким чином, оптимальна організаційна структура АТП є однією з умов ефективної діяльності. У цьому, важливо враховувати, що у всіх рівнях управління керівники виконують як суто управлінські, а й виконавчі функції. Однак із підвищенням рівня керівництва питома вага виконавських функцій знижується. Це означає, що керівник будь-якого рівня управління певний відсоток часу витрачає на прийняттяуправлінських рішень та певний – на прийняття рішень за спеціальністю. З підвищенням рівня управління питома вага завдань зі спеціальності падає, а з менеджменту зростає. Звідси керівники підприємства повинні мати високі професійні навички. Для працівників апарату управління процес праці є виконання сукупності функцій, до основних у тому числі слід віднести планування, організацію, координацію, контроль, облік, аналіз, регулювання. Вони наділені і певними правами, насамперед, у частині заохочення та покарання працівників, які перебувають у підпорядкуванні. За їх поданням вирішуються питання найму та звільнення співробітників.
Але навіть за правильно організованої системи управління, жодне АТП не зможе здійснювати свою діяльність, без провідної для таких підприємств професії – водій. Тому однією з найважливіших завдань АТП є правильна організація праці водіїв, оскільки від роботи багато в чому залежить виконання плану перевезень, отже, задоволення потреб замовників, й у результаті ефективність функціонування підприємства.