Особливості таблиць баз даних

Структура бази даних

Для того щоб легко засвоїти поняття структури бази даних, треба уявити порожню базу, в якій поки що немає жодних даних. Незважаючи на те, що даних у базі немає, інформація в ній все-таки є. Це структура основи, тобто набір полів. Вони визначають, що буде записано в цю базу та у якому вигляді.

Найпростіші бази даних

Існує принаймні два формати текстових баз даних:

• із заданим роздільником;

• із фіксованою довжиною поля.

Незважаючи на «примітивність» таких текстових баз даних, потужні системи управління базами даних дозволяють імпортувати подібні файли та перетворювати їх на «справжні» бази даних. Тому якщо в організації поки немає системи управління базами даних, дані можна зберігати в текстовому файлі, а потім, коли така система з'явиться, дані не пропадуть і успішно імпортуються.

Властивості полів. Типи полів

Поля це основні елементи структури бази даних. Вони маютьвластивості.Від властивостей полів залежить, які типи даних можна вносити в поле, а які ні, а також те, що можна робити з даними, що містяться в полі.

Основною властивістю будь-якого поля є його довжина. Довжина поля виражається всимволахабо, що те саме, взнаках.Від довжини поля залежить, скільки інформації в ньому може поміститися. Ми знаємо, що символикодуютьсяодним або двома байтами, тому можна умовно вважати, що довжина поля вимірюється в байтах.

Очевидною унікальною властивістю будь-якого поля є йогоІм'я.Зрозуміло, одна база даних не може мати двох полів з однаковим ім'ям, оскільки комп'ютер заплутається в вмісті. Але, крім імені, у поля є щевластивістьПідпис.Підпис - це та інформація, яка відображається в заголовку стовпця. Її не треба плутати з ім'ям поля, хоча якщо підпис не заданий, то в заголовку відображається ім'я поля. Різним полям, наприклад, можна встановити однакові підписи. Це не завадить роботі комп'ютера, оскільки поля при цьому зберігають різні імена. Різні типи полів мають різне призначення та різні властивості.

1. Основна властивість текстового поля - розмір.

2.Числове полеслужить для введення числових даних. Воно теж має розмір, але числові поля бувають різними, наприклад, для введенняцілих чиселі для введеннядійсних чисел.В останньому випадку крім розміру поля задається також розмір десяткової частини числа.

3. Поля для введення дат або часу мають типДата/час.Для введення логічних даних, що мають лише два значення (Так або Ні; 0 або 1; Істина або Брехня тощо), служить спеціальний тип -Логическое поле.Неважко здогадатися, що довжина такого поля завжди дорівнює 1 байту, оскільки цього більш ніж достатньо, щоб висловити логічне значення.

4. Особливий тип поля -Грошовий.З назви ясно, які дані в ньому зберігають. Грошові суми можна зберігати і в числовому оле, але в грошовому форматі з ними зручніше працювати. У цьому випадку комп'ютер зображує числа разом з грошовими одиницями, розрізняє рублі та копійки, фунти та пенси, долари та центи, загалом, поводиться з ними елегантніше.

6. Текстове поле має недолік, пов'язаний з тим, що воно має обмежений розмір (не більше 256 символів). Якщо потрібно вставити в поле довгий текст, для цього використовується поле типуMEMO.У ньому можна зберігати до 65 535 символів. Особливість поля MEMO полягає в тому, що реально ці данізберігаються над полі, а іншому місці, а полі зберігається лише покажчик те що, де розташований текст.

7. Дуже цікаво полеЛічильник.На перший погляд це звичайне числове поле, але воно має властивість автоматичного нарощування. Якщо в базі є таке поле, то при введенні нового запису до нього автоматично вводиться число, на одиницю більше, ніж значення того ж поля у попередньому записі. Це поле зручне для нумерації записів.

Лекція 2 Пов'язані таблиці

Приклади, які ми навели вище, можна вважати найпростішими базами даних, але насправді це не зовсім бази, а лише таблиці. Якби інформація зберігалася в таких простих структурах, то для роботи з нею можна було б обійтися без спеціальних систем управління базами даних. На практиці доводиться мати справу з більш складними структурами, які утворені з багатьох зв'язаних таблиць. .

Бази даних, мають пов'язані таблиці, називають такожреляційними базами даних.

Набагато зручніше зробити кілька таблиць. В одній зберігати відомості про клієнтів з усіма їх паспортними даними, в іншій — відомості про видані диски, щоб у будь-який момент дізнатися, що видано клієнту і коли настає термін повернення, а в третій таблиці залишок дисків на складі, щоб вчасно поповнювати запаси. Після цього окремі поля таблицьзв'язують.Якщо з таблиці Прокат відомо, що клієнт НВП взяв диск D001, то система управління базою даних миттєво знайде в таблиці Клієнти всі паспортні дані цієї людини, а в таблиці Склад всі дані про це диск.

Якщо дані в різних записах починають повторюватися, це може говорити, що база має погану структуру. Треба подумати у тому, чи не можна розбити таблицю на групу пов'язаних таблиць

Якщо задані зв'язки між таблицями, то працювати з різними таблицями можна, як із однією цільною базою даних

Поля унікальні та ключові

Створення бази даних починається з розробки структури її таблиць. Структура повинна бути такою, щоб при роботі з базою потрібно було вводити до неї якнайменше даних. Якщо введення якихось даних доводиться повторювати неодноразово, базу роблять із кількох пов'язаних таблиць. Структуру кожної таблиці розробляються окремо.

Для того, щоб зв'язки між таблицями працювали надійно, і по запису з однієї таблиці можна було однозначно знайти записи в іншій таблиці, треба передбачити в таблиціунікальніполя.

Унікальне поле — це поле, значення якого не можуть повторюватися.

Швидше за все поле Шифр ​​виявиться унікальним, і проблем зі зв'язками між таблицями не виникне, але було б непогано, якби комп'ютер міг просигналізувати в тому випадку, якщо раптом записи в цьому полі повторяться. Для цього існує поняттяключове поле.При створенні структури таблиць одне поле (або одну комбінацію полів) можна призначити ключовим. З ключовими полями комп'ютер працює особливо. Він перевіряє їхню унікальність і швидше виконує сортування за такими полями. Ключове поле є очевидним кандидатом для створення зв'язків. Іноді ключове поле називаютьпервинним ключем.

Як первинний ключ у таблицях часто використовують поле, що має тип Лічильник. Ввести два однакових значення в таке поле не можна за визначенням, оскільки збільшення значення поля проводиться автоматично.

Структура зв'язків між таблицями називається схемою даних

Лекція 3 СУБД Access

Системи управління базами даних (СУБД) - це програмні засоби, за допомогою яких можнастворювати бази даних, наповнювати їх та працювати з ними. У світі є чимало різних систем управління базами даних. Багато хто з них насправді є не закінченими продуктами, а спеціалізованими мовами програмування, за допомогою яких кожен, хто освоїв цю мову, може сам створювати такі структури, які зручні, і вводити в них необхідні елементи управління. До подібних мов належать Clipper, Paradox, FoxPro та інші.

Необхідність програмувати завжди стримувала широке використання баз даних у малому бізнесі. Великі підприємства могли дозволити собі зробити замовлення програмування спеціалізованої системи «під себе». Малим підприємствам часто не під силу було не тільки вирішити, а й правильно сформулювати це завдання.

Положення змінилося з появою у складі Microsoft Office системи управління базами даних Access. Ранні версії цієї програми мали номери Access 2.0 та Access 95.

За допомогою Access звичайні користувачі отримали зручний засіб для створення та експлуатації досить потужних баз даних без необхідності програмувати. У той самий час робота з Access виключає можливості програмування. За бажання систему можна розвивати та налаштовувати власними силами. Для цього треба володіти основами програмування мовою Visual Basic.

Ще однією додатковою перевагою Access є інтегрованість цієї програми з Excel, Word та іншими програмами Office. Дані, створені в різних програмах, що входять до цього пакета, легко імпортуються та експортуються з однієї програми до іншої.

Об'єкти Access

Вихідне вікно Access відрізняється простотою та лаконічністю. Шість вкладок цього вікна представляють шість видів об'єктів,якими працює програма.

  1. Таблиці- основні об'єкти бази даних. З ними ми вже знайомі. Вони зберігаються дані. Реляційна база даних може мати багато взаємозалежних таблиць.
  2. Запити- це спеціальні структури, призначені для обробки даних бази. За допомогою запитів дані впорядковують, фільтрують, відбирають, змінюють, поєднують, тобто обробляють.
  3. Форми -це об'єкти, за допомогою яких в базу вводять нові дані або переглядають наявні.
  4. Звіти -це форми «навпаки». З їх допомогою дані видають на принтер у зручному та наочному вигляді.
  5. Макроси —цемакрокоманди.Якщо якісь операції з базою проводяться особливо часто, має сенс згрупувати кілька команд в один макрос і призначити його виділення комбінації клавіш.
  6. Модулі- це програмні процедури, написані мовою Visual Basic. Якщо стандартних засобів Access не вистачає, програміст може розширити можливості системи, написавши цього необхідні модулі.

Режими роботи з Access