Переклад архівів на електронний вигляд
 |
| Ігор Шалбаров |
Говорячи про проблематику управління документами, ми найчастіше маємо на увазі питання підтримки поточної операційної діяльності організацій. Однак є й інша ключова функція документів — довгострокове, зокрема вічне, зберігання зафіксованої в них інформації. Зрозуміло, така вимога пред'являється далеко не до всіх документів, а лише до найважливіших, але саме вимога архівного зберігання значною мірою впливає на весь комплекс питань управління документами. Справа в тому, що історично законодавчо закріплений принцип, згідно з яким в архіві повинні зберігатися оригінали документів, тобто вже на етапі створення документа потрібно розуміти, як, згідно з якими вимогами він потім передаватиметься в архів.
На думку експертів, саме існуюча організація архівної справи сьогодні є однією з головних перешкод на шляху повного переходу на реальний електронний документообіг, оскільки досі наше законодавство націлене на паперові методи архівного зберігання документів. Активні розмови про необхідність застосування електронних технологій для довгострокового зберігання ведуться вже давно, але поки що скільки-небудь рішучих проривів у цьому напрямі не спостерігається. Про причини такої ситуації, про проблеми та перспективи розвитку архівної справи із заступником начальника відділу розвитку інформаційних архівних технологій Головного архівного управління МосквиІгорем Шалбаровимрозмовляв оглядач PC Week/REАндрій Колесов.
PC Week: Що таке ваша організація? Які архівні завдання та як вона вирішує?
ІгорШалбаров: Наше управління є архівом федерального значення, формально ми входимо в структуру Росархіву, але фактично підкоряємося уряду Москви, виконуємо ухвалені ним регламенти. Нашій службі вже понад 200 років: вона була створена в 1797 р. при московському губернаторі, в її нинішньому вигляді вона сформувалася в результаті об'єднання кількох архівів міста. Одна відносно невелика наша будівля знаходиться в центрі, в районі Таганської площі, а основний комплекс — на Профспілковій вулиці, біля метро «Калузька», там ми займаємо цілий квартал, три будівлі — два сховища та лабораторний комплекс. Загальна довжина нашої архівної полиці – 174 км, це один із найбільших архівів у Європі, у нас працює
За радянською термінологією ми головком, у нашому підпорядкуванні перебувають дві підвідомчі структури — Центральний міський архів Москви та Центр трудових відносин. У першій зберігаються всі організаційно-розпорядчі документи та нормативно-правові акти міста, є окремі архіви науково-технічної документації, мультимедійної інформації та особистих колекцій, де зберігаються найрізноманітніші предмети. По-друге, всі організації, зареєстровані в місті, здають кадрові дані про своїх працівників. Є також центр реставрації.
PC Week: Нас зараз цікавлять питання зберігання саме інформаційних документів. Як це сьогодні виглядає? Як, зокрема, співвідносяться між собою, якщо так можна висловитися, паперові та електронні складові вашого архіву?
Весь цей масив документів керується за допомогою інформаційної системи, робота якої регулюється законодавством Москви, ми її власниками, забезпечуємо в тому числі і її технічне супроводження. Значна частина функціоналу цієї системи посідає пошуковізавдання.
Що стосується паперових та електронних складових, то тут треба мати на увазі, що на вимогу законодавства всі документи, у тому числі описи мають бути у паперовому вигляді. В електронному вигляді зберігаються фактично лише копії цих документів, переважно описів, що допомагає вирішувати, наприклад, самі пошукові питання. Архівісти працюють здебільшого з електронними описами, які при цьому не замінюють собою паперові варіанти.
PC Week: Всі описи мають електронні копії?
І. Ш.: Далеко не всі. Поступово йде робота з формування таких копій для успадкованих описів, і постійно йде така робота з документами, що надходять. На жаль, рівень автоматизації цього процесу не дуже високий, оскільки документи до нас потрапляють у неструктурованому вигляді, майже завжди потрібний серйозний аналіз їхнього вмісту фахівцями та ручне введення в систему. Хоча зараз описи за фактом створюються спочатку в електронному вигляді, все одно оригіналами залишаються паперові варіанти, це традиційно тверда позиція Росархіву, яка обґрунтовується тим, що сьогодні немає надійних методів довгострокового зберігання електронних документів.
PC Week: А як переводяться в електронний вигляд самі архівні документи?
І. Ш.:Ми не можемо впоратися з оцифровкою всього потоку, що надходить, документи спочатку потрапляють в архів, а вже потім у фоновому режимі за певним графіком переводяться в електронний вигляд. Абсолютні обсяги паперових документів, які не мають електронних копій, зростають.
PC Week: Можна припустити, що такий порядок речей створює проблеми для вашої роботи.
І. Ш.: Це ще м'яко сказано. Ми все більше підходимо в межах непереборних перешкод. Вхідні потоки документів мають тенденцію до зростання,і постають банальні, але дуже актуальні проблеми суто фізичного складування та забезпечення надійного зберігання таких обсягів паперу. Нещодавня історія із пожежею в бібліотеці ІНІОН все це наочно ілюструє. Переведення в електронний вид документів, а точніше, переведення в такий формат всього життєвого циклу документів — це надзвичайно актуальне завдання. Але, на жаль, сьогодні у світі ще немає надійних методів довгострокового, а тим більше вічного зберігання електронних документів.
PC Week: А як вирішуються подібні завдання у світі? Що говорить щодо цього передовий досвід?
І. Ш.:Торік мої колеги були у Китаї, де вивчали їхній досвід. До речі, у них сама логіка організації архівної справи побудована так само, як у нас, вони свого часу просто взяли за основу нашу архівну систему, точніше, ми, коли активно за радянських часів допомагали цій країні, впровадили у них свою. Але технологічно вони ширше зараз застосовують ІТ. Зокрема, система оцифрування побудована на масштабнішій основі — величезні зали, сотні співробітників, забезпечених сканерами. На цей уряд виділяє серйозні кошти. Причому ця робота здебільшого ведеться на засадах аутсорсингу зовнішніми компаніями, які, конкуруючи одна з одною, знижують ціни на свої послуги, вибудовують ефективні процеси. Як казали китайські колеги, протягом двох років вони мають повністю перевести в електронний вигляд усі архіви Пекіна.
Нещодавно я сам зміг познайомитися з роботою міського архіву Лондона, який займається практично тими самими завданнями, що й ми, крім ведення архіву з персональної кадрової інформації. До того ж, Лондон і за кількістю жителів приблизно того ж масштабу, що й Москва (Пекін — удвічі більше). У них у відділі оцифрування працюють дваспівробітника, які за рік роблять електронних образів документів, середній виробіток на одну особу — 1500 образів на день. Але при цьому багато документів надходять до архіву вже в електронному вигляді.
PC Week: У них теж всі оригінали документів зберігаються в паперовому вигляді, або вони все ж таки переходять по повністю електронні документи?
І. Ш.:Все ж таки основою у всіх є паперові носії, електронні формати — це тільки копії, які використовуються для оперативної роботи з документами. Справа в тому, що ми сьогодні не маємо повністю надійних та перевірених технологій довгострокового зберігання електронних документів та засобів абсолютного захисту такої інформації від зміни кимось, а також немає гарантій, що ми зможемо фізично прочитати записані зараз дані через, скажімо, сто років.
Проте завдання переходу повністю електронні документи стоїть, вона дуже актуальна. Ви, напевно, знаєте, що у Москві працює єдина система електронного документообігу (МосЕДО), до якої підключено всі міські управлінські структури та підвідомчі бюджетні організації. Там робота ведеться повністю в електронному вигляді і вони готові здавати в архіви електронні документи. Ми зі свого боку вели опрацювання такої можливості, але поки що дійшли висновку, що технологічно з перерахованих вже причин архіви не можуть перейти на роботу виключно з електронними документами.
Наголошу ще раз: технічні рішення є (наприклад, реалізація віртуальних середовищ для підтримки успадкованих додатків або використання спеціальних архівних форматів типу PDF-A), але ніхто не може взяти на себе гарантії, що все це працюватиме через двадцять, а тим більше через сто років.
PC Week: Яка юридична значимість електроннихкопій документів, що зберігаються у вас. Чи можна у суді пред'являти такі копії?
І. Ш.:Так, можна: ми запевняємо їхню справжність своїми печатками. А якщо суд вважатиме за потрібне, то може вже вимагати й паперові оригінали.
PC Week: У нас вже давно узаконено можливість отримання, наприклад, свідоцтва про власність на нерухомість в електронному вигляді. Власник зберігає її вдома на флешці. Якоїсь миті він захоче або повинен буде здати цей документ у ваш архів. Ви приймете такий електронний документ?
І. Ш.:Ні, не приймемо. Ви маєте рацію: вже є чимало організацій та підприємств, які переводять свій документообіг в електронний вигляд, але коли підходить момент передачі цих документів до архіву, їм потрібно робити паперові варіанти та здавати саме їх.
PC Week: Але все ж таки: якщо є така проблема, то чому ж вона не вирішується? Тільки суто технічні перешкоди?
І. Ш.: Проблема на рівні окремого архіву, навіть такого великого, як наш, не вирішується в принципі. Існує законодавство, якому ми повинні підкорятися. Якими б технологіями ведення архівів електронних документів ми не володіли, застосовувати їх зможемо тільки, якщо це дозволить закон. А закон, у свою чергу, має базуватися на технологіях, які б отримали визнання на рівні всієї країни. Коротше кажучи, проблема має вирішуватися на федеральному рівні, тим більше, що у нас є в країні організація - Росархів, яка зобов'язана цим займатися за своїм статусом.
PC Week: Але ми вже кілька років чуємо від представників Росархіву про перехід до електронних архівів, «а віз і нині там». Більше того, останні пару років у виступах керівників цього відомства все частіше з'являються тези про нерозв'язність проблеми, а інодіі те, що Росархів взагалі не вважає це своїм завданням. Що ж робити?
І. Ш.:Так, на жаль, ситуація саме така. Але якоюсь мірою зрозуміти обережну позицію Росархіву можна: йдеться про складне завдання, необхідність радикальної зміни заснованої на паперових технологіях системи, яка складалася століттями. Адже ми, не помічаючи цього, знаходимося на етапі великої інформаційної революції.
Мені здається, що одна з основних причин консервативної позиції представників архівних структур — менталітет суспільства, недостатня поки що довіра до електронних документів як таких на рівні громадян, чиновників, бізнесменів. Ні, що називається, суспільного запиту на вирішення цього завдання.
Але при цьому ситуація дуже швидко змінюється. Подивіться: ще недавно й використання електронних документів у оперативній діяльності підприємства викликало недовіру. Оплата електронних рахунків приватними особами сприймалася як мрії щодо далекого майбутнього. А сьогодні це вже звичайна реальність. Архіви тільки зараз почали відчувати тиск «знизу», від тих, хто здає нам документи на зберігання, щодо необхідності переходу на електронні форми зберігання. І саме цей попит має обов'язково породити пропозицію.
PC Week: Так що, чекати, коли все станеться само собою чи можна зробити якісь зусилля щодо прискорення процесу?
І. Ш.:Мені здається, що позитивну роль могла б відіграти активнішу участь галузевої громадськості у вирішенні проблем архівів. Причому треба не просто звертатися із закликами до того ж Росхархіва чи до уряду, щоб вони щільніше зайнялися цими питаннями, а самим готувати конкретні пропозиції. Впевнений, що мають підвищити активність у цій справі регіональні та навітьмуніципальні структури.
Ми у себе в архівному управлінні окреслили питання про перехід на електронне зберігання документів як один із пріоритетних. Відчуваючи підтримку і навіть тиск з боку уряду Москви, зараз шукатимемо реальні рішення, а потім, напевно, виходитимемо з пропозиціями на федеральний рівень.