Перевірки на підприємстві підготовка юридична та психологічна
Ризики виявлення реальних або уявних порушень під час перевірок, які проводять державні та відомчі контролюючі органи, становлять для бізнесу навіть більшу загрозу, ніж атаки криміналу. Адже наслідком можуть стати не лише штрафи та розпорядження щодо виправлення порушень, а й призупинення діяльності на 90 днів, а також повне закриття підприємства. Але ці ризики цілком піддаються управлінню. Якщо його грамотно збудувати, можна значно мінімізувати збитки.
Жертва без інформації
Почавши аналізувати фактори, що призводять до виникнення проблем з органами, що перевіряють, ми виявили, що ключовим з них у більшості випадків є так званий людський фактор. У розхожій виставі перевіряючий як нападає, а перевіряється тримає оборону. Насправді кожен із них просто робить свою роботу. Від того, чи стануть вони ворогами з першої хвилини, чи між ними відбудеться конструктивний діалог, залежить те, в якому напрямку піде перевірка. Наприклад, при доброзичливих ділових відносинах перевіряючий без будь-якої корупції та порушень норм може дозволити подати необхідний документ трохи пізніше, якщо його на даний момент немає. У ситуації конфронтації перевіряючий може внести відомості про відсутність запитаного документа в акт перевірки, що загрожуватиме санкціями.
У представника організації, що перевіряється, є кілька варіантів поведінки. На жаль, найпоширеніший – віктимний. Перевірений займає позицію жертви: метушиться, намагається догодити, дає перевіряльнику можливість відчути себе більш значущим, від розгубленості неспроможна підтвердити відповідність підприємства встановленим вимогам, випадково видає зайву інформацію. Часто перевіряються,ґрунтуючись на поширеній думці про продажність чиновників, намагаються невміло корумпувати перевіряючих, питаючи натяками, скільки дати. Обидва варіанти поведінки під час перевірок не підходять нашій компанії. Ми не зловживали цим у далекі 1990-ті, тим більше вважаємо неприйнятним використовувати будь-які сумнівні та сірі операції сьогодні, ведемо бізнес «набіло».
Ми задумалися, як допомогти нашим співробітникам позбутися віктимної психології, що виражається у відчутті себе свідомо винним. На використанні цього почуття, до речі, ґрунтується успіх шахраїв, які влаштовують «липові» перевірки та виманюють шляхом залякування гроші у представників бізнесу.
Віктимність підживлюється відсутністю інформації. Через незнання власних прав і прав перевіряльників, відсутності навички та алгоритму дій під час перевірки наші співробітники були розгублені та припускалися помилок. Адже провізор та фармацевт не можуть, та й не повинні знати всі закони, вимоги, будівельні СНІПи, санітарні та протипожежні норми та стандарти. Не усвідомлюючи цього, співробітники відчували себе винними і боялися перевіряльників, які здавалися досвідченими, впевненими у собі, компетентними (насправді ці якості нерідко виявляються уявними).
Ми визначили, що для ефективного захисту своїх прав керівник торгового підприємства має:
■ знати законодавство, права та обов'язки перевіряючих та юридичних осіб, процедури проведення перевірок та складання протоколу про адміністративне правопорушення, порядок стягнення штрафів
■ вміти протистояти незаконним діям перевіряючих на підставі закону та встановлених державою правил
■ відстоювати свої інтереси та за необхідності оскаржувати результати перевірки у судовому порядку;
Ми вирішили виправити ситуацію та почали навчати співробітників цим знанням та навичкам у рамках «Школи директорів аптек». Школа є місячними курсами, які проходять, змінюючи один одного, групи з директорів аптек, фармацевтів і провізорів. До всіх програм навчання був включений розділ, присвячений безпеці, у тому числі взаємодії з перевіряючими.
Навчання почало давати свої результати. Але в аптеках, як і у всьому ритейлі, висока плинність кадрів. У Москві вона часом перевищує 60-70%, у регіонах - 30-40%. Ми виявили, що за такої плинності не можемо навчити безпеці повністю весь персонал, і вирішили забезпечити співробітників усіма необхідними знаннями на робочому місці.
■ найменування органу державного контролю;
■ ПІБ посадової особи, уповноваженої на проведення перевірки;
■ правові підстави проведення перевірки;
■ цілі, завдання, предмет перевірки;
■ терміни проведення та перелік заходів щодо контролю;
■ перелік адміністративних регламентів проведення заходу щодо контролю;
■ перелік документів для подання перевіряльнику;
■ дату початку та закінчення перевірки.
Тривалість перевірки не повинна перевищувати 20 робочих днів. У виняткових випадках термін її проведення може бути
продовжено, але не більше ніж на один місяць.
Слідкуйте за руками. та мовою
Дуже важливо не представляти зайві документи, що не належать до предмета перевірки, і відповідати тільки на поставлене питання, коротко і по суті. Будь-яка зайва інформація може стати приводом для подальших пояснень.
відповідати треба ввічливо, що за законом ми вам зобов'язані подати тільки ось ці документи, а й те, що ви просите, обов'язково представимо записьмового запиту. Відповіддю на цей запит, якщо він піде, займуться вже юристи компанії.
Ефективність такої підготовки була підтверджена практикою. Але практика виявила й недоліки: велику кількість папок у повністю укомплектованому вигляді займали цілу книжкову шафу. Зберігати їх у невеликому приміщенні аптек, переважно зайнятому торговим залом, практично неможливо: кабінет директора за нашими нормами займає 2—4 кв. м, склад - трохи більше, і захаращувати їх папками з документами нераціонально. Тоді ми вирішили зробити одну папку з усіма документами для всіх органів контролю, тим більше що більшість з них повторювалися, а до неї переліки, що потрібно для кожного з них. Але й це виявилося не зовсім вдалим рішенням: інспектор, припустимо, з пожежної служби міг, не знайшовши недоліків по своїй частині, заразом вивчати документи для санепідемстанції, намагаючись хоча б за виявлені в них порушення зачепитися. Виходить, що ми самі показували зайвим документам. Невдалим було визнано і рішення тримати в аптеках лише папки для органів, які здійснюють перевірки регулярно: їх близько 12. При появі «нерегулярного» перевіряючого наші антикризові заходи не спрацьовували і нервозність персоналу додавала помилок.
Вирішили формувати папки в електронному вигляді. Тепер у комп'ютері, що знаходиться в кожній аптеці, є всі документи для перевірок, розбиті на електронні папки та засвідчені електронним підписом. Прийдешньому перевіряльнику директор аптеки може продемонструвати документи з призначеної йому папки на екрані або надати їх на офіційний запит у встановлених законом термін.
Не погоджуйтесь з актом
Вилучення документів та вилучення товарів проводяться у присутності двохсвідків (ними не можуть бути посадові особи юрособи, її засновники, а також представники контролюючого органу). Якщо виїмка відбувається одночасно у кількох приміщеннях, то кожному з них повинні бути присутніми по двоє понятих. Вилучені документи повинні бути перераховані та описані в протоколі виїмки або описах, що додаються, пронумеровані, прошиті та скріплені печаткою юрособи. Якщо неможливо виготовити копії одночасно з вилученням оригіналів, контролююча організація зобов'язана зробити їх власним коштом і протягом п'яти днів подати керівнику підприємства.
У разі порушень з боку перевіряючих керівник підприємства має право звернутися до вищого органу контролюючого, УСБ, прокуратури, суду.
У ході усного опитування співробітниками ОВС важливі відомості може бути закріплено письмовими поясненнями. Допит може проводитися тільки після порушення кримінальної справи та залучення як свідка або обвинуваченого.
При виявленні адміністративного правопорушення згідно зі ст. 28.5 КпАП Україна негайно складається протокол у присутності керівника або його законного представника, якому мають бути роз'яснені його права та вручено копію протоколу. Якщо під час перевірки керівник відсутній, то протокол може бути складений протягом двох діб з подальшим викликом керівника до контролюючого органу. Можливість ознайомлення керівника із протоколом закріплена ст. 28.2 КпАП РФ.
Керівник має право відмовитися від надання пояснень без мотивації причин та від участі у складанні протоколу опитування. По можливості не відмовляйтеся від підписання документів. При цьому можете супроводжувати свій підпис словами: "З актом (протоколом) не згоден". Не варто конкретизувати свою незгоду,оскільки згодом його можна скоригувати.
У ході заходів щодо контролю посадові особи органів державного контролю (нагляду) не мають права:
1) перевіряти виконання вимог, які не належать до компетенції органу державного контролю, від імені якого діють посадові особи;
2) здійснювати планові перевірки у разі відсутності під час проведення заходу щодо контролю посадових осіб чи відповідальних працівників;
3) вимагати подання документів, інформації, зразків (проб) продукції, якщо вони не є об'єктами заходів щодо контролю та не належать до предмета перевірки;
4) відбирати зразки (проби) продукції для проведення досліджень (випробувань), експертизи без оформлення акта та у кількості, що перевищує необхідне;
5) поширювати інформацію, що становить комерційну таємницю підприємства, що охороняється законом;
6) перевищувати встановлені законом строки проведення перевірок;
7) видавати юридичним особам (представникам) приписи про проведення за їх рахунок заходів щодо контролю.
До вас прийшли з перевіркою. ЯК ДІЯТИ?
1. Переконайтеся у достовірності розпорядження (наказу) та службових посвідчень працівників.
3. Пам'ятайте, що всі перевірки повинні здійснюватися у світлу пору доби, під час робочого дня.
4. Перевірте, чи дата початку заходу збігається з фактичною датою прибуття.
5. Контакт із представником контролюючого органу доцільно вести при включеному диктофоні про включення якого мають попередити співрозмовника та запис проводити за його згодою.
6. Не намагайтеся відразу відповідати на всі поставлені запитання.
7. Впевнено нагадуйте перевіряльнику тезу про рівність громадянперед законом.
8. Доречно також нагадати, що компанія справно сплачує податки і частина цих коштів йде на забезпечення зарплати співробітників контролюючих органів.
9. У разі пред'явлення претензій у ввічливій формі попросіть викласти їхню суть, а також на підставі якого законодавчого акта вони пред'являються.
10.Не допускайте неформального спілкування з перевіряючими (спільного чаювання тощо).
11. Під час роботи цікавтеся результатами.