Підготовка до аудиту на місці

Результативність аудиту залежить від факторів, найважливішим із яких є підготовка до перевірки. Ретельна підготовка аудиторських перевірок багато в чому визначає їх успіх. Як показує аналіз, час, витрачений підготовку, становить від 25 до 40% від усього часу, відведеного на аудиторську перевірку.

На етапі підготовки до аудиту розробляється план проведення аудиту, проводиться розподіл робіт у групі, здійснюється підготовка робочих документов[21].

План аудиту розробляє керівник аудиторської групи. Він є основою угоди між аудиторською групою, що перевіряється організацією та замовником аудиту. План має полегшити складання графіка та координації дій аудиту. У плані аудиту повинні знайти відображення область та рівень складності аудиту в залежності, наприклад, від того, початковий це чи наступний, внутрішній чи зовнішній аудит. План повинен бути досить гнучким, щоб допускати зміни, наприклад, зміна обсягу аудиту, яка може виявитися необхідною у міру виконання на місцях.

План аудиту повинен включати таке[22]:

  • критерії аудиту та будь-які довідкові документи;
  • область аудиту, включаючи ідентифікацію організаційних та функціональних одиниць та процесів, що підлягають перевірці;
  • дату та місце, де мають здійснюватися дії з аудиту на місцях;
  • очікуваний час та тривалість дій з аудиту на місцях, включаючи наради з керівництвом організації, що перевіряється, та наради аудиторської групи;
  • ролі та обов'язки членів аудиторської групи та супроводжуючих осіб;
  • виділення відповідних ресурсів за "критичними місцями" аудиту.

Приклад форми плану проведення аудиту наведено у додатку 1[23].

План має бутипроаналізовано та прийнято замовником аудиту та подано перевіреної організації до початку проведення аудиту на місцях. Будь-які заперечення з боку організації, що перевіряється, повинні бути дозволені спільно керівником аудиторської групи, що перевіряється організацією та замовником аудиту. Будь-який переглянутий план має бути узгоджений залученими сторонами до продовження аудиту.

Після розробки та затвердження плану аудиту керівник аудиторської групи повинен офіційно (у формі службової записки або повідомлення) заздалегідь (наприклад, за тиждень до початку перевірки) повідомити про неї власника (керівника) процесу чи керівника підрозділу, що перевіряється. При повідомленні вказуються об'єкт, мета, критерії, дата та час аудиторської перевірки або додають копію плану аудиторської перевірки. Приклад форми повідомлення про аудиторську перевірку наведено у додатку 2[24]. Аудиторська перевірка ніколи не має бути сюрпризом. Раптова аудиторська перевірка може перешкоджати виробничій діяльності, спричиняти фінансові збитки, породжувати негативне ставлення до служби аудиту. Попереднє повідомлення дає власнику (керівнику) процесу або керівнику підрозділу, що перевіряється спонукальний мотив до поліпшення процесу або стану справ у підрозділі. Проте часу від повідомлення до початку аудиторської перевірки (1—2 тижні) явно замало виправлення істотних недоліків. Попереднє повідомлення позбавляє співробітників підрозділу, що перевіряється, можливості виявлені при аудиторській перевірці невідповідності пояснювати таким аргументом, як «Ви обрали невдалий час проведення перевірки, нехарактерний для нормальної діяльності» або «Ми не можемо перервати робочий процес, щоб надати необхідні дані». Логіка відповіді аудитора на такуаргумент має бути таким: співробітники підрозділу, що перевіряється, були попереджені про час аудиторської перевірки заздалегідь і, отже, мали можливість (час) підготуватися і, якщо в них зараз щось не так, то це означає, що подібне відбувається постійно.

Затверджений план аудиту керівник аудиторської групи доводить до членів аудиторської групи та здійснює розподіл обов'язків між ними [25]. Керівник аудиторської групи шляхом консультацій повинен встановити відповідальність кожного члена групи за перевірку конкретних процесів, функцій, майданчиків, областей чи дій. Такі призначення повинні враховувати необхідність забезпечення незалежності, компетентність та ефективність використання аудитором ресурсів, а також різні ролі та обов'язки аудиторів, аудиторів-стажистів та технічних експертів. У процесі аудиту для досягнення його цілей у розподіл обов'язків можуть бути внесені зміни.

Члени аудиторської групи повинні проаналізувати відповідну інформацію, що стосується розподілу обов'язків при проведенні аудиту, і підготувати робочі документи, необхідні як матеріал для посилання та для реєстрації результатів аудиту. Такі робочі документи можуть включати:

  • контрольні переліки (чек-листи) та плани вибірки для аудиту;
  • форми для реєстрації інформації, такої як додаткові свідоцтва, висновки аудиту та протоколи нарад.

Ключовою частиною підготовки перевірки є складання чек-листа. Чек-лист є контрольним переліком питань, які повинен перевірити аудитор. Він може бути складений і у формі питань до співробітників підрозділу, що перевіряється, або у формі пам'ятки для аудитора із зазначенням усіх пунктів, за якими він планує провести перевірку. Чек-аркуші можна використовувати як блокнот для нотаток та/або журнал ходу перевірки, що вказує всі деталі системи, піддані перевірці, навіть якщо не виявлено жодних проблем. Приклад форми чек-листа наведено у вигляді таблиці 3.1.

Таблиця 3.1

Чек – лист з аудиту №_____

Номер та назва пункту застосовуваного стандартуПерелік контрольних питань (вимог)Відповідність вимогам (так, ні)№ акта про невідповідністьПримітка