Положення про архів
Наказом [коротка назва організації]
N [вписати потрібне] від [число, місяць, рік]
1. Загальні положення.
2. Склад документів, що зберігаються в архіві.
3. Основні завдання та функції архіву.
4. Права та повноваження архіву.
5. Структура та організація роботи архіву, основні посадові обов'язки завідувача архіву.
1. Загальні положення
1.1. Архів є структурним підрозділом [повне найменування підприємства із зазначенням організаційно-правової форми] та входить до складу Загального відділу.
1.3. Архів у своїй діяльності керується законодавчими та іншими нормативними правовими актами України та не суперечать їм правовими актами суб'єкта РФ, а також нормативними правовими актами Федеральної архівної служби України та цим положенням.
2. Склад документів, що зберігаються в архіві
2.1. В архіві зберігаються такі документи: [перерахувати комплекси документів профілю архіву (найменування відповідних фондоутворювачів (груп користувачів), груп документів, у тому числі об'єднаних за ознакою способу та техніки закріплення інформації).
3. Основні завдання та функції архіву
3.1. Основними завданнями архіву є:
3.1.1. Зберігання та забезпечення збереження документів, прийнятих на зберігання.
3.1.2. Прийом та зберігання документів профілю архіву.
3.1.3. Врахування документів архіву.
3.1.4. Видача в установленому порядку із архіву документів, копій фонду користування, контроль за рухом фондів та справ.
3.2. Архів відповідно до покладених на нього завдань:
3.2.1. Здійснює відокремлене зберігання:
- документів на різних носіях, зокрема сейфове зберігання унікальних документів;
-страхового фонду копій унікальних та особливо цінних документів;
- документів, не віднесених в установленому порядку до складу Архівного фонду України та прийнятих на тимчасове та депозитарне зберігання.
3.2.2. Забезпечує раціональне розміщення, топографування, у разі потреби - картонування документів.
3.2.3. Забезпечує створення та дотримання нормативних режимів зберігання документів:
- контролює та підтримує протипожежний режим зберігання документів;
- забезпечує нормативний порядок доступу до архіву, опечатування та роздрукування його приміщень;
- контролює та підтримує оптимальний температурно-вологісний та світловий режими зберігання документів;
- Забезпечує дотримання санітарно-гігієнічного режиму, проводить санітарні дні.
3.2.4. Здійснює спільно з господарською службою архіву належну експлуатацію приміщень та обладнання архіву.
3.2.5. Проводить перевірку наявності та стану документів, облік та розшук невиявлених документів.
3.2.6. Проводить роботу з оцінки фізичного стану документів, виявляє та веде облік документів, що мають дефекти носія та тексту.
3.2.7. Вживає заходів щодо покращення фізичного стану документів:
- готує пропозиції щодо складу документів, що вимагають першочергового виконання зазначених робіт, для включення до плану роботи архіву;
- відповідно до плану роботи архіву готує документи до передачі до лабораторії для проведення робіт з покращення їх фізичного стану; контролює якість проведення цих робіт лабораторією прийому документів для зберігання;
- за потреби здійснює наявними в архіві засобами ремонт та підшивку документів; проводить шифрування та перешифрування одиниць зберігання,нумерацію листів, оформлення ярликів, обкладинок та інші роботи.
3.2.8. Здійснює в установленому порядку виявлення, опис та облік документів, що мають в оформленні або додатках до них унікальних або особливо цінних документів; вживає заходів щодо проведення їх страхового копіювання:
- готує пропозиції щодо складу документів, що вимагають першочергового копіювання, для включення до плану роботи архіву зі створення страхового фонду та фонду використання;
- відповідно до плану роботи архіву готує документи до страхового копіювання для передачі в лабораторію; приймає з лабораторії документи, а також страхові копії та копії фонду користування, контролює їхню якість, у тому числі на підставі актів технічного стану мікроформ страхового фонду;
- враховує в установленому порядку скопійовані документи, а також страхові копії та фонд користування;
3.2.9. Підготовляє страховий фонд передачі в установленому законом порядку на постійне територіально відокремлене зберігання та здійснює його передачу.
3.2.10. Проводить опечатування коробок з документами, на які створено страховий фонд та фонд користування, а також коробок з документами, що мало використовуються, що пройшли перевірку наявності та стану.
3.2.11. В установленому порядку приймає на державне зберігання документи профілю архіву, контролює фізичний стан та якість технічної обробки документів, що приймаються.
3.2.12. В установленому порядку видає документи та копії фонду користування для:
- проведення архівних робіт із документами співробітникам архіву до робочих приміщень;
- проведення робіт зі створення страхового фонду та фонду користування, покращення фізичного стану документів до лабораторії архіву, до іншихорганізації.
Контролює дотримання правил забезпечення збереження виданих документів, їх своєчасне повернення до архівосховища; перевіряє в установленому порядку стан документів, що повертаються, та копій фонду користування.
3.2.13. Проводить цільову експертизу цінності прийнятих до архіву документів, готує до утилізації документи, виділені для знищення.
3.2.14. Аналізує стан роботи із забезпечення збереження документів, розробляє та вносить пропозиції щодо її вдосконалення.
3.2.15. В установленому порядку здійснює підготовку до захисту та захисту документів у особливий період, у випадках надзвичайних ситуацій.
3.2.16. Бере участь у підготовці пропозицій щодо фондування документів.
3.2.17. Оформляє результати проведення архівних робіт, складає відповідні акти передачі у структурний підрозділ архіву, здійснює централізований (в рамках архіву) облік документів.
3.2.18. Веде облікові документи, складає паспорт архіву відповідно до вимог, установлених нормативними правовими актами для цього виду документів.
3.2.19. Готує пропозиції до проектів цільових програм розвитку архіву, перспективних та поточних планів роботи відділу, до складу якого входить архівосховище, розробляє перспективні та поточні плани роботи архівосховища, здійснює облік роботи, складає звіти про виконання планів.
3.2.20. Бере участь у наданні платних послуг, у виконанні договірних робіт з профільного архівосховища напрямків, включаючи тимчасове та депозитарне зберігання документів недержавної частини Архівного фонду РФ, а також документів з особового складу.
3.2.21. Бере участь у підготовці нормативних документів та методичних розробокз питань забезпечення безпеки та обліку архівних документів, впроваджує їх у практику роботи архіву.
3.2.22. Проводить аналіз ефективності трудовитрат виконуваної в архіві роботи, здійснює заходи щодо вдосконалення організації праці в архіві, аналізує виконання норм виробітку (часу), готує пропозиції щодо результатів аналізу.
3.2.23. Організовує та проводить заходи щодо підвищення кваліфікації співробітників архіву.
3.2.24. Вивчає та використовує передовий вітчизняний та зарубіжний досвід у галузі забезпечення безпеки та обліку документів.
3.2.25. Готує та проводить наради, семінари з профільного архіву напрямків.
3.2.26. Забезпечує контроль за виконанням наказів, рішень, вказівок Федеральної архівної служби України (Росархіву), наказів та доручень керівних органів та посадових осіб [вказати коротке найменування організації].
3.2.27. Вносить за погодженням з керівником Загального відділу, до складу якого входить архів, на розгляд [посада керівника постійно діючого виконавчого органу], питання щодо профільного архіву напрямів, здійснює в межах своєї компетенції контроль за виконанням прийнятих рішень.
4. Права та повноваження архіву
4.1. Архіву надаються такі права:
4.1.1. Вимагати від структурних підрозділів організації та від організацій, яким видано документи у тимчасове користування, дотримання правил забезпечення безпеки та повернення їх у встановлені терміни до архівосховища.
4.1.2. Вносити за погодженням з Загальним відділом пропозиції керівництву архіву про розпорядок дня роботи архіву в часі прийому вимог, видачі та прийому документів, а також норм їх видачі.
4.1.3. Ставити перед керівництвомЗагального відділу питання щодо доцільності прийому на зберігання документів, стан та обробка яких не відповідає встановленим вимогам.
4.1.4. Вносити на розгляд керівництва Загального відділу обґрунтовані пропозиції щодо вдосконалення режимів та організації зберігання та обліку документів, проведення їх спеціальної обробки та інших заходів щодо забезпечення зберігання документів.
4.1.5. Архів не приймає до виконання вимог:
- без візи керівників структурних підрозділів [вказати коротку назву організації] під час передачі документів щодо робіт співробітниками архіву.
4.1.6. Архів має право відмовити у видачі справжніх документів за наявності фонду користування даних документів, а також документів, що перебувають у поганому фізичному стані, або з інших причин, передбачених нормативними документами. Питання видачу документів у випадках вирішується керівництвом архіву.
5. Структура та організація роботи архіву, основні посадові обов'язки завідувача архіву
5.1. Організаційно-методичне керівництво роботою архіву здійснює Загальний відділ, до складу якого входить архів; керівництво [вказати коротке найменування організації] дає завдання та доручення архіву через керівника Загального відділу.
5.2. Архів очолює завідувач, який призначається та звільняється з посади [зазначити посаду постійно діючого виконавчого органу організації] за поданням керівника Загального відділу.
5.3. Завідувач архіву:
- організує роботу архіву та несе персональну відповідальність за забезпечення збереження документів, прийнятих на зберігання, виконання інших завдань та функцій, покладених на архів;
- забезпечує дотримання працівниками архіву трудовогота виробничої дисципліни;
- розподіляє обов'язки між співробітниками архіву, вносить керівництву пропозиції щодо їх заохочення, накладення стягнень за порушення трудової дисципліни;
- організує розподіл та перерозподіл між структурними підрозділами архіву приміщень, обладнання та іншого майна з метою покращення збереження документів;
- координує та контролює діяльність архіву щодо створення та дотримання встановлених нормативами режимів та організації зберігання документів, підтримання архівних фондів у належному фізичному стані при архівному зберіганні та проведенні спеціальної обробки, у тому числі:
- перевірці наявності та стану документів, розшуку невиявлених документів;
- проведення комплексу робіт з унікальними та особливо цінними документами;
- визначення складу та обсягу документів, що підлягають реставрації, стабілізації, підшивці та палітурці, страховому копіюванню;
- за дорученням [зазначити посаду постійно діючого виконавчого органу організації] в установленому порядку вирішує питання видачі документів установам та організаціям у тимчасове користування, у тому числі для експонування на виставках, а також видачі оригіналів унікальних та особливо цінних документів із сховищ архіву;
- організує роботу з передачі документів на відповідальне зберігання;
- контролює якість та строки складання актів, що документують результати проведення архівних робіт;
– керує роботою з обліку документів архіву, контролює правильність ведення документів централізованого обліку;
- вживає заходів щодо впровадження у практику роботи найбільш раціональних систем та методів зберігання, реставрації, копіювання таохорони документів;
- бере участь у підготовці документів для отримання дозволів на видачу на якийсь час за межі [вказати коротке найменування організації] архівних документів;
- бере участь у розробці та здійсненні заходів щодо укриття та евакуації документів у особливий період, порятунку документів у надзвичайних ситуаціях;
- керує роботою з підготовки документів для отримання дозволів на тимчасове вивезення (видачу) за межі [вказати коротке найменування організації] документів, що зберігаються в архіві;
- керує науково-методичною роботою на напрямі, що курується, бере участь у наукових дослідженнях, підготовці та рецензуванні проектів технічних завдань, програм, координаційних планів, нормативно-методичних розробок з питань забезпечення збереження та обліку документів, організує їх впровадження;
- вирішує питання підвищення кваліфікації спеціалістів архіву, керує підготовкою програм навчальних планів, методичних рекомендацій, організує стажування та проходження практики спеціалістів;
- виступає з науковими доповідями, лекціями та повідомленнями, організовує виступ спеціалістів архіву на конференціях, нарадах, семінарах з питань організації роботи архіву.
5.4. При зміні завідувача архівом приймання-передача документів оформляється актом приймання-передачі документів.
5.5. Архів здійснює свою діяльність на основі планів, які затверджуються керівником Загального відділу.
5.6. Архів організує виконання покладених нею завдань і функцій як безпосередньо, і у взаємодії коїться з іншими структурними підрозділами [вказати коротке найменування організації].
5.7. Штатна чисельність архіву визначається штатним розкладом архіву відповідно до обсягудокументів, що зберігаються, завданнями та обсягом виконуваних в архіві робіт, з урахуванням фонду оплати праці, встановленого для співробітників архіву.
5.8. Працівники архіву призначаються та звільняються на підставі наказів [вказати коротке найменування організації] за поданням керівника Загального відділу.
5.9. Посадові обов'язки архіву визначаються посадовими інструкціями.