Положення про відділ продажу
Дата:_____
Положення про відділ продажу
Загальні положення.
Відділ продажів є самостійним структурним підрозділом _____ та призначений для здійснення активних продажів клієнтам.
Відділ продажу очолюється Керівником відділу продажу.
Відділ продажу підпорядковується Комерційному Директору ______.
Структура.
Див. Додаток 1.
Цілі та завдання.
Здійснення процесу АКТИВНИХ продажів продукції Компанії та досягнення показників продажів, закладених у Плані продажів та Плані розвитку Компанії, на довіреній території.
Здійснення безпосередньої взаємодії з клієнтами Компанії, якісне їх обслуговування відповідно до Клієнтської політики та бізнес-процесу «Управління клієнтською базою».
Підтримка та розвиток конкурентних переваг компанії, покращення всіх показників обслуговування клієнтів співробітниками відділу продажів.
Розширення клієнтської Бази, збільшення продажів за Клієнтом (Укрупнення клієнтів) та загалом по Компанії.
Збільшення рентабельності продажів.
Участь у плануванні ключових показників ефективності Компанії.
Облік та контроль виконання функцій структурних ланок підрозділу.
Функції (докладний опис функцій – див. Бізнес-процеси: «Основний Бізнес-процес» та Бізнес-процес «Керування клієнтською базою»).
Планування.
Планування надходження грошей.
Планування покриття (активних клієнтів).
Планування якості обслуговування.
Активний пошук нових клієнтів.
Пошук нових клієнтів відповідно доПлану на місяць.
Укладання договорів відповідно доРегламенту укладання договорів.
Реєстраціяклієнта.
Заповнення аркуша реєстрації.
Заповнення картки клієнта.
Розподіл та перерозподіл клієнта.
Перерозподіл нових клієнтів.
Перерозподіл наявних клієнтів.
а) при звільненні менеджера.
B) при зміні принципів територіального чи галузевого поділу.
C) з інших підстав, за рішенням керівника сектора чи відділу.
D) у виняткових випадках – через некомпетентність менеджера та його нездатність ефективно обслуговувати даного клієнта.
Підтримка контакту.
Підтримка контакту згідноПлану контактів.
Обслуговування клієнтів.
Переговори на замовлення.
Пропозиція додаткових послуг.
Взяти заявку у клієнта.
Погодження асортименту за рахунком.
Попереднє резервування товару.
Обробка замовлення відповідно до «Основного бізнес-процесу».
Своєчасний контроль кінцевої оплати товару (дебіторської заборгованості) відповідно до Бізнес-процесу «Управління клієнтською базою та елементами маркетингу».
Проведення звіряння з клієнтами.
Планових відповідно доГрафік звірок на півріччя.
Екстрених звірок на підставіЗапиту на проведення звірок.
Облік.
Формування та надання необхідних форм звітності користувачам, згідно з бізнес-процесом «Управління Клієнтською базою та елементами маркетингу».
Контроль.
Своєчасний моніторинг та контроль контрольних точок процесу «Управління клієнтською базою та елементами маркетингу» та «Основний бізнес-процес».
Взаємини Відділу продажів з іншими підрозділами та посадовими особами
Комерційнийдиректор Компанії
Отримує від відділу продажів:
План роботи відділу на місяць.
Щомісяця, відповідно до порядку планування (див. бізнес-процес).
Зведений звіт про виконання Плану роботи відділу продажів на місяць (з аргументацією та поясненням причин відхилень)
Щотижня відповідно до порядку обліку (див. бізнес-процес)
Зведений звіт з ДЗ
Щотижня відповідно до порядку обліку (див. бізнес-процес)
Зведений звіт про стан клієнтської бази (накопичувальний результат)
Щомісяця, відповідно до порядку обліку (див. бізнес-процес)
Різні Документи та пропозиції для прийняття рішень.
По мірі необхідності.
Різну інформацію та звіти про поточну роботу.
Видає відділу продажів:
1. Затверджений План роботи на місяць
відповідно до порядку планування.
2. Накази та розпорядження по компанії.
Протягом 1 дня з моменту підписання
3. Рішення щодо інших документів, поданих на розгляд.
Протягом 3 днів з моменту надання.
4. Кошти, необхідні для функціонування відділу та вирішення приватних питань взаємовідносин з клієнтами
По мірі необхідності
Відділ маркетингу:
Отримує від відділу продажів:
Запит на моніторинг конкурента
По мірі необхідності
Видає відділу продажів:
Результат за запитом на моніторинг конкурента
Протягом 3-х днів після отримання запиту.
2. Розрахунки квартальних показників.
2.1. Регулярність закупівлі клієнта у кожному відділі.
2.3. Кількість активних клієнтів за місяцем у кожному відділі.
1 раз на квартал, не пізніше 10 числа першого місяцянаступного кварталу.
3. Розрахунок відносної частки містами Свердловської області.
1 раз на квартал, не пізніше 10 числа першого місяця наступного кварталу.
Торговий зал
Отримує від відділу продажів:
2. Іншу інформацію на запит
По мірі необхідності
Видає відділу продажів:
1. Заповнені листи реєстрації по клієнтам, що звернулися.
У міру наповнення.
Бухгалтерія.
Отримує від відділу продажів:
1. Акти звірок, підписані клієнтом, за графіком звірок на півріччя.
У міру виконання відповідно до графіка
2. Іншу інформацію на запит
По мірі необхідності
Видає відділу продажів:
1. Графік звірок на півріччя.
25 числа останнього місяця півріччя наступне півріччя.
3. Внутрішні та зовнішні нормативні Акти, обов'язкові для виконання відділом продажу.
У міру виконання
4. Рахунки-фактури за зміненими Замовленнями
У міру виконання
5. Іншу інформацію на запит
По мірі необхідності
Ассистент Комерційного директора
Отримує від відділу продажів:
1. Плани на місяць відділів продажів, в електронному вигляді
29 числа кожного місяця
2. Будь-яку інформацію на запит Комерційного директора
По мірі необхідності
Видає відділу продажів:
1. Затверджений комерційним директором План на місяць
До 1 числа запланованого місяця експортує до 1С-підприємства.
2. Зведений звіт про виконання плану.
Щотижня, та зведений щомісяця, згідно із системою обліку та звітності БП «Управління клієнтською базою»
3. Зведений звіт з ДЗ
Щотижня, і зведений щомісяця,згідно із системою обліку та звітності БП «Управління клієнтською базою»
4. Звіт з ДЗ (форма для підрозділів) з консолідацією підсумків за кожним рівнем вкладеності.
Щотижня, та зведений щомісяця, згідно із системою обліку та звітності БП «Управління клієнтською базою»
5. Зведений звіт про стан клієнтської бази (накопичувальний результат)
Щомісяця, згідно із системою обліку та звітності БП «Управління клієнтською базою»
6. Бланки документів, згідно ДІ
Щоби були постійно в наявності.
7. Графік звірок на півріччя, підписаний Комерційним директором та головним бухгалтером.
8. іншу необхідну інформацію
Контрольні показники.
Основні:
Виконання Планів з відвантаження, приходу грошей, покриття (активних клієнтів), контактів, якості обслуговування.
Своєчасна оплата клієнтом відвантаженого товару.
Своєчасне дотримання плану підтримки контактів.
Додаткові:
Наявність, повнота та достовірність заповнення даних у аркушах реєстрації кожного клієнта.
Повнота та своєчасність заповнення карток клієнтів.
Своєчасність розподілу та перерозподілу клієнтів.
Дотримання термінів подання обов'язкової звітності.
Терміни планування відвантажень, приходу грошей та активних клієнтів.
Виконання клієнтської політики компанії.
Я, співробітник ЗАТ «СТКС», коли підписую цей документ, погоджуюсь з наступним:
1. Я розумію та визнаю важливість цього документа для Компанії.
2. Я зобов'язуюся неухильно дотримуватись усіх положень цього документа.
3. Я згоден, що невиконання Клієнтської політики несе відповідальність у вигляді штрафів відповідно до чинних нормативних актів.документів та системи мотивації.