Порядок видачі авансів підзвітним особам (нюанси)

Порядок видачі авансів підзвітним особам регламентований законодавчими актами і повинен дотримуватися в кожній організації, яка веде фінансово-господарську діяльність. Про основні правила та нюанси видачі підзвіту ви можете прочитати у цій статті.

Основні правила видачі авансів під звіт

У ході фінансово-економічної діяльності будь-якої організації виникає необхідність у купівлі різних матеріальних цінностей, канцтоварів, палива для транспорту, оплаті робіт і послуг, наданих сторонніми організаціями, витрат на представницькі цілі, поїздки на відрядження.

Для отримання грошей під звіт працівникові потрібно написати заяву із зазначенням необхідної суми та терміну, на який він бере кошти. На підставі цієї заяви, підписаної керівником, з проставленою датою, в бухгалтерії виписується видатковий касовий ордер і відбувається видача авансу підзвітній особі.
Звітувати за отримані кошти підзвітник повинен протягом 3 днів після завершення останнього дня, на який видано гроші, або після виходу на роботу. Необхідно скласти авансовий звіт та додати до нього виправдувальні документи про те, що витрати проведені цілеспрямовано. Перевірка та затвердження звіту головним бухгалтером та керівником проводяться у строк, встановлений наказом чи обліковою політикою організації.
Взяти готівку як аванс під звіт працівник може лише за умови, що він не має боргу за раніше отриманими підзвітними сумами. Перед видачею бухгалтер зобов'язаний перевірити стан розрахунків із конкретним співробітником наявність його заборгованості перед організацією. Для цього ведеться аналітичний облік на рахунку 71 "Розрахунки з підзвітними особами".

Як правильновести аналітичний облік, можна дізнатися із статті «Синтетичні та аналітичні рахунки бухгалтерського обліку».

Внутрішні регулюючі документи

З метою контролю за рухом коштів та їх цільовим використанням в організації слід видати наказ, що встановлює порядок видачі та списання підзвітних сум, а також:

список співробітників, які можуть одержувати аванси;
термін, протягом якого гроші мають бути використані на певні цілі;
граничний розмір авансу на ті чи інші потреби організації;
порядок подання та затвердження авансових звітів;
особа, відповідальна за дотримання всіх пунктів цього наказу.

Працівники організації, перелічені у затвердженому списку, мають ознайомитися з наказом та залишити напис «З наказом ознайомлений», свій підпис та дату.

Дізнатися, як правильно скласти наказ про підзвітних осіб, можна зі статті «Складаємо наказ про підзвітні особи — зразок 2016».

Залежно від того, для яких цілей призначений аванс, повинні бути оформлені також організаційно-розпорядчі документи, наприклад, наказ на придбання конкретного майна, наказ про направлення у відрядження, розрахунки, кошториси, програма представницьких витрат та ін.

Усі нюанси видачі та закриття авансів в організації мають бути обумовлені у її внутрішніх нормативних документах — наказах, положеннях, обліковій політиці.

ВАЖЛИВО! Якщо в організації немає внутрішнього документа, в якому закріплено термін видачі коштів під звіт, під час перевірки працівники податкової інспекції можуть вважати, що розрахунки за виданими грошима мають бути проведені протягом одного робочого дня.

Способи видачі підзвітних сум

Існує декількаваріантів передачі коштів підзвітній особі:

Співробітник, який отримав корпоративну картку, може проводити розрахунки безготівковим шляхом або знімати готівку в банкоматі.

ВАЖЛИВО! Датою отримання авансу вважається не момент передачі картки, а день списання коштів із цієї картки, про який можна дізнатися з банківської виписки.

Про те, як правильно здійснити видачу підзвіту на картку співробітника, розказано у статті «Переклад підзвіту на картку співробітника з розрахункового рахунку».

Основні правила видачі авансу під звіт встановлені законодавчо. Терміни, на які можуть видаватися підзвітні суми, їх розмір, порядок затвердження та списання мають бути закріплені у локальних нормативних актах – наказах, положеннях, обліковій політиці. Щоб уникнути непорозумінь з контролюючими органами, рекомендується заздалегідь передбачити виникнення можливих спірних нюансів та чітко відобразити всі необхідні процедури, що регламентують, у внутрішньокорпоративних локальних документах.