Посадова інструкція діловода, Зразок

ПОСАДА ІНСТРУКЦІЯ діловода

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Справжня посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, правничий та відповідальність діловода "______________" (далі - "Організація").

1.2. Діловод призначається на посаду та звільняється з посади в установленому чинним трудовим законодавством порядку наказом керівника Організації.

1.3. Діловод підпорядковується безпосередньо ________________ Організації.

1.4. На посаду діловода призначається особа, яка має початкову професійну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи або середню (повну) загальну освіту та спеціальну підготовку за встановленою програмою без пред'явлення вимог до стажу роботи.

1.5. Діловод повинен знати:

- нормативні правові акти, положення, інструкції, інші керівні матеріали та документи щодо ведення діловодства в Організації;

- Основні положення Єдиної державної системи діловодства;

- структуру Організації та її підрозділів;

- стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації;

- порядок контролю за проходженням службових документів та матеріалів;

- основи організації праці;

- Правила експлуатації обчислювальної техніки;

- основи законодавства про працю;

- Правила внутрішнього трудового розпорядку;

- правила та норми охорони праці.

1.6. У своїй діяльності діловод керується:

- нормативними актами та методичними матеріалами з питань виконуваної роботи;

- Правилами внутрішнього трудового розпорядку;

- наказами тарозпорядженнями керівника Організації та безпосереднього керівника;

- справжньою посадовою інструкцією;

- правилами з охорони праці, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

1.7. У період тимчасової відсутності діловода його обов'язки покладаються на _____________________.

2. ФУНКЦІОНАЛЬНІ ОБОВ'ЯЗКИ

2.1. Діловод здійснює такі обов'язки:

2.1.1. Приймає та реєструє кореспонденцію, направляє її до структурних підрозділів.

2.1.2. Відповідно до резолюції керівників Організації передає документи на виконання, оформляє реєстраційні картки або створює банк даних.

2.1.3. Веде картотеку обліку проходження документальних матеріалів, здійснює контроль за їх виконанням, видає необхідні довідки щодо зареєстрованих документів.

2.1.5. Веде облік одержуваної та відправленої кореспонденції, систематизує та зберігає документи поточного архіву.

2.1.6. Веде роботу зі створення довідкового апарату за документами, забезпечує зручний та швидкий їх пошук.

2.1.7. Підготовляє та здає до архіву Організації документальні матеріали, закінчені діловодством, реєстраційну картотеку або комп'ютерні банки даних, складає опис справ, що передаються на зберігання до архіву.

2.1.8. Забезпечує збереження службової документації, що проходить.

3.1. Діловод має право:

3.1.1. Вимагати від керівництва Організації сприяння у виконанні своїх обов'язків.

3.1.2. Підвищувати свою кваліфікацію.

3.1.3. Знайомитись з проектами рішень керівництва Організації щодо його діяльності.

3.1.4. Подавати на розгляд свого безпосереднього керівника пропозиціїз питань своєї діяльності.

3.1.5. Отримувати від працівників Організації інформацію, необхідну реалізації своєї діяльності.

4. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

4.1. Діловод несе відповідальність:

4.1.1. За невиконання або неналежне виконання своїх обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, - відповідно до чинного трудового законодавства.

4.1.2. За правопорушення, скоєні у період здійснення своєї діяльності, - відповідно до чинного цивільного, адміністративного та кримінального законодавства.

4.1.3. За заподіяння матеріальних збитків - відповідно до чинного законодавства.

5. УМОВИ РОБОТИ

5.1. Режим роботи діловода визначається відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку, встановлених в Організації.

5.2. Відповідно до ________________ роботодавець проводить оцінку ефективності діяльності діловода. Комплекс заходів з оцінки ефективності затверджено _______________ і включає:

6. ПРАВО ПІДПИСУ

6.1. Діловоду для забезпечення його діяльності надається право підпису документів з питань, що входять до його функціональних обов'язків.

---