Послуги зі створення електронного архіву
Ціль електронного архіву забезпечити тривале зберігання документів, не втрачаючи при цьому оперативності при роботі. Перевагою такого підходу до архіву є відносно невеликі фінансові витрати при забезпеченні достатньої надійності та швидкий доступ до даних.
Проблеми архівного зберігання:
- наявність приміщення;
- можливість відновлення у разі псування документів;
- документи, що надходять.
Етапи створення електронного архіву
- план проведення робіт із створення електронного архіву;
- вибір програмно-апаратного комплексу для зберігання документів;
- проведення робіт.
Збір та аналіз інформації
Для вибору обладнання та програмного забезпечення необхідно спочатку зібрати дані про кількість документів в архіві установи, середню кількість сторінок у справі, а також середній приріст справ на місяць. Виходячи з умови, що розмір відсканованої сторінки в середньому дорівнює 150 Кб (формат JPG) можна зробити приблизний розрахунок розміру архівів установи на даний момент і спрогнозувати його зростання на 10 років. Якщо відомий середній приріст документів на місяць, то можна розрахувати щомісячний приріст розміру електронного архіву. Дані за розміром електронного архіву будуть потрібні при виборі обладнання для створення електронного сховища.
Організація електронного сховища
Основною вимогою до електронного сховища є забезпечення надійного зберігання інформації. Крім забезпечення механізму надійного зберігання, система повинна оперативно, на запит користувача, надавати необхідні дані.
1. Для невеликих установ.
2. Для великих масивів інформації.
Як електронне сховищедокументів пропонується використовувати сервери з RAID масивом на основі HDD SATA розміром до 1,75 Tb.
Перевагами цього рішення є відносно невеликі фінансові витрати при забезпеченні достатньої надійності зберігання та надоперативний доступ до даних.
3. Хмарне зберігання.
Цей варіант має перевагу у можливості економії на інфраструктурі.