Правила видачі дублікатів документів
Статті на тему
Яким би акуратним та відповідальним не був секретар, він не застрахований від втрати документів. Якими є правила видачі дублікатів документів, розповідається в цій статті.
Зі статті ви дізнаєтесь:
Що таке дублікат документа
Дублікат документамає ту ж форму і має ту ж юридичну силу, що і оригінал. Особливо слід зазначити, що дублюючий екземпляр ділового паперу оформляється і видається лише в тому випадку, якщо оригіналу більше не існує. Він був загублений чи знищений. Єдина відмінність дубліката від оригіналу – у наявності іншого порядкового номера та серії. Як і будь-який діловий папір, дублікат має штамп, який підтверджує його юридичний статус.
Скачайте документи на тему:
Порядок видачі дублікатів документів
Акт має підписати голова комісії та всі її члени. Далі потрібне затвердження акта генеральним директором компанії. Надалі він зберігатиметься разом із дублюючим екземпляром. Зверніть увагу, що в номенклатурі справ підприємства має бути вказівка на наявність дубліката замість оригіналу. Воно робиться у вигляді спеціальної позначки у розділі "Примітка".
Основна мета роботи комісії – з'ясувати, які саме документи було втрачено і з якої причини. Наступний крок - вжиття заходів щодо відновлення втрачених ділових паперів. Якщо було втрачено оригінал паперу, то керівництво структурного підрозділу, в якому стався інцидент, і члени комісії ініціюють процес отримання дублюючого екземпляра. І тому слід зробити ряд дій, склад і послідовність яких визначаються характером втрачених ділових паперів. Це можуть бути виконавчі чи установчі документи. Нижче ми докладно розповімо пропроцедури відновлення і тих, й інших.
Видача дубліката виконавчого документа
Якщо було втрачено оригінал виконавчого листа чи судового наказу, тобто, виконавчих документів, відповідно до ст. 430 ЦПК РФ,дублікати цих документівможе видати суд, який приймав рішення або виносив наказ. Безпосередньо на судовому засіданні має бути розглянута ваша заява про видачу дублюючого екземпляра. Про час та місце засідання мають бути повідомлені всі особи, які беруть участь у справі. Звертаємо увагу, що якщо ці особи не з'являться на засідання, то це не стане на заваді вирішенню питання про видачу дублюючих екземплярів.
Якщо виконавчі папери, які ви відновлюєте, були видані арбітражним судом, то екземпляри, що дублюють, видаються тим судом, який прийняв цей акт. Такий порядок закріплено ст. 323 АПК РФ. Для цього, як і в попередньому випадку, потрібно подати відповідну заяву.
Важливий момент: дана заява має бути подана до того, як закінчиться термін, який був встановлений для пред'явлення виконавчого листа до виконання.
Видача дублікату установчих документів
Процедуру видачі дублюючих екземплярів установчих документів, на жаль, не регламентовано законодавством. Багато організацій зазнають ряду труднощів у процесі відновлення цих паперів.
Типова процедура відновлення установчих документів складається з наступної послідовності дій:
- Оплата державного мита.
- Підготовка заяви про видачу дублюючих екземплярів із зазначенням даних, що їх вимагає Міжрайонна ІФНС або територіальна інспекція.
- Квитанція та заява подаються до податкової організації.
- Дублюючіекземпляри видаються замовнику.
Основна технічна складність, що виникає в процесі отримання дублюючих екземплярів, полягає в тому, що для відновлення кожного паперу доведеться повторити зазначену послідовність дій. Розглянемо нюанси, що виникають при відновленні кожного конкретного паперу.
Відновлення ІПН
Усі папери виходять у податковому органі, до якого прикріплено вашу компанію. Цей випадок не є винятком. У кожній податковій структурі можуть бути свої особливі вимоги до порядку подання заяви та її оформлення. Одні вимагають, щоб цей папір подавав сам директор фірми або головний бухгалтер, інші дозволяють зробити це будь-якій фізичній особі, яка має довіреність. Довіреність має бути засвідчена у нотаріуса. Аналогічні вимоги поширюються і порядок отримання готових дублюючих примірників.
Перед візитом до податкової інспекції слід підготувати наступний пакет документації:
Заява, що містить причину втрати оригіналу ІПН, самі номери ІПН та ОГРН вашої компанії;
Квитанція про сплату державного мита;
Довіреність у разі, якщо заяву подає рядовий співробітник.
Податкову організацію, зазвичай, задовольняє як причину втрати формулювання «у зв'язку з втратою». У 2017 році держмито за відновлення ІПН дорівнює 300 рублям - у разі звичайного оформлення і 600 - у разі термінового.
Відновлення статуту
Відновленням статуту вашої організації також займатиметься податковий орган. Послідовність дій нічим не відрізняється від інших випадків відновлення - підготовка та подання заяви, сплата та надання квитанції про сплату державного мита. Ціна за відновлення трохи відрізняється – тут вонаскладе 200 рублів за нормальний порядок і 400 за прискорений.
Відновлення ОГРН
Податкова інспекція, яка видавала оригінал ОГРН, видасть його дублюючий варіант. Заява так само, як і в інших випадках, подає або сам керівник компанії, або довірена особа. Довіреність, щоправда, не обов'язково запевняти у нотаріуса. Буде достатньо підпису генерального директора та друку фірми.
Комплект документації, який потрібно підготувати, буде наступним:
Заява від імені директора із зазначенням старого номера ОГРН, а також дати, коли було зроблено запис до ЄДРЮЛ. Не забудьте зазначити причину втрати;
Квитанція про сплату державного мита;
Довіреність потрібна у тому випадку, якщо директор не може особисто подати заяву.
Як і в попередніх випадках, реквізити сплати мита можна дізнатися у податковій організації або на її сайті.
Слід зауважити, що зараз практично у всіх податкових структурах передбачено наявність платіжного терміналу. Тому у вас немає необхідності заздалегідь дізнаватися про реквізити і здійснювати оплату. Ви зможете зробити це та отримати потрібну квитанцію безпосередньо у будівлі податкової організації.
Відновлення свідоцтва про внесення змін до ДРН
Завершальний етап процесу відновлення установчих паперів – отримання дублюючого екземпляра свідоцтва про внесення змін до ГРН. Жодних особливостей в отриманні цього паперу немає. Органом, з яким ви матимете справу, стане та сама податкова інспекція. Керівник вашої компанії має підготувати ще одну заяву. Також потрібно заздалегідь підготувати довіреність на випадок, якщо директор не зможе особисто відвідати податкову організацію.
Іноді ставлять питання, чи є необхідність отриманнядублюючого екземпляра свідоцтва про ГРН? Справа в тому, що багато банків вимагають цей папір. Тому такийдублікатвсе ж таки краще отримати. Одразу варто сказати, що оплачувати державне мито потрібно за кожне свідоцтва про внесення змін до ДРН. Розмір мита – 300 рублів. Зазвичай, всі папери виготовляються протягом 5 робочих днів.