Приклад процесно-орієнтованих питань аудитора

• Чи визначено споживача та постачальника процесу?

• Чи встановлені документовані вимоги до входів та виходів процесу?

• Яким чином забезпечується керованість процесу?

• Чи достатньо повноважень та ресурсів у керівника процесу для ефективних управлінських впливів?

• Чи забезпечує інфраструктура організації відповідність процесу встановленим вимогам?

• Чи виробничі умови забезпечують відповідність процесу встановленим вимогам?

• Чи є свідчення оцінювання покращення процесу?

• Чи є свідчення вжитих заходів щодо претензій споживача процесу?

• Чи проводиться систематичний аналіз результативності та покращення процесу?

• Які дані такого аналізу?

На відміну від роботи з опитувальним листом, робота з контрольним запитальником дає можливість аудитору:

- роз'яснювати співрозмовнику у разі потреби поставлені питання,

- уточнювати відповіді співрозмовника шляхом додаткових питань,

- Запитати підтвердження позитивних відповідей,

- поставити те саме питання кільком співрозмовникам з метою підвищення об'єктивності отриманої інформації,

- Використовувати отримані відповіді для подальшого аналізу. Заповнений та підписаний аудитором (і за необхідності його співрозмовником) контрольний запитальник, як і опитувальний лист, може розглядатися як офіційний документ аудиторської перевірки.

Контрольний опитувальник – методичний інструмент аудитора, особливо значимий початковому етапі його. Використання контрольного запитальника не повинно обмежувати обсяг дій щодо аудиторської перевірки, який може змінюватись в залежності від інформації, зібраної в ході аудиторської перевіркиперевірки.

Контрольні запитальники необхідно систематично оновлювати, оскільки після впровадження систем менеджменту та проведення кількох планових внутрішніх перевірок відповідно до вимог ISO 9001 (ISO 14001), подальші перевірки перестають виявляти слабкі місця. Запитання, що задаються аудиторами, стають рутинними. Співробітники підрозділів, що перевіряються, заздалегідь знають, які питання їм будуть ставити. Таку ситуацію У. Фрей називає "феноменом втоми від аудиту".

Форма журналу аудитора

Код перевірки
Об'єкт перевірки
Критерії перевірки
Перевірений підрозділ
Місце проведення перевірки
дата перевірки
Теми перевірки (розділи, пункти документа: проблеми, виявлені під час минулих перевірок)	Записи про стан об'єкта перевірки (факти, результати розмов та ін.)	Коментарі та пропозиції аудитора	Примітки (додаткова інформація під час перевірки)

Провідний аудитор ___________ _____________

«___» ________ 20__ р.

Двадцять рекомендацій аудитору щодо організації

І техніці бесіди

1 Вибір співрозмовника слід проводити з тих, хто безпосередньо здійснює діяльність, що аудитується. Бажано, щоб це були співробітники різних посадових рівнів управління.

У процесі планування аудиторської перевірки слід передбачати розмови з власником (керівником) процесу та за необхідності – з постачальником та споживачем процесу.

2 Кожна бесіда повинна проводитись лише з одним співробітником; бесіда відразу з кількома співробітниками, як правило, малоефективна

3 Причини та теми розмови повинні бути повідомлені співробітнику до початкурозмови.

4 Розмова має проводитися в манері, що відповідає ситуації (обстановці) та особистості співрозмовника. Бажано, щоб під час розмови аудитор та співрозмовник були по можливості ізольовані від зовні перешкод (розмова «віч-на-віч»).

5 Розмова має проводитися лише у звичайний робочий час на звичайному робочому місці працівника.

6 Розмова може бути розпочата з прохання до співрозмовника описати його повсякденну роботу (порядок її виконання, забезпеченість ресурсами виконання встановлених вимог, критерії та методи оцінки якості роботи).

7 Якщо розмова ведеться відразу двома (чи більше) аудиторами, то питання має ставити переважно одне із них, а інший – робити записи (саме під час розмови, а чи не після неї).

8 У ході розмови аудитор може зупинити співрозмовника, але тільки в тому випадку, якщо він явно відволікся від теми. Однак робити це треба таким чином, щоб у співрозмовника не склалося враження про малозначимість даної їм інформації.

9 Для організації розмови велике значення має правильний вибір способу формулювання питання. Нижче наводяться типи питань, які рекомендуються і не рекомендуються в практиці аудитора, та приклади їх формулювання (вибір того чи іншого типу питання залежить від конкретної мети розмови та ситуації, у якій вона ведеться).

---