PrintEffect – автоматизована система управління друкарнею

PrintEffect – це автоматизована система керування типографією. Спеціально розроблена для друкарень із невеликими обсягами виробництва. У систему закладено типові бізнес-процеси проходження поліграфічного замовлення від отримання попередньої заявки від клієнта до відвантаження готової продукції.

Автоматизація бізнес-процесів друкарні – це не самоціль. Автоматизація повинна сприяти підвищенню рентабельності операційної діяльності, інакше вона не має сенсу.

Мета впровадження системи управління друкарнею PrintEffect - максимізація прибутку за рахунок вхідного контролю рентабельності замовлень, контролю відхилень у процесі виробництва, прийняття управлінських рішень, заснованих на план/факт аналізі рентабельності продажів та виробничих процесів.

Система автоматизує діяльність основних підрозділів друкарні: відділів продажу та маркетингу, технологічного відділу, виробничих підрозділів, складу паперу та матеріалів.

Реалізовано оперативний контроль на будь-якому етапі проходження замовлення. Система надає оперативну та аналітичну звітність, експортує облікові дані до зовнішніх систем, у тому числі в систему бухгалтерського обліку «1С».

Як працює система управління

Налаштування економічної моделі виробництва

Система управління друкарнею має бути налаштована з урахуванням особливостей конкретного підприємства. Крім заповнення стандартних довідників - контрагентів, матеріалів, користувачів, прав доступу - необхідно налаштувати розрахунок собівартості та довідник технологічних операцій, що включає алгоритми нормування і ціноутворення.

Для того, щоб налаштувати розрахунок собівартості,необхідно завести у систему список устаткування підприємства, планові витрати на розрізі статей непрямих витрат, та був налаштувати модель віднесення витрат за виробничі ділянки. В результаті отримаємо планову собівартість машино-години для кожної одиниці обладнання.

Далі налаштовується нормування виробничих процесів та ціноутворення. Налаштування здійснюється через нормувальні таблиці, де визначаються норми технологічних відходів, швидкість роботи, вартість, витрата допоміжних матеріалів.

Ці дві установки вирішують завдання побудови економічної моделі виробництва.

Наступний етап налаштування – розробка шаблонів типових замовлень. Шаблонів може бути багато чи мало, чи можна обходитися взагалі без них.

Після налаштування система готова до роботи.

Оформлення та розрахунок поліграфічного замовлення

Система PrintEffect забезпечує кілька режимів оформлення замовлення:

з використанням майстра оформлення типових замовлень (режим призначений для менеджера з продажу та забезпечує дуже швидке оформлення замовлення шляхом заповнення/коригування запитуваних параметрів та відповідей на прості питання). Цей режим не вимагає від користувача знання технології поліграфічного виробництва та доступний співробітникам відділу продажу після короткого навчання;
за шаблоном (використовується бібліотека шаблонів, звідки завантажується зразок, який потім редагується та розраховується);
за зразком (як шаблон нового замовлення використовується будь-яке замовлення, зареєстроване в системі);
повний опис (опис замовлення виконується з нуля; режим використовується технологом для опису нестандартних виробів).

Результатом будь-якого ззапропонованих режимів оформлення є:

повний технологічний опис процесу виробництва;
поопераційний розрахунок вартості та планової собівартості замовлення;
розрахунок витрати всіх видів паперу та основних матеріалів, зазначених в описі;
розрахунок нормативного часу всіх виробничих процесів.

Усі ручні коригування кількісних та вартісних показників, внесені до калькуляції, реєструються системою та відображаються у вигляді знижок та націнок по відношенню до розрахункових показників. Система дозволяє враховувати комісійну винагороду.

Оформлені замовлення представлені в системі у вигляді таблиці, в колонках якої можуть відображатися будь-які реквізити замовлень (№, замовник, найменування, тираж, вид, вартість, менеджер, дата здачі), а також стан взаєморозрахунків за кожним замовленням.

Як опція ми можемо запропонувати рішення, яке дозволяє приймати замовлення за налаштованими у PrintEffect-і шаблонах через сайт друкарні. Дізнатися докладніше про це рішення можна тут: ASystemWeb - ефективне рішення для онлайн-друкарні

Розрахунки з клієнтами

Ще на етапі розрахунку замовлення PrintEffect дозволяє автоматично підготувати комерційну пропозицію потенційному клієнту. Є можливість сформувати цінову пропозицію з варіантами з кількох тиражів одночасно.

Після погодження вартість замовлення фіксується та вважається остаточно узгодженою. У цей момент можна оформити угоду: скласти договір з новим клієнтом або додаток до договору постійного клієнта, виставити рахунок, зареєструвати оплату. Все це робиться автоматично. Виписаний рахунок може автоматично передаватися до бухгалтерії, до системи 1С.

PrintEffectдозволяє реєструвати оплату трьома способами: автоматична реєстрація за даними клієнт-банку, автоматична реєстрація за даними із 1С, ручна реєстрація у будь-якій валюті.

PrintEffect дозволяє вести клієнтську базу. Як правило, система налаштовується так, що продавець має доступ лише до своїх клієнтів, чужих не бачить. А керівник має повний доступ. Клієнтська база, або «Довідник контрагентів», як він називається PrintEffect, містить облікові дані, список контактів клієнта, підтримує можливість планувати контакти і збирати додаткові відомості. Завжди доступна інформація про замовлення клієнта, взаєморозрахунки, завжди можна переглянути будь-який документ. Система дозволяє налаштувати для клієнта персональні знижки як на замовлення в цілому, так і окремо на поліграфічні послуги. Знижки застосовуються автоматично при розрахунку замовлення та відображаються у комерційній пропозиції.

На етапі узгодження замовлення з новим клієнтом система не потребує реєстрації у довіднику контрагентів повних облікових даних. Але як тільки замовлення узгоджено, в систему вводяться облікові дані, необхідні для оформлення договору та інших документів, які автоматично надійдуть до 1С із першим виписаним рахунком.

Підготовка замовлення до виробництва

Підготовка замовлення до виробництва включає різні перевірки: перевірку вихідних файлів, перевірку технологічного процесу, контроль за наявністю паперу і матеріалів, підготовку виробничої документації.

Всі ці дії можуть виконувати різні співробітники, кожному з яких надається персональний доступ до відповідних даних. За результатами перевірки кожен із фахівців робить відповідну позначку.

Після отримання всіх підтверджень замовлення отримує статус"Готовий до виробництва" і може бути відправлений у виробничий план.

У процесі підготовки замовлення до виробництва формується комплект виробничої документації – це технологічні карти, вимоги на папір та матеріали, макет розкладки виробів на аркуші та інше.

Планування виробництва

Обов'язковою функцією системи управління друкарнею є планування виробництва. PrintEffect автоматично будує план виробництва. Вихідні дані для планування - це графіки роботи обладнання, тривалість та послідовність технологічних операцій у рамках замовлення. Алгоритм побудови плану працює таким чином, щоб забезпечити максимальне завантаження обладнання. Результатом побудови плану є набір черг завдань кожної одиниці устаткування, і навіть інформація про планової завантаженні як і табличному, і у графічному вигляді.

Автоматично побудований виробничий план може коригуватися з метою оптимізації робіт. Ця процедура називається диспетчеризацією. Режим диспетчеризації багатофункціональний. Крім зміни послідовності завдань у черзі диспетчер може скоригувати параметри, розбити довгу операцію кілька частин, перенести операцію іншу машину. Можливе навіть коригування техпроцесу замовлення загалом у разі, наприклад, поломки устаткування. У процесі диспетчеризації PrintEffect відображає готовність операції до виконання, сигналізує про виникнення конфліктних ситуацій. Наприклад, коли ручне переміщення операції призводить до накладення її на попередню операцію техпроцесу або неможливості виконати замовлення вчасно.

Скорегувавши чергу, диспетчер робить перерахунок плану, внаслідок чого система автоматично перебудовує черги, що йдуть защо відредагованою. Диспетчер коригує наступну критичну до послідовності чергу і знову робить перерахунок плану. І так далі. Внаслідок кількох перерахунків виходить готовий виробничий план на найближчі зміни.

Виробничий облік

Підсистема виробничого обліку дозволяє реєструвати як повне, і часткове завершення технологічної операції, виконання позапланових операцій, реєструвати незаплановані простої. Вся інформація про фактичне виконання виробничих завдань оперативно відображається в режимі диспетчеризації та враховується під час перерахунку плану.

У процесі виробничого обліку вводиться така інформація:

дата/час початку операції;
дата/час закінчення операції;
фактичне вироблення;
виконавці;
фактична витрата паперу та матеріалів.

Інформація про зареєстровану витрату матеріалів та паперу автоматично передається до підсистеми складського обліку у вигляді накладних на списання у виробництво.

Дані обліку використовуються для отримання оперативної виробничої звітності щодо виконання плану, витрат матеріалів, завантаження обладнання. Далі ця інформація застосовується до розрахунку фактичної собівартості.

Відвантаження готової продукції

У процесі проходження замовлення у виробництві система інформує зацікавлених користувачів про перебіг робіт. Таким чином, менеджер замовлення завжди в курсі, які операції виконані, чи немає відставання від графіка, чи буде замовлення здано в строк.

Як тільки реєструється виконання останньої операції технологічного процесу на замовлення, замовлення отримує статус «Завершено виробництво» і його можна відвантажувати.

Відвантаження можепровадиться частинами. Інформація про хід відвантаження та стан взаєморозрахунків із замовником на конкретне замовлення завжди доступна. PrintEffect містить повний комплект документів, на підставі яких може бути оформлене відвантаження: це форми ТОРГ-12 і Т-1, акт приймання-здавання, універсальний передавальний документ, товарний чек, рахунок-фактура. Всі ці документи можуть бути автоматично передані в систему бухгалтерського обліку 1С.

Аналіз результатів

Система управління друкарнею PrintEffect збирає всі планові та фактичні дані, що виникають у процесі проходження замовлення у виробництві, що дає можливість їх проаналізувати та надати результати керівникам для прийняття управлінських рішень.

Основні напрями аналізу - це ефективність виробництва та ефективність продажів.

Аналіз ефективності виробництва виходить з розрахунку повної фактичної собівартості замовлень, які пройшли через виробництво.

Основні результати - це докладний поопераційний план/факт аналіз собівартості продукції, план/факт аналіз собівартості машиногодини роботи обладнання, аналіз відхилень вартості паперу матеріалів, аналіз прибутку, одержуваного з окремих одиниць виробничого устаткування. Аналіз виробничих показників дозволяє виявити процеси та ресурси, які негативно впливають на рентабельність в цілому.

Аналіз ефективності продажів розглядає залежність рентабельності від параметрів угоди, що укладається між співробітником відділу продажу та клієнтом. Основні результати - це взаємозв'язок рентабельності з клієнтом, видом продукції, конкретним продавцем, обсягом замовлення, знижками та націнками, комісійними тощо. Цей вид аналізу дозволяє виявити невигіднихзамовників, помилки у роботі продавців, нерентабельні види продукції.