Прозорість та обґрунтованість витрат на ТОіР - Управління виробництвом

У разі кризи перше місце виходить питання обгрунтованого (доцільного) скорочення витрат. Однією з найсуттєвіших статей витрат будь-якого промислового підприємства є витрати на підтримку працездатності обладнання, його технічне обслуговування і ремонт.

Романенко С.Є., генеральний директор консультаційної компанії "ПАКК"

Кондратьєв Є.В., старший консультант консультаційної компанії "ПАКК"

Однак, досить часто керівництво не розуміє, чому необхідно витрачати стільки коштів на ремонт обладнання і чому не можна скоротити розмір ремонтного фонду.

Справді, кому не знайома ситуація, коли Головний механік приносить бюджет витрат на ТОіР на наступний рік і не може виразно пояснити, чому необхідна саме така сума, чи можна витратити менше і чому витрати на ремонт по відношенню до попереднього року зросли, хоча обсяги виробництва скоротилися. . А у відповідь на пряму вказівку скоротити витрати він починає розповідати, в якому стані знаходиться основне технологічне обладнання цеху, на скільки воно зношене і що з нами зробить Держгіртехнагляд, якщо ми не виконаємо обов'язкових регламентних робіт.

З іншого боку Головного механіка теж можна зрозуміти, адже суми, виділеної на ремонт минулого року вистачило ледь-ледь, а ціни на запасні частини та змінне обладнання не стоять на місці, та й підрядники постійно збільшують вартість своїх.робіт. Причому якщо обладнання стане в найвідповідальніший момент, то запитають з нього, а у відповідь на виправдання «я ж попереджав» скажуть, що був мало переконливий.

Для того, щоб знайти резерви для скорочення витрат на ТОіР, насамперед, на думку компанії ПАКК, необхідно забезпечити прозорість та обґрунтованість ремонтної програми:

Прозорість витрат на ТОіР це розуміння того, на що, на які об'єкти та які роботи плануються кошти ремонтного фонду, скільки коштує кожна з цих робіт і чому вона коштує саме стільки.
Обгрунтованість витрат на ТОіР це усвідомлений вибір між витратами на підтримку працездатності обладнання підприємства та розміром ризику у разі не виконання ремонту.

Тобто витрати на ремонт тоді обґрунтовані, коли ми розуміємо, що менше витратити не можна, оскільки наслідки від подібної економії коштуватимуть набагато дорожче, ніж сама економія.

Для того, щоб забезпечити прозорість та обґрунтованість витрат на ТОіР, на думку компанії ПАКК, необхідно:

впровадити пооб'єктне планування ремонтного фонду;
Прив'язати витрати на ремонт до фактичного завантаження обладнання;
Впровадити оцінку ризиків невиконання ремонтів та систему прийняття рішень на основі ризиків.

Пооб'єктне планування ремонтного фонду

Річний ремонтний фонд може визначатися двома, принципово різними способами.

Перший спосіб полягає у розрахунку ремонтного фонду загальною сумою на рівні всього підприємства, як функції від одного або декількох показників. Найчастіше зустрічається розрахунок річного ремонтного фонду від фактичних витрат на ремонт попереднього року, скоригованих на коефіцієнт інфляції. Рідшерічний ремонтний фонд визначається рамках бюджетного процесу, як відсоток від річного доходу підприємства. Іноді можна зустріти прив'язку річного ремонтного фонду до прогнозованого завантаження виробничих потужностей.

В результаті застосування перерахованих методів рішення про скорочення витрат на ремонт, як правило, приймається вольовим шляхом, без чіткого розуміння, а за рахунок чого конкретно за фактом знижуватимуться витрати і до чого може призвести дане скорочення. Це відбувається, оскільки всі перелічені методи страждають відсутністю прозорості та обґрунтованості витрат на ТОіР і, як наслідок, не забезпечують оптимального розподілу коштів, що виділяються для підтримки надійності роботи обладнання. Протягом планового періоду роботи з ТОіР виконуються у міру виникнення необхідності, і часто наприкінці року ремонтний фонд виявляється вже витрачено, тоді як виникає дуже термінова робота, яку просто неможливо перенести на наступний плановий період.

Інший спосіб, на думку компанії ПАКК, полягає в тому, що розмір річного ремонтного фонду складається з витрат на ремонт конкретного обладнання. При цьому підході планування здійснюється у кілька етапів:

визначається перелік та строки ремонту обладнання,
визначаються фізичні обсяги ремонту та обґрунтування необхідності виконання даних обсягів,
фізичні обсяги позначаються на підставі нормативів їх ресурсомісткості (нормо-години, номенклатури та обсягів матеріалів та запасних частин) та реальної вартості необхідних ресурсів,
до річної програми ремонту відбираються найбільш критичні роботи, сукупна вартість яких і визначає розмір ремонтного фонду.

Цей підхід ми називаємо пооб'єктним плануваннямремонтний фонд. Однією з найважливіших умов підвищення точності пооб'єктного планування є накопичення достовірної статистики несправності обладнання та його ремонтів.

Пооб'єктне планування ремонтної програми забезпечує розуміння того, на що витрачаються кошти ремонтного фонду та дозволяє:

1. аналізувати ефективність цих витрат:

як впливає зміна витрат за коефіцієнт технічного використання устаткування,
як змінюються витрати на ремонт одного і того ж об'єкта з року в рік,
чому різняться витрати на ремонт однотипного обладнання
і т.д.

2. скорочувати сукупну вартість володіння обладнанням:

скільки дійсно коштує підтримка працездатності кожного конкретного об'єкта,
що вигідніше ремонтувати чи замінити,
як краще виконувати ремонт хозспособом або залучаючи підрядників,
як зміниться вартість володіння обладнанням за зміни схеми ремонтного обслуговування даного об'єкта
і т.д.

3. гнучко керувати ремонтною програмою за термінами, обсягами робіт та загальним обсягом ремонтного фонду:

переносити строки виконання окремих робіт,
відмовлятися від виконання робіт чи додавати нові.

Крім того, пооб'єктне планування ремонтної програми забезпечує:

взаємопов'язання планів ремонту та планів закупівлі ТМЦ під ремонт (підвищується обґрунтованість закупівлі ТМЦ, скорочуються залишки ТМЦ на складах, запобігають зривам строків виконання ремонту через відсутність ТМЦ),
взаємопов'язання планів ремонту, виробничих планів та фінансових планів.

Прив'язка витрат на ремонт до фактичного завантаженняобладнання

Для того, щоб прив'язати витрати на ремонт до фактичного завантаження обладнання, на думку компанії ПАКК, необхідно виконати такі умови:

по-перше, необхідно навчитися планувати пооб'єктне завантаження обладнання відповідно до прогнозу обсягів виробництва,
по-друге, на основі статистики відмов обладнання та історії його ремонту визначити ефективне напрацювання обладнання на відмову,
по-третє, запровадити пооб'єктне планування ремонтної програми, про яке йшлося вище,
по-четверте, дата виведення обладнання в ремонт повинна визначатися виходячи з фактичного напрацювання його вузлів та елементів за різних сценаріїв завантаження обладнання.

Оцінка ризиків невиконання ремонтів та прийняття рішень на основі ризиків

Не проведення своєчасного ремонту обладнання може призвести як мінімум до його непланового ремонту, а як максимум до аварійного.

У разі непланового ремонту виникають ризики:

збільшення вартості ремонту (доводиться закуповувати запасні частини в авральному порядку)
збільшення тривалості простою обладнання в ремонті (заходи щодо підготовки до ремонту, які в нормальному режимі виконуються до зупинки обладнання при неплановому ремонті доводиться робити вже після його зупинки)
недовипуску продукції (ремонт цього обладнання можна було поєднати з ремонтом іншого обладнання на цій же технологічній лінії)
втрати сировини, напівфабрикатів, готової продукції (у разі, якщо технологія передбачає безперервність виробничого процесу, його непланова зупинка може призвести до відбракування сировини, напівфабрикатів та готової продукції)
і т.д.

У разі аварійногоремонту крім вище перелічених ризиків з'являються ризики виникнення додаткових ушкоджень цього устаткування чи суміжних об'єктів, екологічні ризики, ризики заподіяння шкоди здоров'ю життя й т.п.

Неможливо абстрактно перерахувати всі можливі ризики невиконання ремонтів та виходу з ладу обладнання, це необхідно робити у прив'язці до конкретного підприємства та конкретного обладнання.

Проблема полягає в тому, що, як правило, сумарна вартість ремонтної програми перевищує можливості підприємства і доводиться приймати рішення про відмову від частини робіт, щоб укластися в бюджетне обмеження. Основою такого рішення є оцінка його ризиків.

В результаті впровадження системи прийняття рішень на основі ризиків обмежені ресурси ремонтного фонду використовуються найбільш оптимально . Керівництво розуміє, чим загрожує відмова від ремонту кожної одиниці обладнання, яка ймовірність такого результату і на що краще витратити наявні ресурси насамперед, а що може й зачекати.

Резюме

Як було сказано на початку нашої статті забезпечення прозорості та обґрунтованості ремонтної програми це лишеперший крок, необхідний але не достатній для суттєвого скорочення витрат на ТОіР. Однак ті, хто його зробить, отримує найширші можливості для подальшої оптимізації системи ТОіР.

Прозорість та обґрунтованість ремонтної програми дозволяє надалі:

здійснювати аналіз ефективності витрат на ТОіР та оптимізувати технологію виконання ремонту обладнання;
нормувати витрати на ремонт обладнання;
керувати сукупною вартістю володіння обладнанням протягом усього життєвого циклу;
вибирати для обладнання більш оптимальний виглядобслуговування (ППР, за станом, на відмову);
збільшувати тривалість міжремонтного циклу;
оптимізувати процес закупівлі ТМЦ під ремонт обладнання, скорочуючи складські запаси та запобігаючи зривам термінів ремонту через відсутність ТМЦ;
вибирати ефективніший спосіб організації робіт (господарський спосіб ремонту, підрядний спосіб ремонту) та приймати рішення про виведення ремонтних підрозділів на аутсорсинг;
у разі підрядного способу виконання ремонтів добиватиметься скорочення вартості робіт;
при господарському способі – гнучко керувати чисельністю ремонтного персоналу забезпечуючи відповідність їхнього фонду робочого дня та планової трудомісткості робіт з ТОіР.