Реєстраційна картотека
Картотечна система реєстрації та контролю виконання документів має безперечні переваги в порівнянні з журнальною навіть при використанні традиційних ручних картотек. Вона дає можливість друкувати картки у кількох примірниках, що забезпечує одноразовість реєстрації документів, дозволяє направляти документ у структурні підрозділи з необхідною кількістю карток, формувати відразу кілька картотек. Нині більшості організацій завдання обліку, реєстрації та контролю виконання документів вирішуються з допомогою автоматизованих інформаційно-пошукових систем. Обов'язковою умовою їхньої ефективної роботи є дотримання загальних правил реєстрації та контролю за виконанням документів, незалежно від застосовуваної технології та програмних засобів.
Обробка інформації при використанні автоматизованої технології реєстрації та контролю за виконанням документів здійснюється за допомогою банку даних, що включає комплекс баз даних про окремі види документів, які в термінах діловодства можна умовно називати автоматизованими картотеками.
Служба діловодства визначає склад та основні принципи побудови автоматизованих картотек, що використовуються як інформаційно-пошуковий апарат до документів організації. Виходячи зі складу та призначення оброблюваної інформації про документи, автоматизовані картотеки, як і традиційні ручні картотеки, можна поділити на реєстраційно-контрольні та довідкові. Так, до автоматизованих реєстраційно-контрольних картотеків належать картотеки: розпорядчих документів з основної діяльності організації; розпорядчих документів з кадрів; документів, що надходять; документів, що відправляються; внутрішніх документів;договорів; звернень громадян тощо.
Введення відомостей про документ в автоматизовану картотеку здійснюється шляхом заповнення форми картки, що представлена на екрані дисплея. Введення інформації здійснюється безпосередньо з документів. Отримання результатів обробки інформації на екрані дисплея та у друкованому вигляді здійснюється відповідно до прийнятих форм подання повідомлень та узагальнюючих зведень. Застосування під час ведення картотек класифікаторів дозволяє прискорити формування інформаційної бази та проведення пошуку у ній.
Робота з картотеками передбачає як їх формування, тобто. включення до них нових карток, а й ведення – внесення до карток додаткових відомостей та змін, що відображають хід розгляду та виконання документів, виключення карток із картотек. Підтримка картотек у актуальному, достовірному стані, встановлення правил доступу до картотеків та порядку оновлення інформаційних масивів вимагають призначення осіб, відповідальних за роботу з картотеками.
Запис картки в автоматизованій картотеці може дублюватися її роздруківкою, що використовується передачі виконавцю разом із документом й у ведення допоміжних картотек.
Реквізити карток відображають склад реквізитів документів, відомості про які вводяться до картотеки.
Проектування форм карток може здійснюватися двома шляхами. Суть першого з них полягає у створенні єдиної форми реєстраційно-контрольної картки, яка використовується для кількох видів документів, другого – у проектуванні форм карток для різних видів та різновидів документів (розпорядчих, листів, договорів та ін.). Вид документа у своїй може відображатися у назві форми картки, наприклад: «Реєстраційно-контрольна картка наказів у кадрах».
За будь-якого підходу до проектування форм карток реєстрація та контроль виконання документів мають бути пов'язані між собою використанням загальної інформаційної бази. При цьому реквізити картки, заповнені під час реєстрації, доповнюються реквізитами, що забезпечують вирішення завдань контролю за виконанням. Створення спеціальних контрольних картотек та запровадження спеціальних форм контрольних карток, відокремлених від стадії реєстрації документів, веде до дублювання інформації.
При розробці форм карток визначається склад та розташування реквізитів, розміри зон для запису інформації. У цьому враховується як склад, найменування і розташування реквізитів, а й тип реквізитів (полів): символьне, числове; дата; поле, що заповнюється за допомогою класифікатора, а також довжина полів (кількість знаків, необхідних запису змінної інформації).