Реінжиніринг бізнесу в чому його користь
РЕІНЖИНІРИНГ: У ЧОМУ ЙОГО КОРИСТЬ?
Якщо уважно подивитися на будь-яку компанію - від вуличного кіоску до транснаціонального гіганта типу Мікрософта або Кока-Коли - то виявиться, що діяльність компанії складається з величезної кількості бізнес-процесів, що повторюються, кожен з яких є послідовністю дій і рішень , спрямованих на досягнення певної мети Прийом замовлення клієнта, доставка товару клієнту, нарахування зарплати співробітникам – це бізнес-процеси.
Цілком очевидно, що ефективність діяльності компанії (і, отже, прибутковість, конкурентоспроможність та вартість компанії) значною мірою визначається ефективністю реалізації бізнес-процесів у цій компанії. У середині 80-х років, коли можливості екстенсивного зростання компаній у розвинених країнах (і, насамперед, у США) були вже давно вичерпані, фахівці з управлінських технологій у пошуках можливостей щодо радикального підвищення ефективності, прибутковості та вартості бізнесу звернули свою увагу на проблему ефективності реалізації бізнес-процесів
І виявили, що навіть у таких передових з погляду управлінських технологій компаніях, як Форд, Дженерал Електрик, Хьюлетт-Паккард та інших існують можливості підвищення ефективності окремих підрозділів та компанії в цілому не на відсотки, а буквально в рази шляхом оптимізації (або як стало модно говорити)реінжинірингубізнес-процесів на різних рівнях компанія – від корпоративного до окремих підрозділів та робочих груп.
Виявилося, що навіть у "найкращих з кращих" компаній у розвинених країнах багато, а часом навіть такі стратегічно важливі бізнес-процеси як, наприклад, розробка нових продуктів, реалізовані настільки неефективно, щовитрати часу та ресурсів можуть бути скорочені в десятки (!) разів (наприклад, з кількох тижнів до кількох годин) абсолютно без шкоди якості виконання завдання, реалізованої даним бізнес-процесом. Дослідження, проведені в українських компаніях, дали аналогічні результати (як і слід було очікувати).
Це відкриття дало поштовх розвитку нової управлінської дисципліни, що отримала назву реінжинірингу бізнес-процесів, а також свою методологію (точніше методології), термінологію, інструментальні засоби, систему підготовки фахівців і т.д. Саме реінжиніринг став одним із найважливіших важелів успішної перебудови американських компаній, дозволивши їм успішно “перебудуватися” у 80-ті роки, повернути світове лідерство в ефективності та забезпечити небачене зростання американської економіки та фондового ринку (яке не припиняється вже майже десятиліття).
До речі, однією з причин успіху японських компаній у 70-ті роки стало саме повсюдне та фанатичне використання основних концепцій та інструментів реінжинірингу (щоправда, далеко не настільки розвинених, як наступні американські розробки). Адже японські "гуртки якості", системи "канбан", тотальний контроль за якістю - це не що інше, як перманентний реінжиніринг у дії.
Як на практиці здійснити реінжиніринг? Почати необхідно з вибору найбільш підходящої методології опису (абомоделювання) бізнес-процесів. Найбільш простими (але часом дуже ефективними, особливо на початковому етапі реінжинірингу) є: (1) блок-схема бізнес-процесу, що складається з прямокутників (що позначають дії), ромбиків (що позначають прийняті рішення) і стрілок, що з'єднують ці елементи між собою та друг з другом та (2) словесний опис бізнес-процесу, що відповідає на запитання що,хто, де, як, навіщо і чому, а також які витрати часу та коштів на прийняття рішень, очікування та здійснення дій у бізнес-процесі.
На жаль, крім безперечних переваг – простоти та очевидності – ця методологія є недостатньо наочною та зручною для визначення ефективності реалізації бізнес-процесу. Тому було розроблено ряд ефективніших методологій, найбільш поширеними з яких є:
Методологія структурного аналізу та проектування (SA/SD). Ця методологія заснована на класичній та успішній методології структурного проектування програмного забезпечення та інформаційних систем (ІВ). Так як у розробці прикладних програм та ІВ доводиться постійно мати справу з різними інформаційними процесами, то не дивно, що розроблені для цього методології виявилися цілком застосовними і для моделювання бізнес-процесів.
Методологія SADT є подальшим розвитком методології структурного аналізу та проектування.
Методологія IDEF. Це, мабуть, найбільш глибоко опрацьована і найбільша методологія, яка дозволяє описувати не тільки бізнес-процеси, а й функціональні блоки (наприклад, маркетинг або фінанси), різні об'єкти в компанії та дії над ними (наприклад, весь комплекс процесів обробки та виконання замовлення клієнта), а також стан та динаміку розвитку бізнес-одиниць компанії та компанії в цілому. Методологія IDEF складається з 14 компонент, найбільш важливими є IDEF0 (методологія моделювання функціональних блоків); IDEF1 (методологія моделювання інформаційних потоків у компанії); IDEF2 (методологія моделювання динаміки розвитку компанії); IDEF3 (методологія документування бізнес-процесів укомпанії); IDEF4 (методологія опису різних об'єктів у компанії та дій над ними); IDEF5 (методологія опису поточного стану компанії та тенденцій його зміни)
Після вибору найбільш підходящої методології (для цього більшості компаній буде потрібна допомога стороннього консультанта, що спеціалізується в цій галузі), необхідно сформувати робочу групу з реінжинірингу бізнес-процесів. Як правило, до цієї групи входять сторонні консультанти, функціональні фахівці компанії (що відповідають за виявлення та опис бізнес-процесів, наприклад, у маркетингу чи фінансах), а також корпоративні стажери – співробітники компанії, які здійснюватимуть перманентний реінжиніринг бізнес-процесів після успішного завершення роботи сторонніх консультантів Перманентний реінжиніринг необхідний, оскільки постійна зміна внутрішніх і зовнішніх факторів у компанії вимагає постійної адаптації бізнес-процесів до умов, що змінилися (а це і є перманентний реінжиніринг).
Після формування робочої групи необхідно підготувати план робіт з реінжинірингу бізнес-процесів для того, щоб почати з оптимізації бізнес-процесів, найбільш значущих для конкурентоспроможності, прибутковості, ефективності та вартості компанії (щоб максимізувати ефект від реінжинірингу бізнес-процесів). При цьому необхідно пам'ятати, що згідно з принципом Парето, 20% бізнес-процесів у компанії вносять 80% вкладу у конкурентоспроможність, прибутковість, ефективність та вартість компанії.
Після цього необхідно підготувати докладний опис найбільш значущих бізнес-процесів відповідно до методології. Зазвичай для цього використовуються спеціалізовані програмні засоби, які використовують обрану методологію (наприклад, BPWin, Design/IDEF, ERWin тощо).Цей опис називається описом поточного стану бізнес-процесів (as is).
Після того, як підготовлено докладний опис найбільш значущих бізнес-процесів, необхідно провести силами робочої групи детальний аналіз реалізації цих бізнес-процесів з точки зору оптимальності та ефективності. Зазвичай такий аналіз виявляє значні резерви підвищення ефективності бізнес-процесу.
В результаті проведеного аналізу формується чітке уявлення про те, як саме необхідно реалізувати цей бізнес-процес для досягнення максимальної ефективності. Ця оптимальна реалізація бізнес-процесу називається "нормативною" ("to be"). Природно, що опис оптимальної реалізації бізнес-процесу здійснюється за допомогою обраної методології та відповідного програмного забезпечення.
Після опису оптимальної реалізації бізнес-процесу складається докладний план переходу від поточного стану бізнес-процесу до його оптимального стану. Цей план включає докладний перелік необхідних дій; взаємозв'язки між цими діями; терміни реалізації цих дій, а також необхідний персонал та фінансові ресурси. Зрозуміло, крім складання власне плану необхідно розробити та реалізувати систему контролю за його своєчасним та ефективним виконанням (включаючи механізм необхідного коригування при суттєвій зміні ситуації всередині або поза компанією), а також систему мотивації персоналу на найефективніше виконання цього плану.
Після цього необхідно лише реалізувати розроблений план, а потім повторювати реінжиніринг у міру необхідності (тобто в міру суттєвої зміни внутрішніх чи зовнішніх умов).